Nhiều seller từng rơi vào tình huống đơn hàng tăng vọt trong ngày Sale nhưng không đủ nhân lực đóng gói, hàng gói sơ sài, móp méo, giao chậm hoặc nhầm đơn. Hệ quả là đơn hàng có tỷ lệ hư hỏng cao, khách hàng không hài lòng, đánh giá tiêu cực, bị sàn thương mại điện tử phạt điểm vận hành. Do đó, dịch vụ đóng gói và vận chuyển ngày càng được nhiều seller quan tâm. Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ hơn về dịch vụ đóng gói và vận chuyển, từ khái niệm, lợi ích đến quy trình vận hành. 

1. Dịch vụ đóng gói và vận chuyển là gì?

Dịch vụ đóng gói và vận chuyển là dịch vụ thay seller đóng gói hàng hóa một cách an toàn, chuyên nghiệp, sau đó vận chuyển đúng hẹn, đúng người, đúng địa chỉ, đúng sản phẩm. Nhờ quy trình cải tiến liên tục cùng đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, hạ tầng công nghệ tiên tiến, dịch vụ đóng gói và vận chuyển đảm bảo xử lý lượng đơn hàng lớn nhanh chóng, chính xác – điều mà khi seller tự vận hành rất khó đảm bảo, đặc biệt trong mùa cao điểm. 

Hiện nay, dịch vụ đóng gói và vận chuyển được tích hợp cùng các khâu như lưu kho và xử lý sau bán để hỗ trợ toàn bộ quy trình hậu cần cho seller liền mạch, thay vì tách biệt từng bước. Thực tế, để đóng gói đơn, hàng hóa cần lưu trữ sẵn trong kho; sau khi đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển, đơn hàng sẽ phát sinh các tình huống như hoàn trả, thu hộ COD, đối soát dòng tiền và cập nhật báo cáo. Toàn bộ quy trình này được gọi là dịch vụ Fulfillment. 

2. Lợi ích của seller khi sử dụng dịch vụ đóng gói và vận chuyển

Dịch vụ đóng gói và vận chuyển mang lại nhiều lợi ích cho seller như: 

2.1. Tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức 

Sử dụng dịch vụ đóng gói và vận chuyển giúp seller giảm chi phí cố định và khối lượng công việc vận hành. Thay vì phải tự đầu tư kho bãi, thiết bị đóng gói, vật tư và thuê nhân sự, seller chỉ cần trả phí theo số lượng đơn thực tế. Nhờ vận hành theo quy mô lớn, các đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment nhập nguyên vật liệu với giá tốt hơn, đảm bảo luôn sẵn sàng trong những giai đoạn cao điểm mà không lo thiếu hụt. 

Bên cạnh đó, dịch vụ Fulfillment liên kết API trực tiếp với nhiều đơn vị vận chuyển lớn. Nhờ vậy, thời gian lấy đơn nhanh hơn và chi phí giao hàng được ưu đãi hơn. Seller không cần trực tiếp vận hành mà chỉ cần tập trung phát triển hoạt động kinh doanh cốt lõi. 

2.2. Đảm bảo chất lượng đóng gói đồng nhất, chuyên nghiệp 

Khi tự đóng gói tại nhà hoặc thuê nhân sự làm thủ công, mỗi đơn hàng có thể được gói theo một kiểu khác nhau, thiếu sự nhất quán và dễ xảy ra sai sót. Trong khi đó, đơn vị Fulfillment thường xây dựng quy trình chuẩn, sử dụng vật tư đồng bộ, công nghệ hỗ trợ, đào tạo nhân sự bài bản đảm bảo mọi đơn hàng đều đạt chất lượng, đồng nhất về hình thức. 

Ngoài việc tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật để bảo vệ hàng hóa, dịch vụ Fulfillment còn hỗ trợ đóng gói theo nhận diện thương hiệu (hộp in logo, tem niêm phong, thiệp cảm ơn, quà tặng kèm…) nhằm nâng cao trải nghiệm “đập hộp” cho khách hàng, tăng khả năng đánh giá tích cực, từ đó cải thiện điểm đánh giá shop. Ví dụ như Shopee áp dụng “Tỷ lệ đánh giá chất lượng sản phẩm tiêu cực (PQR)” để phạt điểm Sao quả tạ, nếu PQR > 20%, sản phẩm sẽ bị xoá khỏi gian hàng. 

2.3. Tăng độ chính xác, giảm rủi ro sai sót 

Khi số lượng đơn hàng biến động liên tục, việc tự xử lý dễ dẫn đến sai sót như giao nhầm sản phẩm, thiếu hàng, sai địa chỉ. Những lỗi tưởng chừng nhỏ nhưng ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, khiến đơn hàng bị trả về, phát sinh chi phí hoàn hàng. 

