Người tiêu dùng có xu hướng mua sắm tất cả sản phẩm qua các kênh online như sàn TMĐT, website, mạng xã hội… Đối với seller, việc đảm bảo hàng hóa được đóng gói chắc chắn, vận chuyển nhanh chóng đến tay khách hàng là yếu tố then chốt, đặc biệt với những mặt hàng đặc thù như hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh hoặc có giá trị cao. Tuy nhiên, việc tự vận hành đòi hỏi nhiều thời gian, nhân lực, chi phí và tiềm ẩn rủi ro hư hỏng, giao hàng trễ. Dịch vụ đóng gói và vận chuyển trở thành giải pháp tối ưu, giúp seller giảm gánh nặng vận hành, tiết kiệm chi phí và tập trung phát triển kinh doanh.

1. Dịch vụ đóng gói và vận chuyển là gì?

Dịch vụ đóng gói và vận chuyển là giải pháp hỗ trợ toàn bộ quy trình quản lý kho và xử lý đơn hàng từ khâu nhập kho, lưu kho, đóng gói đến bàn giao đơn vị vận chuyển, xử lý sau bán (thu COD, quản lý đơn hoàn trả, báo cáo và đối soát…) đảm bảo sản phẩm đến tay khách nhanh chóng, đúng cam kết và chỉn chu. 

Khác với seller tự lo toàn bộ khâu hậu cần, dịch vụ đóng gói và vận chuyển được cung cấp bởi các đơn vị Fulfillment chuyên nghiệp. Đơn vị Fulfillment sở hữu hệ thống kho bãi, trang thiết bị, vật liệu đóng gói đạt chuẩn và đội ngũ được đào tạo bài bản, có khả năng xử lý đa dạng mặt hàng từ sản phẩm thông thường, sản phẩm cần điều kiện bảo quản đặc biệt đến hàng dễ vỡ hoặc hàng cồng kềnh, giá trị cao. 

2. Lợi ích của dịch vụ đóng gói và vận chuyển đối với seller

Trong bối cảnh thị trường TMĐT cạnh tranh gay gắt, chỉ những nhà bán hàng vận hành chuyên nghiệp mới có thể duy trì lợi thế, phát triển bền vững. Chính vì thế, việc hợp tác với dịch vụ đóng gói và vận chuyển mang lại cho seller nhiều lợi ích thiết thực: 

2.1. Nâng cao hiệu suất vận hành 

Kể từ ngày 01/04/2025, chính sách vận hành trên sàn TMĐT thường xuyên thay đổi, tạo áp lực lớn cho seller. Khi tự đóng gói, seller dễ bị quá tải vào những ngày sale lớn, số lượng đơn tăng đột biến. Hệ quả là đóng gói sơ sài, lấy nhầm sản phẩm, thiếu sự đồng nhất trong quy cách đóng gói. Việc xử lý chậm còn khiến đơn bàn giao trễ, không đạt SLA sàn, dẫn đến bị trừ điểm vận hành và làm khách hàng không hài lòng. 

Đơn vị Fulfillment ứng dụng nền tảng công nghệ hiện đại như hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS và quản lý kho thông minh WMS để số hóa toàn bộ quy trình. Nhờ vậy, đơn hàng được đóng gói nhanh, đồng nhất và chính xác ngay cả trong mùa cao điểm. Đồng thời, Fulfillment kết nối trực tiếp với các đơn vị vận chuyển uy tín, đảm bảo lấy hàng đúng giờ cắt đơn (cut-off time). 

2.2. Tiết kiệm chi phí vận hành 

Thay vì phải tự đầu tư kho bãi, trang thiết bị đóng gói và thuê nhân sự, seller chỉ cần trả phí dịch vụ dựa trên thể tích lưu kho và số lượng đơn hàng thực tế. Điều này giúp seller tiết kiệm chi phí cố định và các chi phí biến đổi như: 

• Chi phí vật liệu đóng gói: Đơn vị Fulfillment mua số lượng lớn với giá tốt, giảm chi phí đóng gói trên mỗi đơn hàng so với việc seller tự mua lẻ. 

• Chi phí vận chuyển: Đơn vị Fulfillment liên kết API trực tiếp với nhiều đơn vị vận chuyển uy tín (GHN, GHTK, Shopee Express, Lex…) nên dễ dàng thương lượng mức phí ưu đãi. 

