Dịch vụ lưu kho hàng hóa thương mại điện tử (Fulfillment) trở thành xu hướng đối với nhà bán hàng online giúp tối ưu quy trình vận hành và tiết kiệm chi phí. Bài viết này sẽ giúp seller hiểu rõ các loại chi phí lưu kho và lý do tại sao dịch vụ Fulfillment là giải pháp tiết kiệm chi phí tối ưu so với tự vận hành kho.

1. Chi phí lưu kho bao gồm những gì?

Việc tự vận hành kho hàng giúp seller chủ động quản lý hàng hóa, không gian lưu trữ và quy trình hoạt động. Tuy nhiên, đi kèm là rất nhiều khoản chi phí cố định và phát sinh mà không phải ai cũng lường trước được. Dưới đây là những nhóm chi phí phổ biến khi tự lưu kho hàng hóa: 

1.1. Chi phí đầu tư ban đầu

Khi bắt đầu xây dựng kho hàng riêng, seller cần chuẩn bị khoản đầu tư ban đầu tương đối lớn kể cả khi chưa có doanh thu ổn định. 

• Chi phí thuê mặt bằng kho: Tùy vào diện tích và vị trí kho hàng, mức giá thuê seller phải bỏ ra dao động từ hàng chục đến hàng trăm triệu đồng/tháng. 

• Chi phí lắp đặt giá/kệ để đảm bảo lưu trữ hàng hóa an toàn, khoa học. 

• Trang bị hệ thống PCCC, camera, thiết bị giám sát. 

• Mua phần mềm quản lý kho (nếu có). 

• Vật tư vận hành: Máy quét mã vạch, tem nhãn, bàn đóng gói, pallet, xe nâng,… 

1.2. Chi phí quản lý hàng tồn kho

Seller có số lượng đơn hàng lớn, kinh doanh ngành hàng có SKU (mã sản phẩm) phức tạp như thời trang, FMCG,… việc kiểm soát tồn kho thủ công trở nên khó khăn hơn. Nếu không quản lý tốt, seller dễ gặp phải tình trạng thừa hàng tồn, thiếu hàng bán hoặc sai lệch số liệu tồn kho giữa thực tế và hệ thống. Các chi phí quản lý hàng tồn kho bao gồm: 

• Nhân sự kho: Nhân viên kiểm hàng, soạn hàng, kiểm kê, bốc dỡ, bảo vệ,… 

• Chi phí phần mềm và công cụ hỗ trợ 

• Chi phí rủi ro: Hàng hết hạn sử dụng hoặc tồn kho lâu không bán được, hàng bị thất thoát do mất kiểm soát, hàng hoá hư hỏng do không đảm bảo điều kiện lưu kho, sai sót khi đóng gói đơn hàng,…

1.3. Chi phí vận hành

Ngoài các khoản đầu tư ban đầu, chi phí vận hành là phần chi phí biến đổi theo quy mô hoạt động nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách tổng thể. Những khoản chi phí vận hành phổ biến bao gồm: 

• Lương nhân sự: Chi trả cho đội ngũ kho, đóng gói, vận hành đơn hàng. 

• Chi phí hạ tầng: Điện, nước, bảo trì, vệ sinh và quản lý kho bãi. 

• Vật tư tiêu hao: Thùng carton, băng keo, tem nhãn, túi khí, giấy bubble,… sử dụng hàng ngày. 

• Chi phí khấu hao tài sản cố định (máy móc, thiết bị vận hành,…) và chi phí sửa chữa, thay thế, bảo dưỡng.

2. Dịch vụ lưu kho hàng hóa: Giải pháp tiết kiệm chi phí cho seller

Thay vì phải đầu tư kho bãi riêng với chi phí lớn, ngày càng nhiều seller TMĐT lựa chọn dịch vụ lưu kho hàng hóa (dịch vụ Fulfillment) như một giải pháp tối ưu chi phí và vận hành linh hoạt theo quy mô bán hàng. 

2.1. Trả phí theo không gian sử dụng thực tế

Khác với việc tự vận hành kho riêng hoặc thuê kho truyền thống theo mét vuông cố định, dịch vụ lưu kho hàng hóa chỉ tính phí dựa trên thể tích lưu trữ thực tế (m³/ngày). Điều này đồng nghĩa với việc chi phí lưu kho tăng/giảm linh hoạt dựa trên kích thước hàng hóa lưu trữ; không lãng phí chi phí bỏ ra khi không dùng hết không gian kho. 

Chi phí lưu kho Fulfillment đặc biệt phù hợp với những seller có sản lượng đơn hàng biến động theo mùa, giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả và giảm gánh nặng chi phí cố định khi không phát sinh nhu cầu lưu kho lớn.

2.2. Không cần đầu tư chi phí vận hành kho

Khi sử dụng dịch vụ Fulfillment, seller được tận dụng toàn bộ hạ tầng có sẵn từ kho thương mại điện tử, phần mềm quản lý đến đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Ngoài ra, các đơn vị Fulfillment cũng liên kết trực tiếp với nhiều đối tác vận chuyển lớn như Shopee Express, GHN, GHTK, VNPost,… và các sàn TMĐT giúp tối ưu chi phí giao hàng, đảm bảo thời gian giao đúng SLA của sàn, kể cả các đơn hỏa tốc 2h, 4h. Nhờ vậy, seller không chỉ giảm áp lực tài chính mà còn tiết kiệm thời gian quản lý. 

Bên cạnh đó, seller còn được hưởng lợi từ chi phí nhân sự xử lý đơn, đóng gói, nguyên vật liệu. Vì các đơn vị Fulfillment có đội ngũ nhân sự riêng được đào tạo bài bản hạn chế tối đa sai sót trong quá trình xử lý đơn. Đồng thời, các đơn vị này có nguồn nguyên vật liệu đóng gói chất lượng cao, nhập với số lượng lớn nên có giá thành rẻ hơn nhiều so với việc tự mua lẻ, giúp tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể cho seller.

2.3. Quy trình xử lý đơn hàng chuyên nghiệp

Toàn bộ quy trình từ nhập hàng, lưu kho, lấy hàng, đóng gói đến bàn giao cho đơn vị vận chuyển đều được thực hiện theo quy trình khép kín. Từng công đoạn diễn ra tự động hóa, ứng dụng phần mềm bán hàng đa kênh OMS và được kiểm định lại bởi chuyên viên nên tỷ lệ sai sót gần như tuyệt đối (<0,01%). Với dịch vụ Fulfillment, seller không cần bỏ ra các chi phí rủi ro như mất mát hàng hóa, hư hỏng do điều kiện bảo quản, đóng gói sai, thiếu hàng,… 

Trong những dịp sale lớn, lượng đơn hàng tăng đột biến gấp đôi, gấp ba, dịch vụ Fulfillment đảm bảo khả năng xử lý chính xác nhờ vào quy trình chuyên nghiệp và hệ thống vận hành quy mô lớn. Điều này giúp seller tránh được tình trạng quá tải, chậm giao hàng hoặc “vỡ trận” như khi tự vận hành, từ đó giữ vững uy tín gian hàng và cải thiện điểm đánh giá gian hàng. 

Việc đầu tư kho bãi riêng có thể khiến seller tốn kém về chi phí lẫn thời gian, đặc biệt trong các đợt mua sắm cao điểm. Trong khi đó, dịch vụ lưu kho hàng hóa mang đến giải pháp linh hoạt, chuyên nghiệp và tiết kiệm, phù hợp với mọi ngành hàng kinh doanh trực tuyến như FMCG, thực phẩm chức năng, thời trang, mỹ phẩm,… 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.