Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển và cạnh tranh gay gắt, việc quản lý đơn hàng hiệu quả trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều seller. Hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS là một trong những công cụ giúp seller tối ưu quy trình vận hành và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Bài viết này sẽ giúp seller hiểu rõ 9 tính năng nổi bật của hệ thống OMS trong dịch vụ xử lý đơn hàng (dịch vụ Fulfillment). 

9 tính năng nổi bật của hệ thống OMS trong dịch vụ xử lý đơn hàng 

Hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS (Order Management System) là giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng thường được các đơn vị Fulfillment sử dụng, phù hợp với nhà bán hàng đa kênh có sản lượng đơn lớn, doanh nghiệp D2C (Phân phối trực tiếp đến người tiêu dùng). Dưới đây là 9 tính năng nổi bật của hệ thống OMS: 

1. Tích hợp đa kênh

Trong thời đại số, khách hàng có thói quen mua sắm qua nhiều kênh khác nhau: Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop, website, fanpage,… Nếu không có công cụ hỗ trợ, việc quản lý đơn hàng từ nhiều nguồn sẽ dẫn đến: Bỏ sót đơn, giao nhầm, tồn kho ảo, sai lệch dữ liệu, sai giá, chồng chéo CTKM,… 

Trong dịch vụ xử lý đơn hàng (Fulfillment), OMS giúp tích hợp tất cả nền tảng bán hàng về một hệ thống duy nhất, giúp nhà bán hàng quản lý tập trung, nhất quán. Ví dụ, khi người mua đặt hàng trên TikTok Shop, đơn hàng sẽ ngay lập tức xuất hiện trong OMS cùng với đơn đến từ Shopee, website hay bất kỳ kênh nào. Nhờ đó, seller không cần phải đăng nhập nhiều hệ thống riêng lẻ, không lo nhầm lẫn, sai sót. 

2. Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực

Chỉ một độ trễ nhỏ trong quá trình vận hành cũng có thể xảy ra lỗi. Giả sử một khách hàng đặt sản phẩm đã hết hàng nhưng lại hiển thị là có sẵn do dữ liệu tồn kho cập nhật chậm hay sai sót. Điều này dẫn đến trải nghiệm tiêu cực của khách hàng, ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của seller. 

OMS tích hợp đa kênh và kết nối liền mạch với các hệ thống như CRM (quản lý khách hàng), hãng vận chuyển, phần mềm kế toán,… cho phép đồng bộ hóa dữ liệu tồn kho, đơn hàng theo thời gian thực, loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thủ công và đảm bảo thông tin nhất quán trên toàn hệ thống. 

3. Kết hợp chặt chẽ với WMS

Khi có đơn hàng phát sinh từ bất kỳ kênh bán nào, hệ thống OMS tự động tiếp nhận và gửi yêu cầu đến hệ thống quản lý tồn kho WMS. WMS xác định vị trí hàng hoá trong kho, thiết lập hành trình lấy hàng tối ưu để nhân sự thực hiện lấy hàng nhanh, đúng, đủ. Bên cạnh đó, OMS cung cấp thông tin chi tiết về quy cách đóng gói, vật liệu sử dụng,… để nhân viên thực hiện đóng gói đảm bảo đơn hàng chuẩn SLA sàn TMĐT, đúng số lượng. Nếu quy trình lấy hàng và đóng gói được thực hiện nhanh chóng thì thời gian xử lý một đơn hàng trung bình cũng được tối ưu. 

Khi đơn hàng hoàn tất, OMS cập nhật trạng thái đơn hàng thông qua kết nối API với các đơn vị vận chuyển, giúp theo dõi hành trình giao hàng chính xác theo thời gian thực. Sự kết hợp chặt chẽ của OMS và WMS trong quy trình hoàn tất đơn hàng của đơn vị Fulfillment đảm bảo xử lý đơn hàng nhanh, chính xác, đạt chuẩn SLA của sàn TMĐT, hàng tồn kho được lưu trữ, quản lý khoa học. 

4. Linh hoạt cài đặt CTKM

Các chương trình khuyến mãi như Flash Sale (sale chớp nhoáng như mua 1 tặng 1, giảm 50%, 70%,…), giờ vàng (khung giờ vàng có giá tốt hơn hoặc kèm quà tặng), combo (hình thức kết hợp 2 sản phẩm trở lên để có mức giá ưu đãi hơn) ngày càng phổ biến trong TMĐT. Với OMS, nhà bán hàng có thể thiết lập nhiều CTKM khác nhau với nhiều kênh bán khác nhau ngay trên hệ thống. Đặc biệt, OMS hỗ trợ tạo combo ảo, tự động trừ tồn kho của từng sản phẩm trong combo, seller không cần chuẩn bị combo thủ công trước. 