• Chi phí nhân sự: Đơn vị Fulfillment có sẵn đội ngũ chuyên môn cao, được đào tạo bài bản và linh hoạt bổ sung nhân sự mùa cao điểm. Seller không cần tốn chi phí tuyển dụng, đào tạo hay tăng ca, không lo quản trị nhân sự. 

• Chi phí rủi ro vận hành: Quy trình chuẩn và chuyên nghiệp giúp giảm tỷ lệ đơn hoàn trả, hạn chế thiệt hại do hư hỏng hoặc thất lạc. 

 Đặc biệt, với các shop có sản lượng đơn hàng cao, chi phí bình quân trên mỗi đơn càng giảm, giúp tối ưu ngân sách và tăng lợi nhuận cho seller. 

2.3. Tăng trải nghiệm khách hàng và đánh giá tích cực 

Một đơn hàng được đóng gói cẩn thận, giao đúng hẹn không chỉ bảo vệ sản phẩm mà còn tạo ấn tượng tốt, giúp khách hàng ghi nhớ thương hiệu và có xu hướng quay lại mua hàng. Các đơn vị Fulfillment chuyên nghiệp luôn đảm bảo tiêu chuẩn đóng gói đồng nhất, đồng thời hỗ trợ tùy chỉnh theo nhận diện thương hiệu như hộp carton, băng keo in logo, kèm voucher, thư cảm ơn… giúp đơn hàng đẹp mắt và chuyên nghiệp khi đến tay người nhận. 

Bên cạnh đó, việc giao hàng đúng thời gian cam kết góp phần duy trì chỉ số vận hành tốt trên sàn TMĐT, tránh bị phạt do giao trễ hoặc đóng gói sai. Khi khách hàng hài lòng, họ để lại đánh giá tích cực, giúp nâng cao uy tín thương hiệu và tăng tỷ lệ chuyển đổi ở những đơn hàng tiếp theo. Ví dụ, Shopee áp dụng “Tỷ lệ đánh giá chất lượng sản phẩm tiêu cực (PQR)” là một trong những tiêu chí phạt điểm Sao quả tạ, nếu PQR vượt 20% sản phẩm có thể bị xóa khỏi gian hàng. Điều này cho thấy trải nghiệm khách hàng ảnh hưởng lớn đến doanh số và hoạt động vận hành của shop. 

2.4. Tập trung vào phát triển kinh doanh 

Bằng cách giao phó khâu hậu cần cho dịch vụ đóng gói và vận chuyển uy tín, seller có thể toàn tâm tập trung vào các hoạt động cốt lõi như phát triển sản phẩm, triển khai chiến dịch bán hàng và marketing, chăm sóc khách hàng. Điều này giúp gia tăng doanh số và mở rộng thị phần mà không bị gián đoạn bởi các công việc hậu cần. Đây chính là nền tảng giúp nhà bán hàng duy trì tốc độ tăng trưởng bền vững, tạo lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. 

3. Các loại hàng hóa cần dịch vụ đóng gói và vận chuyển chuyên nghiệp

Nhiều seller thường băn khoăn liệu có nên sử dụng dịch vụ đóng gói và vận chuyển hay không. Thực tế, với những mặt hàng thông thường, sản lượng chỉ vài chục đơn/ngày và giá trị đơn hàng thấp, việc tự xử lý giúp seller chủ động hơn, tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nếu đang kinh doanh các nhóm hàng dưới đây, seller nên hợp tác với đơn vị Fulfillment để tối ưu hiệu quả và chi phí vận hành lâu dài.

3.1. Hàng thông thường nhưng số lượng lớn 

Là những sản phẩm thông thường, không yêu cầu bảo quản đặc biệt như thời trang và phụ kiện, hàng tiêu dùng nhanh, gia dụng… có sản lượng đơn lớn, khoảng 100 đơn/ngày trở lên. Dịch vụ đóng gói và vận chuyển giúp xử lý đơn hàng nhanh, hạn chế sai sót, đồng nhất về quy cách và đảm bảo đáp ứng kịp thời các đợt cao điểm. 

