Xử lý đơn hàng TMĐT là mắt xích quan trọng trong toàn bộ hành trình bán hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng, hiệu quả vận hành và chi phí của seller. Quy trình Fulfillment chuyên nghiệp giúp seller tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí. Vậy quy trình xử lý đơn hàng TMĐT gồm những bước nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Xử lý đơn hàng TMĐT là gì?

Xử lý đơn hàng TMĐT (thương mại điện tử) là toàn bộ chuỗi hoạt động từ khi khách đặt hàng đến khi đơn hàng được giao tận nơi, xử lý các vấn đề phát sinh sau bán (nếu có). Với các nhà bán hàng online, xử lý đơn hàng là khâu vô cùng quan trọng vì nó quyết định đến tốc độ giao hàng, độ chính xác và điểm đánh giá gian hàng trên các sàn TMĐT. 

Nếu xử lý đơn hàng không hiệu quả, ví dụ như giao nhầm hàng, trễ cam kết, đóng gói sơ sài,… không chỉ khiến khách hàng phàn nàn mà còn ảnh hưởng tới điểm đánh giá gian hàng, tăng tỷ lệ hoàn hủy và tăng chi phí vận hành. Đặc biệt, trên các nền tảng TMĐT, người mua có nhiều sự lựa chọn, so sánh nên việc xử lý đơn hàng chuyên nghiệp chính là “chìa khóa” giữ chân khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

2. Quy trình xử lý đơn hàng TMĐT chuyên nghiệp gồm những bước nào?

Quy trình xử lý đơn hàng TMĐT chuyên nghiệp từ dịch vụ Fulfillment đảm bảo đơn hàng được giao đúng – đủ – nhanh. Không chỉ xử lý đơn hàng nhanh chóng, dịch vụ Fulfillment còn cung cấp giải pháp quản lý tồn kho giúp seller tối ưu khâu hậu cần. Tóm lại, Fulfillment cung cấp 2 giải pháp cốt lõi là quản lý tồn kho và hoàn tất đơn hàng TMĐT. 

2.1. Kết nối 

Hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS (Order Management System) của đơn vị Fulfillment sẽ kết nối trực tiếp với các kênh bán hàng mà seller đang sử dụng như Shopee, Lazada, TikTok Shop, Tiki, website, fanpage,… Quá trình kết nối diễn ra linh hoạt và nhanh chóng, cho phép đồng bộ hóa toàn bộ dữ liệu quan trọng như số lượng đơn hàng, tồn kho, thông tin người mua, chương trình khuyến mãi theo yêu cầu của seller,… trên một hệ thống duy nhất. 

2.2. Lưu kho 

Khi hàng hoá được chuyển đến kho Fulfillment, nhân viên tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng ngay từ khâu nhập hàng: Kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng sản phẩm, tình trạng bao bì có bị rách, bể vỡ,… Sau đó, hàng được phân loại, lưu kho theo tiêu chuẩn (kho thường đối với sản phẩm thời trang, điện gia dụng,…; kho mát đối với mỹ phẩm, nước hoa,…) hoặc yêu cầu riêng của seller. Nhờ quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khâu đầu tiên, tỷ lệ sai sót trong các khâu xử lý về sau được giảm thiểu gần như tuyệt đối (<0,1%). 

Toàn bộ dữ liệu tồn kho sẽ được cập nhật realtime (theo thời gian thực) thông qua hệ thống OMS giúp seller dễ dàng giám sát lượng hàng còn lại trong kho. Chưa kể, hệ thống còn cảnh báo hàng tồn lâu hoặc gần hết hàng để seller chủ động nhập thêm hoặc triển khai chương trình khuyến mãi kịp thời. Thông thường, thời gian từ lúc hàng nhập kho đến khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ lên hệ thống chỉ trong vòng 24 giờ. 

2.3. Hoàn tất đơn hàng 

Khi khách đặt hàng trên sàn TMĐT (Shopee, Tiki, Lazada…) hoặc các kênh website, fanpage,… hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS tự động tiếp nhận, đồng bộ đơn từ nhiều kênh bán về một nền tảng duy nhất. Sau đó, OMS chuyển dữ liệu về hệ thống quản lý tồn kho WMS để nhân viên lấy hàng dựa trên mã sản phẩm SKU, vị trí lưu kho, ưu tiên thứ tự lấy hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO), hết hạn trước xuất trước (FEFO) để đảm bảo chất lượng sản phẩm. 

