Thương mại điện tử bùng nổ kéo theo sự cạnh tranh khốc liệt: Một “miếng bánh” nhưng có hàng trăm nghìn seller “xâu xé”, trong khi khách hàng ngày càng kỳ vọng giao hàng nhanh, đóng gói chỉn chu. Nhiều seller vẫn loay hoay với bài toán tồn kho, xử lý đơn hàng, giao hàng, khiến họ lép vế trước đối thủ. Đây chính là lúc Ecommerce Fulfillment trở thành giải pháp toàn diện, giúp seller tập trung phát triển kinh doanh, tăng lợi thế cạnh tranh. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu định nghĩa, quy trình và lợi ích mà Ecommerce Fulfillment mang lại. 

1. Ecommerce Fulfillment là gì?

Ecommerce Fulfillment (nghĩa tiếng Việt: Hoàn tất đơn hàng thương mại điện tử) là dịch vụ bên thứ ba thay seller xử lý toàn bộ khâu vận hành: nhập kho, quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng, bàn giao đơn vị vận chuyển và xử lý sau bán (hàng hoàn trả, thu COD, báo cáo, đối soát…). Nhờ đó, seller yên tâm tập trung bán hàng, trong khi việc hậu cần được đảm bảo đồng bộ, chuyên nghiệp.

Là seller kinh doanh trên sàn TMĐT, mạng xã hội, website…, chắc hẳn bạn từng đối mặt với áp lực: 

• Ngày sale lớn, đơn hàng tăng gấp 2-3 lần ngày thường, đội ngũ nội bộ quá tải, xử lý đơn chậm, dễ soạn nhầm hàng khiến khách phàn nàn, tỷ lệ huỷ đơn tăng cao. 

• Quản lý đa kênh bán gặp nhiều khó khăn do thiếu sự đồng bộ. Mỗi nhân viên phụ trách một kiểu khiến dữ liệu giữa các kênh rời rạc, không thống nhất. 

• Thiếu kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, dẫn đến tình trạng hàng tồn lâu, khó xoay vòng vốn. 

• Chi phí vận hành leo thang: Thuê kho, thuê thêm nhân sự mùa cao điểm, mua vật tư đóng gói… nhưng vẫn kém hiệu quả, khiến lợi nhuận ngày càng sụt giảm. 

Đây là một vài vấn đề phổ biến mà Ecommerce Fulfillment có thể giải quyết, seller không còn mất thời gian, công sức loay hoay với khâu hậu cần. Để tìm hiểu lợi ích của dịch vụ Fulfillment, hãy cùng khám phá chi tiết ở phần tiếp theo. 

2. Lợi ích của dịch vụ Ecommerce Fulfillment

Thuê ngoài dịch vụ hoàn tất đơn hàng TMĐT là giải pháp tối ưu đáp ứng nhu cầu vận hành, đặc biệt khi seller có kế hoạch mở rộng quy mô. Dưới đây là lợi ích mà dịch vụ Ecommerce Fulfillment hỗ trợ thương hiệu của bạn. 

2.1. Tiết kiệm chi phí vận hành 

Seller không cần đầu tư kho bãi riêng, tuyển thêm nhân sự, chuẩn bị vật tư đóng gói… Thay vào đó, chi phí dịch vụ Fulfillment tính theo thể tích lưu kho và đơn hàng thực tế phát sinh. Cách tính phí này giúp seller tối ưu ngân sách, linh hoạt hơn trong mùa cao điểm, ví dụ khi đơn tăng đột biến, vẫn đáp ứng kịp thời mà không cần mở rộng hạ tầng hay gánh thêm chi phí cố định. 

Các khoản chi phí được tối ưu như: 

• Kho bãi: Không cần thuê mặt bằng hoặc mở rộng kho riêng. 

• Chi phí vận hành: Trang thiết bị, máy móc, công nghệ… 

• Nhân sự: Không tốn chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân viên, không cần tuyển nhân viên thời vụ trong dịp cao điểm. 

• Vật tư đóng gói: Đơn vị Fulfillment nhập vật tư đóng gói số lượng lớn nên có mức phí ưu đãi hơn. 

• Vận chuyển: Đơn vị Ecommerce Fulfillment thương lượng được mức phí vận chuyển tốt hơn. 

