Dịch vụ Fulfillment trở thành xu hướng trong kinh doanh thương mại điện tử (TMĐT) giúp seller tiết kiệm thời gian, chi phí, cải thiện điểm đánh giá gian hàng và nâng cao hiệu quả vận hành. Bài viết này cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ Fulfillment, ưu nhược điểm, quy trình thực hiện và các hình thức phổ biến để seller lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

1. Dịch vụ Fulfillment là gì?

Dịch vụ Fulfillment là giải pháp hoàn tất đơn hàng trọn gói dành cho nhà bán hàng trên nền tảng thương mại điện tử từ nhập kho, lưu kho, xử lý đơn hàng, giao nhận đến xử lý sau giao hàng. Thay vì tự vận hành kho hàng vừa tốn thời gian, chi phí, công sức, việc hợp tác với các đối tác Fulfillment giúp seller tối ưu quy trình vận hành và tập trung phát triển kinh doanh. 

Nhìn chung, dịch vụ Fulfillment mang đến 2 lợi ích chính cho seller: Quản lý tồn kho thông minh và hoàn tất đơn hàng nhanh chóng, chính xác với chi phí tiết kiệm.

2. Ưu điểm và nhược điểm của dịch vụ Fulfillment

Dịch vụ Fulfillment mang lại nhiều lợi ích cho seller khi kinh doanh trực tuyến đồng thời vẫn còn tồn tại một vài hạn chế nhất định. Tìm hiểu ưu điểm, nhược điểm của dịch vụ hoàn tất đơn hàng (Fulfillment) giúp seller có góc nhìn khách quan và đưa ra lựa chọn phù hợp. 

2.1. Ưu điểm của dịch vụ hoàn tất đơn hàng 

Ưu điểm của dịch vụ hoàn tất đơn hàng: 

– Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí: Một trong những lợi ích quan trọng nhất của dịch vụ Fulfillment là tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí. Thay vì phải tự quản lý kho bãi, đóng gói, vận chuyển hay xử lý các vấn đề hậu cần, seller có thể tập trung toàn lực vào phát triển kinh doanh. Nhờ quy trình chuyên nghiệp và công nghệ hiện đại, chi phí lưu kho, đóng gói và nhân sự được tối ưu đồng thời hạn chế tối đa các khoản chi phí phát sinh ngoài kế hoạch. 

– Tăng năng suất vận hành: Dịch vụ Fulfillment sử dụng hệ thống quản lý tồn kho WMS và quản lý bán hàng đa kênh OMS giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, tăng công suất xử lý lên đến hàng chục ngàn đơn mỗi ngày. Ứng dụng công nghệ không chỉ tăng năng suất mà còn giảm thiểu sai sót, giúp seller xử lý lượng đơn hàng lớn chính xác. 

– Cải thiện điểm đánh giá và trải nghiệm khách hàng: Với dịch vụ Fulfillment, đơn hàng được đóng gói đẹp mắt và giao hàng nhanh chóng, đảm bảo tiêu chuẩn SLA của sàn. Khách nhận được hàng cảm thấy hài lòng và từ đó có xu hướng đánh giá tích cực, giúp tăng điểm đánh giá gian hàng. Shop có điểm đánh giá tốt được sàn ưu tiên hiển thị, tham gia nhiều chiến dịch ưu đãi đặc biệt. 

– Mở rộng quy mô linh hoạt: Một trong những ưu điểm mà tự vận hành kho không đáp ứng được đó là giúp seller mở rộng quy mô linh hoạt. Với hệ thống kho bãi rộng lớn, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, đơn vị Fulfillment hỗ trợ seller mở rộng quy mô kinh doanh mà không cần phải đầu tư thêm kho bãi hay nhân sự mới. 

2.2. Nhược điểm của dịch vụ Fulfillment 

Nhìn chung, dịch vụ Fulfillment là giải pháp hậu cần cho seller giúp lưu kho và hoàn tất đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm, chính xác. Tuy nhiên, seller cần đánh giá một số nhược điểm dưới đây để có thêm góc nhìn khách quan và cân nhắc sử dụng dịch vụ: 

– Phụ thuộc vào bên thứ ba: Fulfillment là hình thức thuê đơn vị thứ ba để hỗ trợ bài toán hậu cần cho seller hiệu quả. Hàng hoá được chuyển đến kho, đơn vị Fulfillment quản lý toàn bộ các khâu nhập kho, lưu kho, hoàn tất đơn hàng, vận chuyển,… Do đó, seller phải phụ thuộc vào đơn vị Fulfillment và khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng. 

– Khó khăn khi muốn cá nhân hoá 100% đơn hàng: Một số sản phẩm cao cấp như nước hoa, trang sức, thời trang,… thường có nhu cầu cá nhân hoá (thêu tên, viết tay lời chúc, đóng gói đặc biệt theo phong cách,…). Seller cần trao đổi chi tiết với đơn vị Fulfillment hoặc phải tự thực hiện các yêu cầu đặc biệt này.

3. Quy trình vận hành dịch vụ Fulfillment ra sao?

Quy trình vận hành dịch vụ Fulfillment trải qua 5 bước cơ bản: 

Bước 1: Nhập hàng 

Đầu tiên, hàng hoá được nhập vào kho Fulfillment. Đơn vị Fulfillment sẽ tích hợp tất cả kênh bán hàng của seller như Shopee, Tiki, Lazada, TikTok Shop, website,… lên hệ thống quản lý bán hàng đa kênh (OMS) hỗ trợ đồng bộ dữ liệu đơn hàng, tồn kho và thông tin khách hàng giữa các nền tảng, giúp seller quản lý tập trung và chính xác. 

Bước 2: Lưu kho 

Sau khi hàng hóa được nhập kho, đơn vị Fulfillment sẽ tiến hành kiểm đếm, phân loại và lưu kho theo tiêu chuẩn (kho thường, kho mát, kho cao tải,…). Mỗi bước đều được kiểm tra kỹ lưỡng nhằm đảm bảo độ chính xác, giảm tỷ lệ sai sót dưới 0.1%. Ngay khi hoàn tất, hệ thống OMS sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, giúp seller theo dõi tình trạng hàng hóa minh bạch, nhận cảnh báo khi tồn kho thấp để chủ động nhập thêm hoặc tồn kho lâu để có chiến lược đẩy hàng kịp thời. 

Bước 3: Xử lý đơn hàng 

Khi có đơn hàng mới từ bất kỳ kênh bán hàng nào, hệ thống OMS sẽ tự động tiếp nhận và chuyển yêu cầu đến kho để nhân viên thực hiện các bước lấy hàng và đóng gói (pick-pack). Quá trình hoàn tất đơn hàng nhanh chóng, chính xác theo tiêu chuẩn, đảm bảo đóng gói đúng sản phẩm, đúng số lượng và giao đúng hẹn, giúp tối ưu trải nghiệm khách hàng. 

Bước 4: Giao hàng, vận chuyển 

Các đơn hàng hoàn tất sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển theo yêu cầu của seller  (đối với đơn ngoài sàn TMĐT) hoặc thông tin trên vận đơn. Đơn vị Fulfillment liên kết trực tiếp với đối tác vận chuyển uy tín như Shopee Express, VNPost, GHN, GHTK,… giúp rút ngắn thời gian giao hàng, có mức chi phí ưu đãi và tăng tỷ lệ giao thành công. 

Bước 5: Xử lý sau giao hàng 

Khi đơn hàng giao thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái và dòng tiền thu hộ (COD), đồng thời tổng hợp báo cáo chi tiết theo yêu cầu của seller. Trong trường hợp có phát sinh hoàn, đổi trả hoặc khiếu nại, đơn vị Fulfillment tiếp nhận, kiểm tra chất lượng hàng hoàn và tiến hành tái nhập kho, giúp seller kiểm soát tồn kho chặt chẽ và hạn chế thất thoát hàng hóa.

4. Tổng hợp 4 hình thức dịch vụ Fulfillment phổ biến hiện nay

Dịch vụ Fulfillment hiện nay có nhiều hình thức khác nhau, mỗi hình thức có đặc điểm và lợi ích riêng, tùy vào nhu cầu và quy mô của seller. Dưới đây là 4 hình thức phổ biến của dịch vụ Fulfillment: 

– In-house Fulfillment: Là hình thức seller tự vận hành kho hàng và xử lý đơn hàng của mình. Seller sẽ tự quản lý kho bãi, nhân lực và toàn bộ quy trình từ nhập hàng, lưu kho, đóng gói, cho đến vận chuyển. 

– Dropshipping: Là hình thức seller không cần lưu kho sản phẩm mà thay vào đó, khi có đơn hàng, họ sẽ chuyển trực tiếp thông tin đơn hàng cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ trực tiếp thực hiện việc đóng gói, giao hàng và xử lý sau bán cho khách hàng. 

– Third-party Fulfillment (3PL): Là hình thức nhà bán hàng thuê một bên thứ ba để xử lý toàn bộ quy trình Fulfillment bao gồm lưu kho, đóng gói, vận chuyển và xử lý sau bán hàng. Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt với seller có số lượng đơn hàng lớn, muốn tiết kiệm chi phí vận hành, thời gian và công sức quản lý để tập trung vào hoạt động kinh doanh. 

– Hybrid Fulfillment: Là hình thức kết hợp giữa việc tự vận hành một phần quy trình Fulfillment và thuê ngoài các phần còn lại. Ví dụ, seller có thể tự quản lý kho hàng nhưng thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng; với những seller kinh doanh đa dạng sản phẩm, họ có thể thuê ngoài Fulfillment cho một số mặt hàng có sản lượng bán cao, yêu cầu giao nhanh còn những mặt hàng đặc thù, yêu cầu kho bãi đặc biệt có thể tự xử lý. 

Dịch vụ Fulfillment mang lại nhiều lợi ích vượt trội trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho và hoàn tất đơn hàng, giúp nhà bán hàng tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí vận hành. Hy vọng qua bài viết này, seller sẽ có góc nhìn tổng quan và ra quyết định chính xác cho mô hình kinh doanh của mình. 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.