3.2. Hàng yêu cầu bảo quản đặc biệt 

Bao gồm mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm chức năng, mẹ và bé… cần bảo quản ở nhiệt độ ổn định, tránh ánh sáng trực tiếp và độ ẩm cao. Đơn vị Fulfillment trang bị kho mát nhiệt độ duy trì từ 20-28 độ C, độ ẩm dưới 70%, quy trình xử lý khép kín đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng vẫn nguyên vẹn. 

3.3. Hàng dễ vỡ 

Nhóm hàng dễ vỡ bao gồm các sản phẩm làm từ chất liệu như thủy tinh, gốm sứ hoặc chai lọ chứa chất lỏng (nước hoa, tinh dầu, sữa tắm…), thiết bị điện tử… Những mặt hàng này cần quy trình đóng gói nghiêm ngặt, sử dụng vật liệu chèn lót chuyên dụng, hộp carton chịu lực, kỹ thuật đóng gói chắc chắn để hạn chế va đập trong quá trình vận chuyển. Dịch vụ đóng gói và vận chuyển hàng dễ vỡ chuyên nghiệp đảm bảo sản phẩm được xử lý an toàn ở mọi khâu, từ đó giảm tối đa nguy cơ hư hỏng, mang lại sự yên tâm cho seller. 

>>> Xem thêm: Dịch vụ đóng gói và vận chuyển hàng dễ vỡ, đảm bảo an toàn 

3.4. Hàng cồng kềnh, quá khổ 

Là các mặt hàng có kích thước lớn, trọng lượng nặng hoặc hình dạng đặc biệt như gia dụng, dụng cụ thể thao, thùng sữa… Dịch vụ đóng gói và vận chuyển bố trí khu lưu trữ riêng, kệ chịu lực, xe nâng, phương tiện bốc xếp chuyên dụng. Quy trình đóng gói tối ưu kích thước giúp hạn chế phí quá khổ, kết hợp đối tác giao hàng phù hợp để đảm bảo an toàn và tối ưu thời gian giao.

>>> Xem thêm: Dịch vụ đóng gói và vận chuyển hàng cồng kềnh 

4. Quy trình đóng gói và vận chuyển chuyên nghiệp

Quy trình đóng gói và vận chuyển chuyên nghiệp thường trải qua các bước cơ bản gồm: 

Bước 1: Nhập kho, đồng bộ kênh bán hàng 

Hàng hóa được nhập vào kho, hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS kết nối tất cả kênh bán của seller, giúp quản lý tồn kho, đơn hàng tập trung, chính xác. 

Bước 2: Lưu kho khoa học 

Sản phẩm được phân loại theo từng đặc tính riêng (kích thước, loại hàng, điều kiện bảo quản…) và sắp xếp tại vị trí lưu kho tối ưu do hệ thống quản lý kho WMS chỉ định, sẵn sàng xuất kho khi có đơn hàng. 

Bước 3: Xử lý đơn hàng 

OMS tự động xác nhận đơn hàng, gửi yêu cầu đến WMS để nhân viên lấy hàng nhanh, đúng sản phẩm, đủ số lượng. Vật liệu, quy cách đóng gói được thiết lập sẵn trên OMS nhằm đóng gói đồng bộ, không cần ghi nhớ thủ công. Một đơn vị Fulfillment chuyên nghiệp có năng lực xử lý trên vài chục nghìn đơn mỗi ngày. 

Bước 4: Bàn giao cho đơn vị vận chuyển 

Đơn hàng được bàn giao cho đối tác vận chuyển đúng thời gian quy định của sàn TMĐT, đảm bảo tuân thủ SLA và tối ưu tốc độ, chi phí giao hàng. 

Bước 5: Theo dõi, hỗ trợ sau bán 

Seller có thể theo dõi toàn bộ hành trình đơn hàng từ tất cả các kênh trên OMS. Đơn vị Fulfillment hỗ trợ thu hộ COD, đối soát minh bạch, đồng thời xử lý nhanh các trường hợp đổi trả hoặc hoàn hàng để seller yên tâm kinh doanh. 

