Trong giai đoạn đầu kinh doanh online, nhiều seller thường tự xử lý đơn tại nhà để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi đơn hàng tăng đột biến vào mùa cao điểm khiến seller rơi vào tình trạng quá tải, giao hàng chậm trễ, sai sót và mất khách. Thuê kho thương mại điện tử để quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng nhanh chóng trở thành giải pháp tối ưu để seller tập trung phát triển kinh doanh. Nhưng liệu đây có thực sự là phương án tiết kiệm? Người mới bắt đầu cần lưu ý gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Kho thương mại điện tử là gì?

Kho thương mại điện tử hay còn gọi là trung tâm hoàn tất đơn hàng của dịch vụ Fulfillment được thiết kế chuyên biệt để phục vụ hoạt động lưu trữ, quản lý và xử lý đơn hàng trong lĩnh vực thương mại điện tử. Khác với kho truyền thống chỉ đơn thuần là nơi lưu giữ hàng hóa, kho thương mại điện tử tích hợp nhiều chức năng vận hành tự động hoá như: Lưu kho, quản lý tồn kho, đóng gói, kết nối với các đơn vị vận chuyển, đối soát và báo cáo. Lợi ích nổi bật của kho thương mại điện tử là giúp seller quản lý tồn kho khoa học và hoàn tất đơn hàng nhanh chóng. 

Để hiểu rõ hơn về kho thương mại điện tử, chúng ta cùng so sánh một số tiêu chí quan trọng giữa kho truyền thống và kho thương mại điện tử: 

Tiêu chí	Kho truyền thống	Kho thương mại điện tử
Chức năng chính	Lưu trữ hàng hóa lâu dài, phục vụ sản xuất hoặc phân phối sỉ.	Lưu trữ hàng hoá, xử lý đơn hàng và giao hàng đến người tiêu dùng cuối.
Quản lý tồn kho	Hàng hóa khối lượng lớn, ít biến động thường xuyên, không cập nhật tồn kho theo thời gian thực, chỉ kiểm đếm khi khách yêu cầu. Thường quản lý thủ công bằng excel, google sheet.	Hàng hóa đa dạng SKU (mã định danh), biến động liên tục, cập nhật theo thời gian thực, được quản lý bằng phần mềm quản lý kho WMS.
Xử lý đơn hàng	Không hỗ trợ	Hỗ trợ xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác tất cả kênh bán (sàn TMĐT, website, fanpage,…)
Kết nối sàn TMĐT	Không hỗ trợ	Kết nối trực tiếp và đồng bộ qua phần mềm quản lý bán hàng đa kênh OMS.

Tóm lại, kho thương mại điện tử không chỉ cung cấp không gian lưu trữ mà còn giúp nhà bán hàng online chuyên nghiệp hóa toàn bộ quy trình vận hành, tăng khả năng cạnh tranh và mở rộng quy mô kinh doanh nhanh chóng.

2. Thuê kho thương mại điện tử có thật sự tiết kiệm?

Khi mới bắt đầu kinh doanh, nhiều seller lựa chọn phương án tự xử lý đơn hàng để tiết kiệm chi phí thuê ngoài. Đây là lựa chọn hợp lý trong giai đoạn đầu, khi có thể tận dụng mặt bằng sẵn có và tự thực hiện các công việc như đóng gói, gửi hàng. Vậy câu hỏi đặt ra là khi nào seller nên tự vận hành và khi nào cần thuê dịch vụ hỗ trợ để chi phí được tối ưu? 

Giả sử, bạn bán được trung bình 20 đơn/ngày nhưng trong các đợt khuyến mãi hoặc lễ Tết, số lượng đơn có thể tăng vọt lên 100 đơn/ngày. Khi đó, hàng hoá trong kho có thể không đáp ứng đủ, thiếu nhân lực xử lý, vật tư đóng gói dễ dẫn đến tình trạng chậm đơn, sai sót, giao nhầm hàng. Hậu quả là bị khách phàn nàn, sàn phạt điểm, đơn hàng bị hủy, hàng bị hoàn về làm tăng chi phí và mất doanh thu. 

Bên cạnh đó, với các sản phẩm có kích thước lớn như đồ gia dụng, điện máy,… bạn sẽ tốn thêm chi phí thuê mặt bằng kho rộng, vật tư đóng gói cồng kềnh và cần đảm bảo giao hàng đúng hẹn để tránh rủi ro hoàn hàng. Vì khi hoàn hàng, các sản phẩm này có thể bị trầy xước, rung lắc trong quá trình vận chuyển, làm giảm chất lượng sản phẩm. 

