Nhân viên xử lý đơn hàng là mắc xích quan trọng trong việc hoàn thành một quy trình vận hành fulfillment chuyên nghiệp. Việc quản lý đơn bằng hệ thống công nghệ song song với hoạt động thực tiễn của nhân viên fulfillment tại kho sẽ đảm bảo kinh doanh của nhà bán hoạt động thuận lợi và suôn sẻ. 

Công việc của nhân viên xử lý đơn hàng tại kho là gì?

Nhận hàng và sắp xếp hàng hoá vào kho

Sắp xếp kho hàng là quá trình quản lý kho bằng nghiệp vụ chuyên nghiệp, quan trọng trong hoạt động kinh doanh bán lẻ. Nhân viên xử lý đơn hàng sẽ tiếp nhận bảng kê hàng hoá từ phía khách hàng. Sau đó sẽ tiến hành nhận kiện, ký kiện, kiểm tra số lượng chính xác (theo yêu cầu người bán) để nhập hàng vào kho

Tiếp theo đó, nhân viên xử lý đơn hàng sẽ tiến hành sắp xếp hàng đúng vào các vị trí đã được thiết kế trong hệ thống WMS. Việc này sẽ giúp người bán lẫn các nhân viên kho sẽ dễ dàng kiểm soát hàng hoá, bảo vệ và lấy hàng nhanh chóng hơn khi có đơn phát sinh. 

Nhân viên xử lý đơn hàng sẽ tiến hành sắp xếp hàng hoá vào kho

Đóng gói hàng hoá

Xu hướng mua sắm online, vận chuyển hàng hóa trao tay tận nhà lên ngôi, công việc đóng gói hàng hóa dần trở nên phổ biến. Các siêu thị, doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, cửa hàng buôn bán… đều tuyển dụng vị trí nhân viên đóng hàng. 

Công việc chính của nhân viên đóng hàng là phụ trách đóng gói sản phẩm trước khi chúng được vận chuyển đến các cửa hàng hoặc đến tay người tiêu dùng. Họ sẽ là người phải kiểm tra sản phẩm, đóng gói và dán nhãn, từ đó phân bổ vận chuyển đến đúng địa chỉ cho khách hàng. 

Đóng gói cẩn thận, chắc chắn trước khi đến tay người tiêu dùng

Kiểm kê hàng hoá, quản lý chất lượng 

Kiểm kê hàng hoá và quản lý chất lượng công việc của nhân viên fulfillment đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các quy trình được thực hiện đúng cách và đạt được tiêu chuẩn chất lượng. Bằng cách kiểm tra hàng hoá đến và rời kho, đảm bảo tính chính xác và tránh những sai sót không mong muốn. 

Quản lý chất lượng công việc cũng đảm bảo rằng nhân viên xử lý đơn hàng thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả, tuân thủ các quy trình và quy định, từ đó đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Tiếp nhận hỗ trợ và xử lý khiếu nại

Nhân viên fulfillment còn là người tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại từ phía khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ do công ty khách hàng khi có tình huống phát sinh. Xử lý khiếu nại là một trong những công việc của bộ phận chăm sóc khách hàng. Đây là một công việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thuộc ngành dịch vụ.

Các yếu tố quan trọng cho một nhân viên xử lý đơn hàng

Kinh nghiệm hoạt động

Tuy không khắt khe vấn đề kinh nghiệm làm việc nhưng ứng viên có kiến thức về bán hàng, Marketing, chăm sóc khách hàng, ngoại ngữ,… sẽ là một lợi thế rất lớn. 

Đặc biệt với kinh nghiệm dày dặn, nhân viên xử lý đơn hàng sẽ dễ dàng xử lý các trường hợp về người bán – người mua tốt hơn, nhanh chóng hơn, tạo tiền đề cho sự hài lòng từ cả hai phía. 

Đọc thêm: Tầm quan trọng của nhân viên Fulfillment trong hoạt động kho

Tính cẩn thận, chính xác, trung thực

Tính cẩn thận, chính xác và trung thực của nhân viên fulfillment là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng quy trình vận hành diễn ra một cách suôn sẻ và đáng tin cậy. Sự cẩn thận giúp họ tránh được các lỗi trong quá trình xử lý hàng hoá và đảm bảo rằng sản phẩm được giao đúng và an toàn. 

Tính chính xác là quan trọng để đảm bảo thông tin về hàng hoá được ghi chép đúng và các quy trình được thực hiện một cách chính xác. 

Tính trung thực là yếu tố quan trọng để xây dựng niềm tin từ phía khách hàng và đối tác, đồng thời giúp duy trì uy tín của doanh nghiệp.

Nhân viên fulfillment đảm bảo sự an toàn cho sản phẩm

Kiến thức về sản phẩm, sàn thương mại điện tử

Điều này bao gồm việc nắm vững thông tin về các tính năng, ưu điểm, và các yếu tố liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ. Nhân viên xử lý đơn hàng cần phải có khả năng trả lời mọi câu hỏi từ khách hàng về sản phẩm, cung cấp thông tin chi tiết và đáng tin cậy. 

Đồng thời, họ cũng cần cập nhật về các chính sách hoàn trả, bảo hành và các ưu đãi khuyến mãi liên quan để hỗ trợ khách hàng một cách toàn diện nhất. Sự hiểu biết sâu rộng về sản phẩm và dịch vụ là cơ sở để xây dựng niềm tin và sự hài lòng của khách hàng.

Đọc thêm: Đăng ký nhận tư vấn fulfillment

Kỹ năng sử dụng công nghệ

Trong môi trường công nghệ hiện đại, việc sử dụng các hệ thống và phần mềm quản lý đơn hàng là không thể tránh khỏi. Nhân viên cần phải có kỹ năng sử dụng các công cụ này một cách hiệu quả

Tổng quát lại, nhân viên xử lý đơn hàng luôn cần cải thiện, tìm hiểu, học hỏi để có thể cùng phát triển với sự phát triển thần tốc thị trường thương mại điện tử hiện nay. Tìm hiểu về dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp tại N&H Logistics tại đây!