Dịch vụ đóng gói vận chuyển giảm thiểu những rủi ro này thông qua việc kiểm soát chặt chẽ ở từng công đoạn. Hàng hóa được kiểm tra kỹ lưỡng khi nhập kho, lấy hàng theo mã vạch và được “double check” (kiểm tra lại) để đảm bảo đúng, đủ số lượng. Ở khâu đóng gói, hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS cung cấp sẵn thông tin đơn hàng, hạn chế sai sót do thao tác thủ công. Cuối cùng, đơn được phân loại theo đối tác vận chuyển, đảm bảo giao đúng người, đúng địa chỉ, đúng thời gian cam kết. 

2.4. Giao hàng nhanh, đạt SLA sàn 

Trên sàn thương mại điện tử, tốc độ giao hàng là chỉ số bắt buộc nếu seller muốn duy trì điểm vận hành, tỷ lệ hiển thị và khả năng cạnh tranh. Nếu giao chậm hoặc vi phạm SLA (Cam kết về chất lượng dịch vụ), seller có thể bị hạn chế hiển thị, phạt điểm hoặc thậm chí bị khoá tài khoản. Với các đơn ngoài sàn (từ website, mạng xã hội…), khách hàng cũng ngày càng kỳ vọng vào thời gian giao hàng nhanh chóng. Theo Statista, hầu hết khách hàng mong đợi nhận được đơn hàng trực tuyến trong vòng 2 ngày. 

Đơn vị giao nhận vận chuyển đảm bảo bàn giao đơn vị vận chuyển nhanh chóng, đúng SLA sàn TMĐT yêu cầu, kể cả đơn hoả tốc, giao 2 giờ, 4 giờ. Với đơn ngoài sàn, seller có thể lựa chọn phương án giao hàng tối ưu theo chi phí, thời gian hoặc theo yêu cầu riêng. 

2.5. Dễ dàng mở rộng quy mô 

Dịch vụ đóng gói và vận chuyển có tính linh hoạt cao, seller dễ dàng mở rộng quy mô mà không cần thay đổi cấu trúc nội bộ. Dù có vài chục hay vài nghìn đơn mỗi ngày, hệ thống Fulfillment đều có thể xử lý mượt mà. Đồng thời, việc có sẵn hạ tầng, công nghệ và đội ngũ chuyên môn giúp đảm bảo hiệu quả vận hành ổn định, seller mở rộng thị trường dễ dàng hơn. 

3. Quy trình vận hành dịch vụ đóng gói và vận chuyển tại N&H Fulfillment

Một trong những lý do khiến nhiều seller lựa chọn dịch vụ đóng gói và vận chuyển chuyên nghiệp là quy trình làm việc rõ ràng, đồng bộ và có thể kiểm soát dễ dàng. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình vận hành dịch vụ đóng gói và vận chuyển tại N&H Fulfillment: 

Bước 1: Hàng hoá nhập kho, hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS kết nối tất cả kênh bán của seller để quản lý tập trung. 

Bước 2: Hàng hoá được phân loại, lưu kho khoa học để sẵn sàng lấy hàng khi có đơn phát sinh. 

Bước 3: OMS tự động xác nhận đơn, chuyển thông tin cho nhân viên thực hiện đóng gói theo thông tin thiết lập sẵn, đảm bảo đóng gói nhanh, đúng, đủ. 

Bước 4: Đơn hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển đúng quy định của sàn TMĐT. 

Bước 5: N&H Fulfillment hỗ trợ seller theo dõi hành trình đơn hàng, thu hộ COD, đối soát và báo cáo, xử lý đơn hoàn, đổi trả. 

Với quy trình vận hành rõ ràng, minh bạch, seller có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát chất lượng từng khâu và hoàn toàn yên tâm khi giao phó toàn bộ hoạt động hậu cần. N&H Fulfillment cam kết quản lý tồn kho chính xác, xử lý đơn hàng nhanh chóng, đảm bảo tỷ lệ hoàn thành đúng SLA lên đến 99,9%, đồng thời tối ưu chi phí vận hành cho seller. 

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment: 

– FC An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, Q12, TPHCM. 

– FC Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Thạch Bàn, Long Biên, HN. 

Hy vọng bài viết này giúp seller hiểu rõ về lợi ích, quy trình vận hành của dịch vụ đóng gói và vận chuyển để áp dụng vào hoạt động kinh doanh của mình hiệu quả hơn. 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.