Kho thương mại điện tử là thuật ngữ phổ biến đối với nhà bán hàng TMĐT (seller) trong những năm gần đây. Tuy nhiên, nhiều nhà bán hàng chưa hiểu rõ kho thương mại điện tử khác gì với kho truyền thống. Vậy sự khác biệt nằm ở đâu và đâu là giải pháp phù hợp cho nhà bán hàng online? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ ràng và đưa ra lựa chọn chính xác cho mô hình kinh doanh của mình.

1. Định nghĩa của kho truyền thống và kho thương mại điện tử?

1.1. Kho truyền thống là gì? 

Kho truyền thống là loại kho được sử dụng phổ biến trong các mô hình sản xuất, phân phối hoặc bán sỉ. Mục đích chính của kho truyền thống là lưu trữ hàng hóa số lượng lớn trong một thời gian dài, thường theo từng lô hàng, pallet hoặc container. Hàng hóa trong kho truyền thống thường không luân chuyển thường xuyên mà chỉ xuất nhập theo từng giai đoạn. 

Vai trò chính của kho truyền thống: 

• Là điểm trung chuyển trong chuỗi cung ứng, từ nhà sản xuất đến nhà phân phối hoặc đại lý. 

• Đảm bảo lượng hàng tồn kho ổn định để đáp ứng nhu cầu bán buôn hoặc đơn hàng quy mô lớn. 

• Tối ưu chi phí vận chuyển theo số lượng lớn, không hỗ trợ xử lý đơn hàng nhỏ lẻ đến người mua cuối cùng. 

1.2. Kho thương mại điện tử là gì? 

Khác với kho truyền thống, kho thương mại điện tử (hay còn gọi là trung tâm hoàn tất đơn hàng) là mô hình được thiết kế dành cho cả khách hàng B2C (nhà bán hàng TMĐT) và B2B (doanh nghiệp/nhà sản xuất). Kho thương mại điện tử không chỉ đơn thuần là không gian lưu trữ hàng hoá mà còn tích hợp các nền tảng bán hàng để xử lý đơn hàng tập trung, nhanh chóng giúp seller không cần lo lắng khâu vận hành. 

Vai trò chính của kho thương mại điện tử: 

• Là nơi lưu trữ hàng hóa phục vụ trực tiếp cho đơn hàng online. 

• Tối ưu hóa quy trình hậu cần từ nhập kho, lưu kho, lấy hàng, đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển, báo cáo và đối soát.  

• Tối ưu chi phí, nhân sự vận hành cho nhà bán hàng. 

• Nâng cao trải nghiệm mua sắm online của khách hàng nhờ vào việc xử lý đơn hành nhanh chóng, đóng gói đẹp mắt. 

2. 5 điểm khác biệt giữa kho thương mại điện tử và kho truyền thống

2.1. Mục đích sử dụng và đối tượng phục vụ 

Kho truyền thống phục vụ chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực sản xuất hoặc phân phối, chủ yếu hoạt động theo mô hình bán sỉ và kênh offline. Chức năng chính của loại kho này là lưu trữ số lượng hàng hóa lớn trong thời gian dài và xuất hàng theo kế hoạch định sẵn. Việc xử lý đơn hàng nhỏ lẻ gần như không cần thiết, vì hàng thường được phân phối theo lô lớn hoặc theo hợp đồng cố định.  

Ví dụ: Một doanh nghiệp nhập khẩu đồ điện gia dụng lưu trữ hàng nghìn chiếc nồi chiên không dầu trong kho truyền thống và phân phối cho các đại lý hoặc siêu thị điện máy theo đợt (từ vài trăm chiếc trở lên). 

Kho thương mại điện tử phục vụ cả nhà bán hàng online, offline, B2B, D2C. Bên cạnh lưu kho, mô hình này tích hợp toàn diện các quy trình như nhập hàng, kiểm hàng, quản lý tồn kho, đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển và xử lý sau bán. Kho kết nối trực tiếp với các nền tảng bán hàng như Shopee, Lazada, TikTok Shop, website,… nhằm đồng bộ tồn kho và đơn hàng theo thời gian thực. Nhờ đó giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và cải thiện điểm đánh giá gian hàng. 

2.2. Quy trình vận hành 

Kho truyền thống tập trung vào việc nhập kho, lưu kho, xuất kho, chủ yếu theo lô lớn. Quy trình vận hành thường không có nhiều hoạt động diễn ra như phân loại, đóng gói hay xử lý đơn hoàn huỷ, đổi trả mà được thực hiện theo quy trình cố định. 