Sau khi hàng được lấy đủ, nhân viên tiến hành đóng gói theo hướng dẫn về vật liệu, quy cách, yêu cầu đặc biệt,… của từng đơn hàng được thiết lập trên hệ thống dựa trên tiêu chuẩn sàn, ví dụ hàng dễ vỡ (gốm sứ, mỹ phẩm,…) phải chèn chống sốc, giấy bubble, đóng bằng thùng carton và có băng keo ký hiệu “hàng dễ vỡ”,… Bên cạnh đó, dịch vụ Fulfillment hỗ trợ seller đóng gói kèm voucher, băng keo thương hiệu, thư cảm ơn,… đảm bảo đơn hàng chỉn chu giúp tăng điểm đánh giá và hạn chế tỷ lệ hoàn trả. 

2.4. Vận chuyển 

Ngay khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống OMS tự động tạo phiếu vận đơn, hiển thị thông tin đơn vị vận chuyển, cập nhật hành trình đơn hàng cho khách hàng từ khi đặt hàng, bàn giao đơn đến khi khách nhận được hàng. Nhân viên chỉ cần phân loại theo QR code để tiến hành bàn giao. Các đơn vị Fulfillment liên kết trực tiếp với hãng vận chuyển lớn (GHN, GHTK, J&T,…) đảm bảo bàn giao đúng giờ cắt đơn (cut-off time) giúp đơn hàng được xử lý sớm. Các đơn giao hoả tốc, 2h, 4h được phân loại riêng và ưu tiên xử lý đảm bảo đúng thời gian giao hàng cam kết. 

2.5. Báo cáo và đối soát 

OMS giúp trích xuất báo cáo tồn kho, hàng bán chạy, bán chậm, báo cáo doanh thu, báo cáo theo CTKM,… theo yêu cầu khách hàng, theo từng kênh hoặc tổng hợp các kênh nhanh chóng, chính xác, minh bạch. 

Nếu có thu hộ COD, công ty Fulfillment đối soát với đơn vị vận chuyển, quyết toán với seller theo định kỳ hoặc theo thoả thuận của hai bên. Khi có vấn đề phát sinh về đơn hàng, đơn vị Fulfillment sẽ cung cấp video ghi hình đóng gói theo từng mã đơn hàng để seller có căn cứ làm việc với sàn. Nếu có đơn hàng hoàn huỷ, đổi trả, đơn vị Fulfillment tiến hành kiểm tra chất lượng và tái nhập kho để tránh tình trạng hàng hoá bị thất thoát, lãng phí.

3. N&H Fulfillment – Đơn vị xử lý đơn hàng TMĐT đáng tin cậy

Với nhiều năm kinh nghiệm vận hành kho Fulfillment và là đối tác chiến lược của nhiều doanh nghiệp lớn, N&H Fulfillment mang đến giải pháp xử lý đơn hàng TMĐT chuyên nghiệp – chính xác – tối ưu chi phí cho seller bán hàng online.  

Lợi ích seller nhận được khi trở thành đối tác của N&H Fulfillment: 

• Công suất xử lý 30,000 đơn/ngày, đáp ứng mùa cao điểm, sale lớn.  

• Tự động hóa 90% quy trình xử lý đơn, hạn chế tối đa sai sót <0.1%. 

• Giao hàng đúng hạn, cam kết chỉ số SLA (cam kết về chất lượng dịch vụ) đạt 99.9% theo tiêu chuẩn sàn TMĐT. 

• Báo giá chi tiết, chính sách minh bạch, hỗ trợ seller tham quan trung tâm hoàn tất đơn hàng thực tế để có cơ sở đưa ra quyết định khách quan. 

• Đội ngũ vận hành chuyên nghiệp, tận tâm. 

• Miễn phí lưu kho 30 ngày, miễn phí sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh OMS và nhiều ưu đãi hấp dẫn cho seller có sản lượng đơn lớn, ký hợp đồng dài hạn. 

Xử lý đơn hàng TMĐT không còn là bài toán khó nếu seller lựa chọn đúng đối tác Fulfillment uy tín, chuyên nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp xử lý đơn hàng TMĐT hiệu quả, hãy liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn về dịch vụ.