Khi kinh doanh online, đối với seller có số lượng đơn hàng lớn, việc tự vận hành kho hàng thủ công gặp nhiều khó khăn như: Xử lý đơn hàng chậm, khó kiểm soát tồn kho, chi phí cao, biến động nhân sự,… Bài toán đặt ra là seller nên tự vận hành hay thuê dịch vụ hoàn tất đơn hàng để tối ưu quy trình và tiết kiệm chi phí. Bài viết này sẽ phân tích ưu điểm, nhược điểm của từng lựa chọn để seller có cơ sở đưa ra quyết định phù hợp. 

1. Tự vận hành kho riêng – Chủ động nhưng tốn kém

Hiện nay, nhiều seller kinh doanh trực tuyến, đặc biệt là những seller mới bắt đầu thường lựa chọn phương án tự vận hành kho. Mô hình này giúp seller chủ động quản lý toàn bộ quy trình hậu cần từ nhập hàng, lưu kho, quản lý hàng tồn, xử lý đơn hàng, bàn giao cho đơn vị vận chuyển đến xử lý sau bán. Tuy nhiên, bên cạnh sự chủ động, mô hình tự vận hành tồn tại không ít nhược điểm và chi phí phát sinh. 

Ưu điểm khi seller tự vận hành kho riêng: 

• Kiểm soát toàn diện: Tự vận hành giúp seller nắm bắt sát sao tình hình tồn kho, tiến độ xử lý đơn hàng, quy cách đóng gói,… Mọi quyết định đều do seller chủ động điều chỉnh theo mục tiêu kinh doanh. 

• Tùy biến linh hoạt: Chủ động thay đổi quy trình vận hành, thử nghiệm mô hình mới hoặc nâng cấp hệ thống nội bộ mà không phụ thuộc vào bên thứ ba. 

Hạn chế và chi phí phát sinh: 

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Seller phải chi trả cho việc thuê kho, mua sắm kệ hàng, thiết bị, công nghệ, hệ thống PCCC, dụng cụ đóng gói,… Đây là khoản đầu tư không nhỏ, đặc biệt nếu kho đặt tại khu vực trung tâm thành phố. 

• Chi phí nhân sự và vận hành cố định: Seller phải thuê và đào tạo đội ngũ kho bãi, kiểm kê, đóng gói, chưa kể nhân sự có khả năng biến động liên tục. Ngoài ra, seller còn phải chi trả các chi phí định kỳ như điện nước, bảo hiểm kho, bảo trì thiết bị,…  

• Quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng phức tạp: Việc kiểm soát hàng tồn, xử lý đơn đồng loạt hoặc xử lý hàng hoàn đều đòi hỏi hệ thống vận hành bài bản. Nếu không có kinh nghiệm, seller dễ rơi vào tình trạng quá tải, sai đơn, giao trễ hoặc thất thoát hàng hóa. 

• Khó kiểm soát trong mùa cao điểm: Khi lượng đơn hàng tăng đột ngột trong thời gian ngắn (ngày sale đôi, sale giữa tháng,…), seller khó kiểm soát và vận hành ổn định dẫn đến xử lý đơn trễ và giảm điểm đánh giá gian hàng. 

2. Dịch vụ hoàn tất đơn hàng: Linh hoạt, tiết kiệm chi phí vận hành

Dịch vụ hoàn tất đơn hàng (hay còn gọi là dịch vụ Fulfillment) là mô hình mà bên cung cấp dịch vụ sẽ thay seller thực hiện toàn bộ quy trình quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng với năng suất hiệu quả và chi phí tối ưu. 

Ưu điểm nổi bật: 

• Seller không cần đầu tư kho bãi, nhân sự vận hành, kệ hàng, trang thiết bị,… Thay vào đó, seller chỉ cần gửi hàng đến kho Fulfillment và tập trung vào bán hàng, bứt phá doanh số. 

