Sự phát triển bùng nổ của thương mại điện tử khiến số lượng đơn hàng tăng mạnh, kéo theo nhu cầu lưu kho và hoàn tất đơn hàng ngày càng lớn. Để bắt kịp xu hướng này, dịch vụ Fulfillment đã xuất hiện như một giải pháp tất yếu, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu vận hành, chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu dịch vụ Fulfillment là gì và 5 tiêu chí lựa chọn đơn vị uy tín.

1. Dịch vụ Fulfillment là gì?

Những năm trước đây, tại Việt Nam, định nghĩa của Fulfillment còn khá mới mẻ nhưng đến nay, nhiều doanh nghiệp đã dần quen thuộc và ứng dụng vào kinh doanh thương mại điện tử. Dịch vụ Fulfillment là quá trình bắt đầu từ khi hàng hóa được nhập kho cho đến khi người mua nhận được sản phẩm, xử lý sau bán. Toàn bộ các khâu như nhập kho, lưu kho, xử lý đơn hàng, vận chuyển, báo cáo và đối soát đều được thực hiện bởi đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp của đơn vị Fulfillment. 

Nói cách khác, đây là giải pháp giúp người bán (seller) không cần tự quản lý tồn kho, không phải xử lý đơn hay vận chuyển mà vẫn đảm bảo đơn hàng được giao đúng hẹn với chi phí tiết kiệm. Seller có thể tập trung vào bán hàng và gia tăng lợi nhuận, trong khi người mua hài lòng vì nhận hàng đúng hẹn, đúng chất lượng, đóng gói đẹp mắt.

2. 5 tiêu chí lựa chọn dịch vụ Fulfillment seller nhất định phải biết

Không chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu dịch vụ Fulfillment là gì, nhiều seller còn băn khoăn làm sao để lựa chọn được một đơn vị Fulfillment uy tín và phù hợp. Để đưa ra quyết định đúng đắn, seller cần dựa vào 5 tiêu chí quan trọng dưới đây nhằm đánh giá năng lực và mức độ tin cậy của đơn vị Fulfillment. 

2.1. Cơ sở hạ tầng, quy mô kho 

Đơn vị Fulfillment uy tín cần sở hữu hệ thống kho bãi rộng rãi, hiện đại, được bố trí khoa học để đáp ứng nhu cầu lưu trữ hàng hóa với số lượng lớn và đa dạng ngành hàng. Seller nên ưu tiên lựa chọn những đơn vị có đường vào kho rộng rãi cho xe lớn ra vào, vị trí kho gần trung tâm thành phố để thuận tiện giao nhận, tối ưu chi phí và rút ngắn thời gian giao hàng đến khách. 

Ngoài ra, cơ sở vật chất phải đảm bảo các tiêu chuẩn bảo quản hàng hóa như: Kho mát (25–28°C) cho mỹ phẩm, thực phẩm chức năng; khu vực lưu kho riêng biệt theo loại hàng (dễ vỡ, hàng giá trị cao,…); kho cao tải cho mặt hàng có kích thước lớn, trọng lượng nặng kèm theo hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, camera giám sát 24/7 nhằm trích xuất hình ảnh/video khi có vấn đề phát sinh. 

Kho có quy mô lớn, cơ sở vật chất hiện đại, chuyên nghiệp thể hiện được khả năng đáp ứng linh hoạt nhu cầu mở rộng thị trường, tăng trưởng đơn hàng của seller, đặc biệt trong các mùa cao điểm. 

2.2. Hệ thống công nghệ 

Đơn vị Fulfillment uy tín không thể thiếu nền tảng công nghệ hiện đại để đảm bảo quy trình xử lý đơn hàng tự động, nhanh chóng và chính xác. Seller nên ưu tiên các đơn vị có triển khai hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS và hệ thống quản lý kho WMS – hai công nghệ cốt lõi giúp tự động hóa vận hành. 

Hệ thống OMS kết nối trực tiếp với các kênh bán (sàn TMĐT, website, fanpage,…) tự động đồng bộ đơn hàng và tồn kho theo thời gian thực trên cùng một nền tảng duy nhất. Trong khi đó, WMS quản lý hàng hóa trong kho một cách khoa học, hỗ trợ kiểm kê, cảnh báo tồn kho thấp, tồn kho quá lâu và xuất nhập hàng theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước xuất trước)/LIFO (Nhập sau xuất trước)/FEFO (Hết hạn trước xuất trước). 