• Chi phí ẩn: Do sai sót đóng gói, tồn kho lâu ngày, hoàn trả cao… 

2.2. Giảm thiểu sai sót và tỷ lệ hoàn trả 

Hoàn tất đơn hàng chính xác là yếu tố then chốt để seller thành công trong kinh doanh trực tuyến, nhưng đây lại không phải là thế mạnh của phần lớn seller thương mại điện tử. Khi giao phó khâu vận hành cho đơn vị chuyên nghiệp, seller không cần có kinh nghiệm vận hành mà vẫn đảm bảo quy trình xử lý bài bản, giảm sai sót, tỷ lệ hoàn trả. 

Nhờ ứng dụng công nghệ OMS & WMS (hệ thống quản lý bán hàng đa kênh & hệ thống quản lý kho) hiện đại, toàn bộ dữ liệu tồn kho, đơn hàng đa kênh được đồng bộ theo thời gian thực, tự động xác nhận đơn, số hoá quản lý sản phẩm giúp hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn sản phẩm, thiếu hàng hoặc sót đơn. Camera ghi hình toàn bộ quy trình đóng gói giúp seller dễ kiểm soát chất lượng hoặc làm bằng chứng khiếu nại. 

2.3. Đảm bảo tốc độ giao hàng đạt SLA sàn 

Ecommerce Fulfillment giúp seller đảm bảo tốc độ giao hàng đúng 99% SLA sàn nhờ kết nối API trực tiếp với các đơn vị vận chuyển lớn (SPX, Lex, J&T, GHN…), kể cả đơn hoả tốc, 2h, 4h. Bên cạnh đó, đội ngũ vận hành kinh nghiệm dày dặn có thể linh hoạt, đề xuất giải pháp để tối ưu tốc độ, chi phí giao hàng cho seller.

Khác với vận hành nội bộ thường giới hạn ở một vài địa điểm, khi hợp tác với đơn vị Fulfillment, seller có thể lựa chọn vị trí kho bãi chiến lược để tiếp cận khách hàng thuận tiện hơn. Ví dụ: kho Fulfillment tại Hà Nội phục vụ khách miền Bắc, kho tại TP.HCM phục vụ khách miền Nam. Cách phân bổ này không chỉ mở rộng quy mô kinh doanh mà còn giúp đơn hàng đến tay khách nhanh hơn, tạo lợi thế cạnh tranh rõ rệt. 

2.4. Nâng cao trải nghiệm khách hàng 

Dịch vụ Fulfillment giúp seller tạo ra trải nghiệm mua sắm tích cực nhờ quy trình đóng gói chuyên nghiệp, giao hàng đúng hẹn, xử lý sau bán minh bạch. Khi khách hàng hài lòng, họ có xu hướng quay lại mua hàng, sẵn sàng giới thiệu thương hiệu cho người khác, tạo hiệu ứng truyền miệng (Word of Mouth). Những đánh giá tích cực 5 sao trên sàn TMĐT cũng giúp cải thiện điểm vận hành, nâng cao uy tín của shop. 

Ngoài ra, Fulfillment hỗ trợ đóng gói tùy chỉnh theo nhận diện thương hiệu, đơn hàng trở nên khác biệt, khách hàng cảm thấy được trân trọng và ghi nhớ thương hiệu lâu dài. Tóm lại, Fulfillment giúp seller vận hành chuyên nghiệp, gia tăng sự hài lòng và trung thành từ khách hàng. 

3. Quy trình Ecommerce Fulfillment

Quy trình Ecommerce Fulfillment là chuỗi hoạt động khép kín từ lúc hàng hóa được nhập kho đến khi đơn hàng giao tận tay khách. Tất cả được vận hành trên nền tảng công nghệ WMS (Warehouse Management System) và OMS (Order Management System), đảm bảo tính chính xác, minh bạch, nhanh chóng. 

Bước 1: Nhập kho (Inbound) 

• Seller gửi hàng đến kho Fulfillment. 

• Nhân viên thực hiện kiểm đếm, ghi nhận đầy đủ thông tin sản phẩm lên hệ thống quản lý kho WMS. 

• Hàng hóa được phân loại và sắp xếp theo vị trí lưu trữ tối ưu, đảm bảo dễ dàng truy xuất. 