Ví dụ, seller đang kinh doanh ngành hàng mỹ phẩm. Trong chiến dịch 6.6 của Shopee, seller muốn bán combo “Dưỡng da toàn diện” gồm 1 mặt nạ + 1 serum để thúc đẩy doanh số. Trong khi đó, sàn Lazada tặng voucher giảm theo hoá đơn, website giảm giá theo khung giờ vàng. Seller linh hoạt cài đặt CTKM khác nhau cho từng kênh trên OMS, ghép sản phẩm tương ứng đối với combo để lấy hàng, đóng gói và trừ tồn kho theo đúng từng mã mà không cần gộp combo thủ công sẵn ngay từ đầu. 

5. Lấy chỉ số SLA sàn, phân loại mức độ ưu tiên lấy hàng

SLA (Service Level Agreement) là các chỉ số cam kết chất lượng dịch vụ mà sàn thương mại điện tử (TMĐT) như Shopee, Lazada, TikTok Shop,… yêu cầu từ nhà bán hàng, bao gồm các tiêu chí như: Thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ giao đúng hạn, tỷ lệ đơn huỷ, tỷ lệ phản hồi tin nhắn,… Nếu seller vi phạm SLA sẽ dẫn đến gian hàng bị giảm điểm uy tín, bị phạt, hạn chế hiển thị. 

Hệ thống OMS tự động lấy chỉ số SLA từng sàn, từ đó phân loại đơn hàng theo mức độ ưu tiên giúp nhân viên vận hành biết đơn nào cần xử lý gấp để kịp thời xử lý, ưu tiên các đơn hoả tốc, 2h, 4h, cảnh báo các đơn sắp vượt quá SLA hạn chế rủi ro bị phạt, các đơn không gấp được xử lý sau cùng. 

6. Tạo nhãn vận đơn tuỳ chỉnh

Với tính năng tạo nhãn vận đơn tuỳ chỉnh từ OMS, bạn có thể thay đổi thông tin hiển thị trên nhãn: Tên shop, logo thương hiệu, ghi chú, yêu cầu quay video, che tên sản phẩm,… mà không cần thao tác thủ công hay chỉnh sửa từng file riêng biệt. 

7. Theo dõi đơn hàng

OMS giúp nhà bán hàng: 

• Cập nhật trạng thái từ khi đặt hàng, chuẩn bị hàng, bàn giao ĐVVC, giao hàng cho cả nhà bán hàng và khách hàng. 

• Nhận cảnh báo nếu đơn chậm giao, giao không thành công hoặc có dấu hiệu hoàn hàng. 

• Theo dõi hành trình chi tiết: Thời gian lấy hàng, thời gian giao hàng, vị trí đơn hàng,… 

• Tìm kiếm và tra cứu nhanh theo mã đơn hàng, mã vận đơn, tên khách hàng,… 

8. Quản lý đơn hoàn trả

OMS tự động ghi nhận trạng thái đơn hoàn khi đơn giao không thành công đồng thời cập nhật lý do hoàn hàng (khách từ chối nhận, giao sai hàng, hàng bể vỡ,…) giúp nhà bán hàng hiểu rõ nguyên nhân để cải thiện chất lượng. Trong quá trình đơn hàng hoàn trả, OMS theo dõi hành trình, tiếp nhận đơn hoàn trả để nhân viên kiểm tra và phân loại tình trạng hàng hoàn (nguyên vẹn, hư hỏng, thiếu phụ kiện,…) để tái nhập kho hoặc xử lý theo quy định. 

9. Phân tích dữ liệu và báo cáo

OMS cung cấp dữ liệu tổng quan (số lượng đơn, tỉ lệ giao thành công, đơn hoàn/trả, tỉ lệ đơn huỷ,…) hoặc báo cáo theo từng kênh, CTKM, sản phẩm,… hỗ trợ nhà bán hàng phân tích hiệu quả cũng như có cơ sở để điều chỉnh kế hoạch kinh doanh. 

Với 9 tính năng nổi bật, hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS là công cụ quan trọng trong dịch vụ xử lý đơn hàng (dịch vụ Fulfillment) giúp quản lý tồn kho khoa học và xử lý đơn hàng nhanh chóng. Đặc biệt, trong lĩnh vực thương mại điện tử cạnh tranh khốc liệt, seller hợp tác với đơn vị Fulfillment có tích hợp OMS chính là lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững. 

N&H Fulfillment tự hào là đối tác cung cấp kho thương mại điện tử đáng tin cậy của hàng trăm nhà bán hàng khắp cả nước. Không chỉ mang đến giải pháp hoàn tất đơn hàng nhanh, chính xác, tối ưu chi phí, N&H Fulfillment được khách hàng đánh giá cao bởi dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, cam kết chất lượng rõ ràng giúp nhà bán hàng an tâm phát triển kinh doanh mà không cần lo lắng khâu hậu cần.  

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment:  

– FC An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, Q12, TPHCM.   

– FC Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Thạch Bàn, Long Biên, HN 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.