Ngoài ra, seller cũng cần quan tâm đến giao diện quản trị dễ dùng, tích hợp nhiều tính năng như báo cáo minh bạch, đối soát dòng tiền thu hộ COD,… 

2.3. Năng lực vận hành 

Năng lực vận hành là yếu tố then chốt thể hiện khả năng xử lý khối lượng đơn hàng lớn ổn định, chính xác và đúng tiến độ. Một đơn vị Fulfillment uy tín cần sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản và quy trình làm việc được chuẩn hóa từ khâu nhập kho, kiểm đếm, lưu trữ đến lấy hàng, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển. 

Seller nên đánh giá các tiêu chí như:  

• Tỷ lệ đơn giao đúng thời gian cam kết, đạt SLA sàn (>90%) 

• Tỷ lệ sai sót thấp (~0.1-0.5%) 

• Khả năng xử lý các tình huống phát sinh như đơn hoàn, đổi trả, hàng lỗi,… 

• Thời gian xử lý đơn trong ngày lễ, mùa cao điểm, số lượng đơn tăng trưởng đột biến 

Đặc biệt, một đơn vị Fulfillment uy tín cần có đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, sẵn sàng hỗ trợ seller nhanh chóng khi có vấn đề phát sinh trong quá trình hợp tác. Seller có thể đánh giá yếu tố này thông qua các buổi tư vấn trực tiếp hoặc trong quá trình tham quan thực tế tại trung tâm hoàn tất đơn hàng. 

2.4. Giá cả và chính sách minh bạch 

Chi phí luôn là yếu tố quan trọng trong quá trình ra quyết định của các seller. Đơn vị Fulfillment uy tín cần cung cấp bảng giá rõ ràng, chính sách minh bạch và không phát sinh chi phí ẩn trong quá trình sử dụng dịch vụ. 

Seller nên ưu tiên những đối tác có: 

• Báo giá chi tiết theo từng hạng mục 

• Chính sách thanh toán rõ ràng: Thời gian, hình thức, hóa đơn đầy đủ,… 

• Báo cáo chi phí định kỳ để dễ kiểm soát dòng tiền 

• Chính sách giá chiết khấu cho seller có sản lượng lớn, ký hợp đồng dài hạn 

• Chính sách xử lý hàng hoàn huỷ, đổi trả và cam kết về chỉ số SLA (chỉ số về chất lượng dịch vụ). 

Đơn vị Fulfillment uy tín không chỉ giúp seller vận hành hiệu quả mà còn tối ưu chi phí nhờ quy trình được cải tiến, ứng dụng công nghệ tự động hóa. 

2.5. Đảm bảo an toàn PCCC 

Kho Fulfillment là khu vực lưu trữ rất nhiều hàng hoá, seller cần đặc biệt quan tâm đến hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) để đảm bảo tài sản không bị rủi ro thiệt hại ngoài ý muốn. 

Một đơn vị Fulfillment uy tín cần đáp ứng: 

• Trang bị hệ thống PCCC hiện đại, đạt chuẩn theo quy định của pháp luật (bình chữa cháy, vòi phun tự động, hệ thống báo khói, báo cháy,…). 

• Đào tạo đội ngũ nhân sự xử lý tình huống khẩn cấp định kỳ. 

• Có phương án sơ tán, lối thoát hiểm và xử lý sự cố rõ ràng. 

• Bảo hiểm kho hàng và hàng hóa trong trường hợp xảy ra sự cố bất khả kháng. 

Sự chỉn chu trong việc đầu tư hạ tầng an toàn và phòng ngừa rủi ro thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm lâu dài của đơn vị Fulfillment. Đây cũng là yếu tố quan trọng giúp seller yên tâm khi bàn giao hàng hóa và hoạt động hậu cần. 

Trên đây là những thông tin quan trọng giúp seller hiểu rõ dịch vụ Fulfillment là gì và các tiêu chí lựa chọn đơn vị Fulfillment uy tín. Việc lựa chọn đúng đối tác không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành mà còn tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Seller nên chủ động tìm hiểu kỹ, ưu tiên tham quan kho thực tế và tham khảo đánh giá từ khách hàng đã sử dụng dịch vụ để có góc nhìn toàn diện, đưa ra quyết định sáng suốt. 

Nếu seller muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ Fulfillment để nâng cao hiệu quả kinh doanh, hãy liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết.