Đóng gói đơn hàng TMĐT đúng tiêu chuẩn giúp bảo vệ sản phẩm, tránh rủi ro hoàn hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiktok Shop hay Tiki đều có quy định đóng gói theo từng loại hàng hoá cho chủ shop. Bài viết này sẽ hướng dẫn đóng gói đơn hàng TMĐT theo đúng tiêu chuẩn sàn, đồng thời chỉ ra những lỗi phổ biến cần tránh để tối ưu quy trình xử lý đơn hàng.

I. Hướng dẫn đóng gói đơn hàng TMĐT theo tiêu chuẩn sàn

Các sàn thương mại điện tử đều có quy định chung về cách đóng gói nhằm đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng trong tình trạng tốt nhất. Nếu bạn đang tìm hiểu cách đóng gói hàng chuẩn Shopee, cách đóng gói hàng chuẩn Lazada hoặc bất kỳ sàn TMĐT nào, hãy tham khảo hướng dẫn đóng gói đơn hàng TMĐT dưới đây để đảm bảo đơn hàng đạt tiêu chuẩn và hạn chế rủi ro trong quá trình giao nhận.

1. Sản phẩm thông thường

Sản phẩm thông thường là các sản phẩm không dễ vỡ, không phải chất lỏng, không yêu cầu điều kiện vận chuyển đặc biệt như thực phẩm khô, quần áo, phụ kiện thời trang, đồ gia dụng nhỏ, sách,… Tuy nhiên, nếu không được đóng gói đúng cách, hàng hóa vẫn có thể bị trầy xước, ẩm ướt hoặc móp méo trong quá trình vận chuyển.

Hướng dẫn đóng gói:

– Tùy thuộc vào kích thước và chất liệu sản phẩm, chủ shop có thể sử dụng túi niêm phong nhựa (polybag), màng co quấn 2 lớp hoặc hộp carton để đóng gói.

– Nhãn vận đơn cần được dán phẳng bên ngoài kiện hàng, không bị che khuất bởi băng keo hoặc nếp gấp.

– Đối với túi niêm phong, cần dán mép túi bằng băng keo chắc chắn. Nếu dùng hộp carton, nên sử dụng băng keo dán kín miệng hộp.

2. Sản phẩm dễ vỡ

Sản phẩm dễ vỡ là sản phẩm được làm từ vật liệu dễ bị hư hỏng hoặc biến dạng trong quá trình vận chuyển như: Thuỷ tinh, sành, sứ, chai nhựa chứa chất lỏng, linh kiện điện tử, đồ thủ công mỹ nghệ, dụng cụ y tế,… 

Hướng dẫn đóng gói đơn hàng TMĐT:

– Cố định nắp sản phẩm bằng màng co để tránh rò rỉ.

– Sử dụng giấy bubble, giấy tổ ong hoặc xốp hơi bọc quanh sản phẩm ít nhất 2-3 lớp và đủ 6 mặt để tạo độ đàn hồi khi vận chuyển.

– Nếu đơn có từ 2 sản phẩm trở lên, chèn thêm mút xốp, giấy hoặc bong bóng khí để cố định sản phẩm trong hộp, tránh va đập giữa các món hàng.

– Dán tem cảnh báo “Hàng dễ vỡ” (hoặc các phương thức khác thể hiện rõ hàng dễ vỡ) giúp đơn vị vận chuyển lưu ý cẩn thận khi giao hàng.

3. Sản phẩm điện tử, điện gia dụng

Các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop, máy ảnh hay đồ điện gia dụng như nồi cơm điện, máy xay sinh tố đều là những mặt hàng có giá trị cao, cần được đóng gói cẩn thận để tránh hư hỏng hoặc bị tráo đổi trong quá trình giao nhận.

Hướng dẫn đóng gói:

– Nếu sản phẩm có bao bì gốc thì giữ nguyên và bỏ vào hộp carton hoặc quấn màng co/giấy bubble để bảo vệ. Đối với sản phẩm không có thùng của nhà sản xuất thì chủ shop cần sử dụng bong bóng khí/màng co quấn 2-3 lớp quanh sản phẩm, đảm bảo vừa với thùng carton bên ngoài.

– Nếu sản phẩm có kích thước nhỏ (điện thoại, iPad) hoặc hình dạng không vuông vắn nên chèn mút xốp hoặc túi khí bên trong đảm bảo lấp đầy thể tích hộp và thiết bị không bị xô lệch trong quá trình vận chuyển.

– Dán tem “Hàng dễ vỡ” trên thùng hàng, riêng hàng kích thước lớn (tủ lạnh, máy giặt,…) cần có tem thể hiện chiều trên, dưới, mặt trước, mặt sau của sản phẩm.

– Niêm phong sản phẩm bằng tem chống giả hoặc seal bảo vệ tránh tình trạng tráo đổi hoặc mở hộp khi chưa đến tay khách hàng.

4. Hàng thực phẩm tươi sống, trái cây

Thực phẩm tươi sống, trái cây là mặt hàng yêu cầu cao về điều kiện bảo quản và vận chuyển (thường chỉ áp dụng cho phương thức giao hoả tốc). Nếu không được đóng gói đúng cách, thực phẩm có thể bị hư hỏng, giảm chất lượng hoặc không đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

Hướng dẫn đóng gói:

– Thịt, cá tươi sống, đồ đông lạnh phải đóng gói bằng túi zip hoặc hút chân không tránh hơi ẩm và ánh nắng trực tiếp. Sau đó, sử dụng thùng xốp hoặc túi giữ nhiệt đóng gói bên ngoài (kèm đá nếu cần) để đảm bảo độ tươi và chất lượng thức ăn.

– Rau, củ, quả phải được bọc bằng màng co, chèn xốp, giấy tổ ong hoặc để trong khay giấy có vách ngăn để hạn chế va đập khi vận chuyển.

– Thực phẩm có hạn sử dụng ngắn: Ghi chú rõ hạn sử dụng trên bao bì (nếu bao bì không phải của nhà sản xuất), bảo quản đúng điều kiện nhiệt độ yêu cầu.

II. Các lỗi cần tránh khi đóng gói đơn hàng TMĐT

Dù được hướng dẫn đóng gói đơn hàng TMĐT một cách chi tiết nhưng nếu nhân sự phụ trách đóng gói không cẩn thận, sản phẩm có thể bị hư hỏng dẫn đến hoàn trả gây tốn kém chi phí và giảm điểm đánh giá gian hàng. Dưới đây là một số lỗi phổ biến cần tránh:

– Sử dụng vật liệu đóng gói không phù hợp: Dùng hộp carton quá mỏng, bị ẩm hoặc không đúng kích cỡ với sản phẩm.

– Không sử dụng lớp lót (xốp, giấy chèn) cho hàng dễ vỡ, gây va đập, nứt vỡ sản phẩm.

– Đóng gói sơ sài khiến hàng hóa bị ẩm, bẩn hoặc móp méo.

– Để nguyên hộp của nhà sản xuất mà không bọc thêm lớp bảo vệ bên ngoài.

– Không cố định nắp chai, vòi xịt của mỹ phẩm, nước hoa, gây rò rỉ trong quá trình vận chuyển.

– Không tuân thủ quy định đóng gói theo phân loại hàng hoá của sàn TMĐT.

– Đóng gói hàng hóa quá lớn hoặc quá nhỏ so với tiêu chuẩn sàn TMĐT, dẫn đến việc bị từ chối vận chuyển hoặc tính phí cao hơn.

– Dán nhãn vận chuyển sai vị trí hoặc thiếu thông tin

– Sử dụng túi đựng có tên các đơn vị vận chuyển (trừ trường hợp đơn vị vận chuyển đúng với thông tin được in trên phiếu giao hàng).

Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn không chỉ giúp chủ shop tối ưu chi phí mà còn giảm thiểu rủi ro hư hỏng, hạn chế tỷ lệ hoàn trả và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Việc tham khảo hướng dẫn đóng gói đơn hàng TMĐT sẽ giúp chủ shop nắm được các quy định cơ bản cũng như có biện pháp đóng gói phù hợp với từng nhóm sản phẩm.

Đối với nhà bán hàng có số lượng đơn hàng lớn (từ 300 đơn/ngày trở lên), việc đóng gói hàng hóa có thể bị quá tải và chậm trễ. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng là giải pháp tối ưu để đảm bảo quy trình đóng gói nhanh chóng và hiệu quả, giúp chủ shop tập trung vào hoạt động kinh doanh, mở rộng thị trường.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm một đơn vị vận hành Fulfillment chuyên nghiệp, nhanh, tiết kiệm, hãy liên hệ cho N&H Fulfillment để được tư vấn giải pháp phù hợp.