Kho thương mại điện tử có thể hoạt động như một kho truyền thống, nhưng kho truyền thống không thể hoạt động như một kho thương mại điện tử. Kho thương mại điện tử vận hành đầy đủ quy trình từ nhập kho, lưu kho, hoàn tất đơn hàng, vận chuyển đến xử lý sau bán đảm bảo hàng hoá được quản lý khoa học và xử lý đơn hàng nhanh chóng. Mỗi đơn hàng có thể được cá nhân hóa theo yêu cầu của nhà bán hàng về loại kho lưu trữ, quy cách đóng gói, lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp,… 

2.3. Hệ thống quản lý và công nghệ tích hợp 

Theo quy trình xử lý hàng hóa của kho truyền thống, các hoạt động chủ yếu xoay quanh nhập kho, lưu trữ và xuất kho theo lô lớn. Do đó, kho truyền thống thường chỉ sử dụng phần mềm quản lý kho cơ bản hoặc quản lý thủ công bằng Excel, Google Sheet để ghi nhận số lượng hàng nhập, xuất và kiểm kê định kỳ, không đáp ứng được nhu cầu xử lý linh hoạt hay theo dõi đơn hàng theo thời gian thực như trong mô hình thương mại điện tử. 

Kho thương mại điện tử thường ứng dụng công nghệ để tối ưu quản lý. Hệ thống quản lý kho WMS (Warehouse Management System) hỗ trợ theo dõi chính xác tồn kho theo thời gian thực, tối ưu không gian lưu trữ, theo dõi lịch sử di chuyển của hàng hoá trong kho, xuất nhập hàng theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước)/LIFO (nhập sau xuất trước)/FEFO (hết hạn trước xuất trước),… giúp seller quản lý tồn kho khoa học, hạn chế sai sót. 

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS (Order Management System) của kho TMĐT tích hợp các kênh bán trên một nền tảng duy nhất giúp xử lý đơn hàng đồng bộ, nhanh chóng. Ngay khi có đơn hàng phát sinh, OMS tự động xác nhận, gửi yêu cầu cho WMS để nhân viên tiến hành lấy hàng, đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển. OMS hỗ trợ seller theo dõi hành trình đơn hàng, quản lý đơn hoàn trả, báo cáo tổng hợp hoặc theo từng kênh, CTKM, sản phẩm,… giúp tối ưu toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, đặc biệt cho seller bán hàng đa kênh. 

2.4. Kết nối với nền tảng bán hàng và vận chuyển 

Kho truyền thống hầu hết không có chức năng kết nối với các nền tảng TMĐT hay các đơn vị vận chuyển. Doanh nghiệp phải tự xử lý các bước tạo đơn, giao hàng, theo dõi quá trình vận chuyển. 

Kho thương mại điện tử được tích hợp sẵn với các sàn thương mại điện tử, website, mạng xã hội,… bằng hệ thống OMS hỗ trợ seller quản lý đa kênh dễ dàng trên một nền tảng duy nhất. Bên cạnh đó, kho thương mại điện tử từ đơn vị Fulfillment kết nối trực tiếp với các đơn vị vận chuyển hàng đầu (Shopee Express, J&T Express, VN Post,…) mang đến đa dạng giải pháp vận chuyển cho seller với chi phí cạnh tranh. 

2.5. Chi phí lưu kho 

Đối với kho truyền thống, chi phí lưu kho thường được tính dựa trên diện tích (m2/tháng). Do tính chất lưu trữ hàng hoá dài hạn, ít biến động nên cách tính chi phí lưu kho này phù hợp để doanh nghiệp có kế hoạch xuất, nhập hàng theo từng giai đoạn (tháng, quý). 

Kho thương mại điện tử tính phí dựa trên thể tích hàng hoá thực tế trong kho (m3/ngày). Do hàng hoá lưu kho TMĐT biến động thường xuyên, xuất nhập liên tục nên tính phí dựa trên dữ liệu cuối ngày giúp seller kiểm soát được chi phí, tránh lãng phí khi số lượng đơn bán ra thấp. 

Việc lựa chọn giữa kho thương mại điện tử và kho truyền thống phụ thuộc vào mô hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hai mô hình kho để có cơ sở ra quyết định phù hợp, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. 

N&H Fulfillment tự hào là đối tác cung cấp kho thương mại điện tử đáng tin cậy của hàng trăm nhà bán hàng khắp cả nước. Không chỉ mang đến giải pháp hoàn tất đơn hàng nhanh, chính xác, tối ưu chi phí, N&H Fulfillment được khách hàng đánh giá cao bởi dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, cam kết chất lượng rõ ràng giúp nhà bán hàng an tâm phát triển kinh doanh mà không cần lo lắng khâu hậu cần. 

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment: 

– FC An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, Q12, TPHCM.  

– FC Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Thạch Bàn, Long Biên, HN. 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.