5. Checklist 4 tiêu chí lựa chọn dịch vụ đóng gói và vận chuyển uy tín

Sau khi hiểu rõ lợi ích mà dịch vụ hoàn tất đơn hàng mang lại, seller cần chọn đối tác cung cấp dịch vụ dựa trên các tiêu chí sau:

5.1. Năng lực và kinh nghiệm xử lý đa dạng mặt hàng 

Seller nên ưu tiên lựa chọn đơn vị Fulfillment có năng lực vận hành ổn định, không bị gián đoạn ngay cả trong mùa cao điểm, kinh nghiệm xử lý nhiều nhóm hàng khác nhau. Điều này đảm bảo đơn vị có trang thiết bị, quy trình phù hợp để bảo vệ sản phẩm an toàn, đúng tiêu chuẩn. Để đánh giá tiêu chí này, seller có thể trực tiếp tham quan kho của đơn vị Fulfillment, đồng thời yêu cầu cung cấp danh sách nhóm hàng đã từng xử lý, các case study tiêu biểu hoặc phản hồi thực tế từ khách hàng cùng ngành. 

5.2. Hệ thống công nghệ hiện đại 

Một trong những yếu tố tạo nên lợi thế khác biệt về tốc độ, độ chính xác và hiệu quả của đơn vị Fulfillment là nền tảng công nghệ. Những đơn vị uy tín cần ứng dụng hệ thống hiện đại vào quy trình vận hành, như OMS và WMS. Để đánh giá yếu tố này, seller có thể yêu cầu đơn vị Fulfillment demo hệ thống, từ đó kiểm tra giao diện có dễ sử dụng không, tính năng có đáp ứng nhu cầu vận hành hay không, cũng như tính ổn định khi khối lượng đơn tăng cao trong mùa cao điểm. 

5.3. Chi phí hợp lý, chính sách minh bạch 

Bảng báo giá dịch vụ cần được trình bày minh bạch, chi tiết, tránh các khoản phụ phí ẩn. Trong trường hợp phát sinh thêm chi phí hợp lý trong quá trình hợp tác, đơn vị Fulfillment phải trao đổi, thống nhất với seller. Các chính sách liên quan cần được quy định rõ ngay từ đầu, kèm đầy đủ điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo quyền lợi hai bên. Để lựa chọn tối ưu, seller nên so sánh bảng giá của nhiều đơn vị, không chỉ dựa vào mức chi phí thấp nhất, mà cần cân nhắc hợp lý giữa giá thành và chất lượng dịch vụ nhận được. 

5.4. Chăm sóc khách hàng nhiệt tình 

Ngoài 3 yếu tố trên, dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng là tiêu chí quan trọng. Một đơn vị uy tín cần có đội ngũ hỗ trợ phản hồi nhanh, giải đáp kịp thời các thắc mắc, chủ động xử lý sự cố trong quá trình vận hành. Seller có thể đánh giá tiêu chí này qua thời gian phản hồi, mức độ chuyên nghiệp khi tư vấn, khả năng hỗ trợ xuyên suốt từ khi bắt đầu hợp tác cho đến các tình huống phát sinh sau này. 

6. N&H Fulfillment – Đối tác đóng gói và vận chuyển đáng tin cậy

N&H Fulfillment là đối tác cung cấp dịch vụ đóng gói và vận chuyển chuyên nghiệp cho nhiều seller trên toàn quốc.

Lợi thế nổi bật của N&H Fulfillment: 

• Kinh nghiệm vận hành đa dạng ngành hàng: Đã vận hành thành công nhiều ngành hàng như mỹ phẩm, thời trang, thiết bị điện tử, gia dụng, mẹ và bé với tỷ lệ đơn hàng đóng gói chính xác đạt 99.9% và đạt SLA sàn 99%. 

• Hạ tầng và công nghệ hiện đại: Trung tâm hoàn tất đơn hàng đạt chuẩn, rộng hơn 5,000m2, có vị trí chiến lược tại TP.HCM và Hà Nội. N&H Fulfillment tích hợp sẵn hệ thống OMS và WMS, đảm bảo vận hành nhanh, chính xác, hiệu quả. 

• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng sẵn lòng hỗ trợ mọi vấn đề, thắc mắc của seller kịp thời, linh hoạt. 

Nhờ sự kết hợp giữa kinh nghiệm, nền tảng công nghệ và dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, N&H Fulfillment đã và đang là đối tác cung cấp dịch vụ đóng gói và vận chuyển tin cậy, đồng hành cùng nhiều seller kinh doanh trực tuyến. 

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment:   

• Kho Fulfillment An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, TPHCM. 

• Kho Fulfillment Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Long Biên, Hà Nội. 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ đóng gói và vận chuyển.