Trong kinh doanh online, quy trình hoàn tất đơn hàng đóng vai trò then chốt quyết định sự hài lòng của khách hàng cũng như hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều seller mắc phải những sai lầm phổ biến khiến việc hoàn tất đơn hàng kém hiệu quả, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và uy tín. Bài viết này sẽ điểm qua 4 sai lầm thường gặp trong quy trình hoàn tất đơn hàng và cách khắc phục giúp seller tối ưu hoạt động kinh doanh.

1. 4 sai lầm thường gặp trong quy trình hoàn tất đơn hàng

Hiểu rõ 4 sai lầm thường gặp trong quy trình hoàn tất đơn hàng dưới đây giúp seller đánh giá hiệu quả vận hành để đưa ra giải pháp tối ưu. 

1.1. Sai lệch trong quản lý tồn kho 

Tình trạng sai lệch hàng tồn kho xảy ra khi số lượng hàng hóa thực tế trong kho không khớp với dữ liệu hiển thị trên các kênh bán hàng như website, sàn TMĐT, phần mềm bán hàng hay fanpage,… Điều này có nghĩa là khi sản phẩm hết hàng hoặc thay đổi về số lượng, hệ thống không cập nhật kịp thời và chính xác theo thời gian thực. Hậu quả của việc này là: 

• Hàng hóa bị thất thoát hoặc mất kiểm soát. 

• Tồn kho không được quản lý hiệu quả, dẫn đến thiếu hàng hoặc nhập hàng dư thừa, gây lãng phí vốn và không gian lưu trữ. 

• Báo cáo tài chính sai lệch do dữ liệu không đồng bộ, ảnh hưởng đến việc đánh giá chi phí và doanh thu. 

1.2. Quản lý bán hàng đa kênh không đồng bộ 

Trong thời đại số, việc bán hàng trên nhiều nền tảng cùng lúc như Shopee, Lazada, TikTok Shop, website, fanpage,… đã trở thành xu hướng phổ biến giúp mở rộng tệp khách hàng. Tuy nhiên, điều này khiến không ít seller rơi vào tình trạng rối đơn, rối quy trình vận hành vì không có hệ thống xử lý tập trung và đồng bộ. 

Nhiều nhà bán hàng vẫn xử lý từng kênh riêng biệt, ví dụ mỗi nền tảng một nhân viên quản lý, chốt đơn qua inbox, hotline,…; mỗi kênh có một mức giá, chương trình khuyến mãi, tồn kho khác nhau; nhiều trường hợp sản phẩm bán chạy ở kênh này thì hết hàng còn bán chậm ở kênh khác thì dư hàng nhưng dữ liệu tồn kho không đồng nhất khiến seller khó quản lý và mất cơ hội bán hàng. 

1.3. Không có giải pháp dự phòng khi lượng đơn tăng cao 

Đây là một trong những lỗi phổ biến mà nhiều seller gặp phải khi bước vào mùa cao điểm (đợt sale lớn, lễ Tết, Black Friday,…) hoặc khi bất ngờ có lượng đơn hàng tăng đột biến. Vào những thời điểm này, áp lực xử lý đơn hàng tăng cao, nhiều seller loay hoay không có giải pháp như mở rộng quy mô, thuê nhân sự outsource, thuê dịch vụ bên thứ ba,… dễ xảy ra tình trạng chậm trễ trong khâu đóng gói, giao hàng. Điều này khiến cho khách hàng không hài lòng làm giảm điểm đánh giá, ảnh hưởng đến uy tín của gian hàng. 

1.4. Trải nghiệm khách hàng không đồng nhất 

Khi mua sắm online, khách hàng không chỉ muốn nhận đúng, đủ sản phẩm, họ kỳ vọng một hành trình mua sắm liền mạch, xuyên suốt từ lúc đặt hàng đến khi đổi trả hoặc cần hỗ trợ sau bán. Nhiều seller vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu này, dẫn tới trải nghiệm khách hàng rời rạc, làm suy giảm niềm tin của khách, từ đó mở đường cho đối thủ cạnh tranh vượt mặt. 

Dấu hiệu nhận biết trải nghiệm khách hàng không đồng nhất: 

• Đóng gói sơ sài, tuỳ theo cảm xúc hay nhân viên đóng gói 

• Inbox, hotline, chat,… trả lời không đồng nhất, không có quy trình chăm sóc rõ ràng. 

• Phản hồi khiếu nại chậm, không có kế hoạch xử lý 

• Giá, chương trình khuyến mãi không được cập nhật kịp thời và đồng bộ trên các nền tảng bán hàng. 

2. Cách khắc phục những sai lầm trong quy trình hoàn tất đơn hàng

Để tránh những sai lầm phổ biến trong hoàn tất đơn hàng, seller cần xây dựng hệ thống quản lý chuyên nghiệp và quy trình rõ ràng, cụ thể như sau: 

• Xây dựng quy trình chuẩn, phù hợp với quy mô kinh doanh. 

• Đào tạo nhân sự bài bản để vận hành hiệu quả, hạn chế sai sót và tăng năng suất xử lý đơn. 

• Seller nên dự báo và chuẩn bị kế hoạch cho mùa cao điểm, chuẩn bị đủ nguồn lực về nhân sự, kho bãi, vật tư đóng gói,… 

• Đóng gói sản phẩm chỉn chu, cá nhân hoá bằng hộp, băng keo, thư cảm ơn, voucher,… 

• Chăm sóc khách hàng tận tình, nhanh chóng xử lý khiếu nại, đổi trả giúp tăng sự hài lòng và giữ chân khách lâu dài. 

• Ứng dụng công nghệ để hạn chế tối đa sai lệch dữ liệu, tăng hiệu suất xử lý đơn hàng và tối ưu chi phí. 

• Hợp tác với đối tác Fulfillment chuyên nghiệp giúp seller giải quyết được tất cả khó khăn trong quy trình hoàn tất đơn hàng, không cần đầu tư chi phí, công sức mà chỉ cần tập trung vào phát triển kinh doanh. 

3. N&H Fulfillment – Giải pháp hoàn tất đơn hàng chuyên nghiệp cho seller

Nếu bạn là seller đang gặp khó khăn trong việc hoàn tất đơn hàng, đặc biệt seller đang triển khai bán hàng đa kênh, N&H Fulfillment chính là giải pháp tối ưu và chuyên nghiệp với cam kết:  

• Công suất xử lý lên đến 30,000 đơn/ngày nhanh chóng, chính xác. 

• Đạt SLA sàn 99%, tỷ lệ sai sót <1%. 

• Chi phí rõ ràng, chính sách minh bạch, không phát sinh chi phí ẩn. 

• Đội ngũ nhân viên hỗ trợ 24/7, nhiệt tình, linh hoạt và chuyên nghiệp. 

• Chính sách chiết khấu cho seller có sản lượng đơn lớn, hợp tác dài hạn. 

Việc đánh giá và khắc phục những sai lầm trong quy trình hoàn tất đơn hàng không chỉ giúp seller hạn chế thiệt hại về doanh thu mà còn nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng, từ đó xây dựng uy tín và thương hiệu bền vững. 

Nếu seller muốn tiết kiệm thời gian và công sức vận hành, hãy liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn giải pháp hoàn tất đơn hàng phù hợp.