Chưa kể, những seller mới bắt đầu kinh doanh thường chưa có quy trình vận hành, quy trình đào tạo, tuyển dụng rõ ràng dẫn đến nhân sự biến động, chi phí phát sinh không kiểm soát và mọi thứ đều xử lý thủ công dễ xảy ra sai sót. Hệ quả là doanh thu có nhưng lợi nhuận không đáng kể. 

Nếu bạn thuộc một trong những trường hợp trên, thuê kho thương mại điện tử chính là giải pháp tối ưu chi phí hơn. Bạn không cần đầu tư chi phí cố định cho kho bãi, chỉ trả phí theo thể tích lưu trữ và số lượng đơn hàng phát sinh thực tế. Ngoài ra, dịch vụ Fulfillment hiện đại còn giúp xử lý đơn nhanh chóng, hạn chế sai sót, đảm bảo giao hàng đúng cam kết, giúp bạn giữ chân khách hàng, tăng điểm đánh giá gian hàng và tập trung phát triển kinh doanh thay vì loay hoay với vận hành.

3. Lưu ý cho seller mới bắt đầu thuê kho thương mại điện tử

Việc thuê kho thương mại điện tử mang lại nhiều lợi ích cho nhà bán hàng, nhưng để tối ưu chi phí và hiệu quả vận hành, seller – đặc biệt là người mới cần lưu ý đánh giá dịch vụ trước khi ký hợp đồng. Một số câu hỏi seller có thể tham khảo để đưa ra đánh giá khách quan: 

Về cơ sở vật chất kho 

• Diện tích kho là bao nhiêu mét vuông? Có thể đáp ứng khi muốn tăng sản lượng không? 

• Kho có hệ thống kho mát không? (nếu mặt hàng cần bảo quản kho mát) 

• Hệ thống giá kệ, pallet có đảm bảo chất lượng không?  

• Hệ thống PCCC có đạt chuẩn không? 

Về an ninh, bảo hiểm 

• Kho có hệ thống giám sát camera 24/7 không? Có thể truy xuất khi cần không? 

• Quy trình kiểm soát ra/vào hàng hóa như thế nào? 

• Có chính sách bảo hiểm hàng hóa khi lưu kho không? Trường hợp mất mát, hư hỏng xử lý như thế nào? 

Về quy trình xử lý đơn hàng 

• Thời gian xử lý đơn hàng trung bình là bao lâu? 

• Có xử lý đơn hoả tốc, giao hàng 2h, 4h không? 

• Quy trình đóng gói có linh hoạt theo yêu cầu (nhãn, quà tặng, thương hiệu riêng) không ? 

Về hệ thống công nghệ 

• Kho đang sử dụng phần mềm quản lý nào? Có tích hợp sẵn trong dịch vụ không? 

• Hệ thống có hỗ trợ đồng bộ với các sàn TMĐT, website, fanpage,… không? 

• Có thể theo dõi hàng tồn, trạng thái đơn hàng và xuất báo cáo theo thời gian thực không? 

Về chi phí và chính sách 

• Cách tính phí lưu kho, hoàn tất đơn hàng cụ thể như thế nào?  

• Có phát sinh chi phí nào khác ngoài báo giá không? 

• Có chính sách thu hộ COD, đối soát doanh thu đơn thu hộ không? Thời gian đối soát và thanh toán tiền thu hộ bao lâu? 

• Chính sách bồi hoàn, hỗ trợ như thế nào? 

• Có đội ngũ CSKH hỗ trợ khi cần không?  

• Khi có sự cố đơn hàng, phản hồi chậm trễ,… thời gian xử lý và phản hồi là bao lâu? 

Để có cái nhìn khách quan khi lựa chọn dịch vụ Fulfillment, seller nên chủ động trao đổi kỹ với nhân viên tư vấn đồng thời đăng ký tham quan trực tiếp trung tâm hoàn tất đơn hàng để đánh giá thực tế. Bên cạnh đó, việc tham khảo đánh giá từ cộng đồng seller cũng giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn hơn. 

Thuê kho thương mại điện tử không chỉ đơn thuần là dịch vụ hoàn tất đơn hàng mà còn là lựa chọn đối tác vận hành đáng tin cậy, đồng hành cùng bạn trong suốt chặng đường kinh doanh. Hy vọng bài viết này đã giúp seller có cái nhìn rõ ràng hơn về dịch vụ Fulfillment cũng như những lưu ý quan trọng khi lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín, từ đó đưa ra quyết định phù hợp. 

Sở hữu hai trung tâm hoàn tất đơn hàng nằm ở các vị trí chiến lược là TPHCM và Hà Nội, cùng hạ tầng hiện đại, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, N&H Fulfillment là đối tác hoàn tất đơn hàng uy tín được nhiều seller tin tưởng và đánh giá cao về chất lượng dịch vụ.  

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.