Đối với doanh nghiệp kinh doanh online, quản lý kho hàng và xử lý đơn hàng nhanh chóng là yếu tố cốt lõi. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nguồn lực để vận hành kho hàng riêng biệt. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp tìm kiếm dịch vụ kho thương mại điện tử để tối ưu hóa quy trình lưu kho, đóng gói và vận chuyển. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về dịch vụ cho thuê kho TMĐT để đưa ra quyết định phù hợp.

I. Dịch vụ kho thương mại điện tử là gì?

Dịch vụ kho thương mại điện tử (tên tiếng anh là E-commerce Warehousing) là giải pháp lưu trữ và quản lý hàng hóa dành cho các đơn vị bán hàng trực tuyến trên sàn TMĐT. Đây là một phần quan trọng của dịch vụ hoàn tất đơn hàng (Fulfillment), giúp nhà bán hàng giảm tải công việc vận hành kho bãi.

II. Lợi ích khi thuê dịch vụ kho thương mại điện tử

Như đã đề cập ở phần trên, kho TMĐT hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng online quản lý hàng hoá và tối ưu quy trình xử lý đơn hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có nhiều lợi ích quan trọng như:

1. Tiết kiệm chi phí vận hành

– Giảm phí thuê mặt bằng: Thay vì phải đầu tư vào kho bãi riêng với chi phí ban đầu cao, doanh nghiệp có thể thuê kho TMĐT theo nhu cầu thực tế để tiết kiệm ngân sách.

– Tiết kiệm tiền thuê nhân sự: Nếu vận hành kho bãi riêng, bạn sẽ phải chi trả chi phí cho nhân sự quản lý kho, thủ kho, kế toán kho, IT,… Việc thuê kho TMĐT bên ngoài giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân công và không cần lo về biến động nhân sự hay những lỗi phát sinh trong quá trình quản lý con người.

– Chỉ trả tiền theo mức sử dụng: Dịch vụ kho TMĐT thường được tính chi phí linh hoạt theo khối lượng, theo kích thước hoặc theo món giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí lưu kho và xử lý đơn hàng.

2. Quản lý hàng hóa chính xác

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường gặp vấn đề sai lệch giữa số liệu trên hệ thống và số liệu thực tế. Điều này gây gián đoạn đến việc quản lý hàng hoá, dòng tiền và hiệu suất kinh doanh. Về lâu dài, doanh nghiệp có thể chịu tổn thất về tài chính, báo cáo dẫn đến quyết định kinh doanh sai lầm.

Các đơn vị cho thuê kho bán hàng online chuyên nghiệp thường tích hợp hệ thống quản lý kho (WMS) không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác hàng hóa, lịch sử nhập – xuất, tồn kho và tình trạng hàng hóa trong kho, mà còn tối ưu hóa không gian lưu trữ, đảm bảo mỗi mặt hàng được sắp xếp khoa học, dễ dàng truy xuất và tìm kiếm.

Đặc biệt, hệ thống WMS (Warehouse Management System) còn tự động phân bổ ưu tiên xuất hàng theo các tiêu chí FIFO (Nhập trước xuất trước), LIFO (Nhập sau xuất trước), FEFO (Hết hạn trước xuất trước),… giúp tối ưu dòng chảy hàng tồn kho.

3. Tốc độ xử lý đơn hàng nhanh chóng

Dịch vụ kho thương mại điện tử hỗ trợ đóng gói theo quy chuẩn của sàn TMĐT Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop… Hệ thống kho bãi phân bổ tại nhiều khu vực ở các thành phố lớn giúp rút ngắn khoảng cách giao hàng, giảm thời gian vận chuyển.

4. Giúp doanh nghiệp tập trung vào phát triển kinh doanh

Doanh nghiệp không cần lo lắng về việc bảo quản, kiểm kê hàng hóa hoặc quản lý đơn hàng. Thay vào đó, có thể tập trung vào bán hàng, marketing và các chiến dịch mở rộng thị trường. Khi lượng đơn hàng tăng cao đột biến vào dịp Mega Sale hay Sale ngày đôi, doanh nghiệp chỉ tập trung bán hàng. Dịch vụ kho TMĐT đảm bảo vận hành ổn định, xử lý sản lượng đơn lớn trong thời gian ngắn, độ chính xác cao, đáp ứng tiêu chuẩn của các sàn.

III. Có nên sử dụng dịch vụ kho thương mại điện tử không?

Việc thuê dịch vụ kho hàng chuyên cho TMĐT là giải pháp tối ưu đối với các đơn vị kinh doanh online. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp. Nếu bạn thuộc một trong các trường hợp dưới đây thì việc thuê kho TMĐT là quyết định đầu tư cần ưu tiên:

1. Doanh nghiệp bán hàng đa kênh

Nếu bạn đang kinh doanh trên các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop,… thì kho TMĐT giúp đảm bảo hàng hóa sẵn sàng, quy trình xử lý nhanh chóng, đáp ứng tiêu chuẩn giao hàng của sàn.

Bán hàng đa kênh (Omnichannel): Doanh nghiệp dễ dàng đồng bộ tồn kho giữa các kênh như fanpage, website, sàn TMĐT,… Hệ thống sẽ tự động cập nhật đơn hàng phát sinh, phân bổ tồn kho linh hoạt và theo dõi đơn hàng giúp hạn chế tình trạng thiếu hụt hàng hóa hoặc giao trễ đơn.