• Hầu hết các đơn vị Fulfillment hiện nay tính phí dựa trên thể tích lưu trữ thực tế (m3/ngày) và phí nguyên vật liệu đóng gói theo lượng đơn hàng phát sinh. Seller chỉ cần trả phí khi có đơn hàng, không tốn chi phí cố định hàng tháng. Sản lượng đơn càng cao, chi phí trung bình cho mỗi đơn càng rẻ nhờ tối ưu vật liệu đóng gói và quy trình xử lý. Bên cạnh đó, đơn vị Fulfillment còn có chính sách ưu đãi dành cho seller có sản lượng lớn. 

• Tăng khả năng xử lý đơn nhanh chóng, chuyên nghiệp. Các công ty Fulfillment hiện đại tích hợp hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS và quản lý tồn kho WMS giúp seller theo dõi tồn kho, trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, đồng bộ đơn hàng tất cả các kênh bán như Shopee, Lazada, TikTok Shop, website, fanpage,… trên một nền tảng duy nhất. 

• Công suất xử lý hàng chục nghìn đơn/ngày với cam kết chỉ số chất lượng dịch vụ SLA >99%, tỷ lệ sai sót thấp, giảm thiểu tình trạng giao nhầm, giao trễ. 

• Đơn vị Fulfillment hợp tác với các hãng vận chuyển lớn, seller được hưởng mức phí vận chuyển ưu đãi với đa dạng hình thức giao hàng (giao nhanh, giao tiêu chuẩn, giao hỏa tốc 2h, 4h,…). 

Mặc dù dịch vụ hoàn tất đơn hàng có nhiều lợi thế, nhưng không phải đơn vị Fulfillment nào cũng đáp ứng tốt mọi nhu cầu. Seller cần lựa chọn đơn vị đáp ứng các tiêu chuẩn về quy mô, hạ tầng công nghệ, giá cả và chính sách minh bạch cũng như dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp. 

3. So sánh chi phí: Tự vận hành kho và thuê dịch vụ Fulfillment

Sau khi phân tích các ưu điểm, nhược điểm của việc tự vận hành kho với thuê dịch vụ hoàn tất đơn hàng, chúng ta cùng so sánh các hạng mục chi phí cụ thể dưới đây: 

Hạng mục	Tự vận hành kho	Dịch vụ hoàn tất đơn hàng
Thuê mặt bằng kho	Chi phí đầu tư ban đầu lớn	Không mất chi phí đầu tư ban đầu
Trang thiết bị, máy móc	Chi phí ban đầu và phát sinh các chi phí bảo dưỡng, sửa chữa, khấu hao tài sản, thay thế,…	Tận dụng cơ sở vật chất, hạ tầng hiện đại của đối tác Fulfillment
Nhân sự	Tốn thời gian, chi phí đào tạo, tuyển dụng, hay biến động thường xuyên	Nhân sự ít biến động, được đào tạo chuyên nghiệp và hỗ trợ nhiệt tình 24/7
Ứng dụng công nghệ	Các phần mềm quản lý bán hàng đa kênh OMS, quản lý tồn kho thông minh WMS phải mua riêng nếu có nhu cầu	OMS và WMS đều được tích hợp trong dịch vụ
Chi phí rủi ro	Chịu nhiều khoản phí rủi ro như thất thoát hàng hoá, hàng bị hoàn huỷ, đổi trả,…	Vận hành chuyên nghiệp, tự động hoá nên giảm thiểu các chi phí rủi ro

Tóm lại, nếu xét về chi phí dài hạn và hiệu quả vận hành, dịch vụ hoàn tất đơn hàng Fulfillment là lựa chọn tiết kiệm và tối ưu hơn cho seller tất cả ngành hàng trên nền tảng thương mại điện tử. Đặc biệt là seller kinh doanh đa kênh và có số lượng đơn hàng tăng trưởng đều đặn, duy trì mức trung bình từ 3,000 đơn/tháng trở lên. Tuy nhiên, nếu seller mới bắt đầu kinh doanh với số lượng đơn nhỏ lẻ, bạn có thể tự xử lý đơn hàng để tiết kiệm chi phí. 

Nếu seller muốn tìm hiểu về dịch vụ Fulfillment, hãy liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.