2. Doanh nghiệp có sản lượng đơn hàng lớn

Doanh nghiệp có sản lượng đơn biến động theo nhu cầu khách hàng trong năm như các mùa mua sắm, dịp Sale lớn: Thời trang, mỹ phẩm, văn phòng phẩm, đồ gia dụng, thực phẩm chức năng,… Kho TMĐT sẽ hỗ trợ từ giai đoạn lưu kho, đóng gói cho đến khi đơn hàng được giao tận tay khách hàng.

3. Doanh nghiệp mới thành lập với nguồn lực hạn chế

Với một doanh nghiệp mới thành lập, nguồn tài chính và nhân lực còn hạn chế thì việc tự vận hành kho đòi hỏi chi phí ban đầu rất cao. Trong khi đó, thuê kho TMĐT thì doanh nghiệp chỉ trả tiền theo nhu cầu sử dụng, tối ưu dòng tiền và tập trung vào phát triển kinh doanh.

4. Doanh nghiệp cần mở rộng thị trường

Khi mở rộng kinh doanh, doanh nghiệp cần kho bãi có diện tích chứa lớn hơn. Thuê kho TMĐT giúp giải quyết vấn đề này mà không cần đầu tư mở rộng kho. Ngoài ra, dịch vụ kho thương mại điện tử có nhiều trung tâm phân phối tại các thành phố lớn (TPHCM và Hà Nội) giúp rút ngắn thời gian giao hàng, mở rộng phạm vi phục vụ.

IV. Tiêu chuẩn lựa chọn kho thương mại điện tử?

Với những lợi ích mà kho TMĐT mang lại, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ kho thương mại điện tử. Dưới đây là những tiêu chí để bạn lựa chọn đơn vị cho thuê kho TMĐT chuyên nghiệp:

1. Quy mô hạ tầng

Kho cần nằm ở khu vực trung tâm hoặc gần các tuyến giao thông chính để tối ưu thời gian giao hàng. Với doanh nghiệp nhắm tới đối tượng khách hàng toàn quốc, nên chọn hệ thống kho có nhiều trung tâm phân phối tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng…

Kho cần có sức chứa đủ lớn, phù hợp với quy mô hàng hóa của doanh nghiệp, đồng thời có khả năng mở rộng khi nhu cầu tăng lên. Hệ thống kệ hàng, lối đi, khu đóng gói, khu hàng hoàn cần bố trí hợp lý để tối ưu quy trình vận hành.

2. Công nghệ

Công nghệ quản lý kho (WMS – Warehouse Management System) và quản lý đơn hàng (OMS – Order Management System) là những tiêu chí quan trọng để đánh giá tính chuyên nghiệp của đơn vị cho thuê kho TMĐT.

Công nghệ WMS: Giúp theo dõi tồn kho, quản lý hàng hóa thông minh và tối ưu không gian lưu trữ cho kho. Từ đó giảm thời gian tìm kiếm và hạn chế rủi ro thất thoát hàng hoá.

Công nghệ OMS: Giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng đa kênh từ chuỗi cửa hàng, fanpage, website, sàn TMĐT,… Công nghệ OMS còn có tính năng tự động cập nhật tồn kho theo thời gian thực trên các kênh bán, cập nhật đơn hàng phát sinh, theo dõi đơn hàng, quản lý dòng tiền từ đơn hàng thu hộ và giảm tỷ lệ đơn hoàn.

3. Con người

Đội ngũ nhân viên kho cần có kỹ năng vận hành chuyên nghiệp, từ khâu nhập hàng, lưu kho, kiểm kê, đóng gói đến giao nhận. Đội ngũ chăm sóc khách hàng sẵn sàng hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh như hoàn hàng, hư hỏng, thất lạc…

4. Trang thiết bị, máy móc

Đơn vị cho thuê kho thương mại điện tử cần đáp ứng các trang thiết bị, máy móc hiện đại như:

– Xe nâng, quầy kệ lưu trữ, máy đọc mã vạch, hệ thống camera giám sát từ khâu nhập hàng, lưu trữ, đóng gói, đến giao nhận,…

– Hệ thống kho mát, nhiệt độ từ 25 – 28 độ C giúp đảm bảo chất lượng cho các mặt hàng cần bảo quản ở nhiệt độ mát như mỹ phẩm, sữa,…

5. An toàn phòng cháy, chữa cháy

Kho thương mại điện tử là nơi lưu trữ số lượng lớn hàng hóa, vì vậy phải tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn PCCC để đảm bảo an toàn tài sản và con người bao gồm:

– Hệ thống báo cháy và chữa cháy tự động theo TCVN 5738:2021

– Bình chữa cháy xách tay

– Bố trí ít nhất 2 lối thoát hiểm và biển báo hướng dẫn

– Khoảng cách lối đi thông thoáng

– Hệ thống điện âm tường và vật liệu xây dựng chống cháy nổ

– Nhân viên vận hành kho phải được đào tạo kỹ năng PCCC

Nhìn chung, doanh nghiệp cần xem xét kỹ các tiêu chí về hạ tầng, công nghệ, an toàn cũng như đánh giá nhu cầu trước khi quyết định hợp tác với một đơn vị cung cấp dịch vụ kho TMĐT. N&H Fulfillment là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ kho thương mại điện tử chuyên nghiệp với chi phí tiết kiệm, được đối tác đánh giá cao về tính chính xác, nhanh chóng và hỗ trợ nhiệt tình.

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ giúp tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.