• Kết nối đa kênh bán lên hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS để đồng bộ dữ liệu tồn kho, đơn hàng. 

Bước 2: Lưu kho & quản lý tồn kho 

• Hàng hóa được bảo quản trong kho tiêu chuẩn, kho mát hoặc kho cao tải tuỳ vào đặc thù từng ngành hàng với nhiệt độ, độ ẩm ổn định. 

• OMS & WMS đồng bộ tồn kho real-time (theo thời gian thực), giúp seller theo dõi chính xác lượng hàng còn lại trên tất cả các kênh bán, lịch sử xuất, nhập, di chuyển của hàng hoá trong kho. 

• WMS cảnh báo khi tồn kho sắp hết hoặc tồn lâu, hỗ trợ seller lên kế hoạch nhập hàng/xả hàng kịp thời, tối ưu vòng quay hàng tồn kho. 

Bước 3: Xử lý đơn hàng 

• Khi khách đặt hàng, OMS tự động xác nhận đơn, đồng bộ về hệ thống. 

• WMS chỉ định lộ trình lấy hàng (picking) tối ưu để nhân viên lấy hàng nhanh, đúng, đủ. 

• Sản phẩm được đóng gói theo tiêu chuẩn (hộp carton, giấy bubble, giấy chèn, băng keo…) hoặc tùy chỉnh theo yêu cầu thương hiệu (hộp carton, băng keo in logo, kèm voucher, thư cảm ơn…). OMS thiết lập sẵn thông tin đóng gói để nhân viên thực hiện đồng bộ, hạn chế sai sót. 

Bước 4: Bàn giao đơn vị vận chuyển 

• Đơn vị Ecommerce Fulfillment kết nối API trực tiếp với các đơn vị vận chuyển uy tín (SPX, Lex, GHN, GHTK, J&T…) đảm bảo bàn giao đúng thời gian cắt đơn của sàn, giúp tối đa tỷ lệ đơn đạt SLA. 

• Cả seller và người mua có thể theo dõi hành trình vận chuyển minh bạch, rõ ràng. 

Bước 5: Xử lý sau bán 

• Hỗ trợ xử lý hàng hoàn: Kiểm tra tình trạng sản phẩm, phân loại chất lượng hàng, tái nhập kho nếu sản phẩm đạt chất lượng. 

• Đối soát tiền thu hộ COD với đơn vị vận chuyển, thanh toán định kỳ cho seller. 

• Báo cáo hiệu quả vận hành theo kênh, doanh thu, CTKM, theo yêu cầu… để seller có cơ sở đưa ra chiến lược phát triển kinh doanh. 

>>> Xem thêm: Giải pháp giảm tỷ lệ đơn hàng hoàn trả cho seller tất cả ngành hàng 

4. Seller cần lưu ý gì khi triển khai Ecommerce Fulfillment?

Hiểu rõ lợi ích mà dịch vụ Fulfillment mang lại, seller cũng cần nắm vững những lưu ý quan trọng dưới đây để khai thác tối đa hiệu quả khi triển khai. 

4.1. Chi phí dịch vụ Fulfillment cao 

Nhiều seller mới thường lo ngại chi phí Fulfillment cao hơn so với tự vận hành. Điều này hoàn toàn hợp lý nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh, sản lượng đơn còn ít, tự vận hành sẽ tiết kiệm chi phí hơn. Tuy nhiên, khi sản lượng tăng lên từ khoảng 100 đơn/ngày, Fulfillment mang lại hiệu quả: Mọi khoản phí được tối ưu, sản lượng càng cao thì chi phí trung bình trên mỗi đơn hàng càng thấp. 

4.2. Rủi ro khi chọn sai đối tác 

Dịch vụ Fulfillment chỉ thực sự mang lại hiệu quả khi seller hợp tác với một đơn vị chuyên nghiệp. Để hạn chế rủi ro chọn sai đối tác này, seller cần: 

• Đánh giá năng lực vận hành: Tham quan trực tiếp kho, quan sát quy trình xử lý đơn thực tế. 

• Kiểm tra nền tảng công nghệ: Trải nghiệm demo hệ thống OMS/WMS để đảm bảo thân thiện người dùng, tính năng ổn định. 

• Xem chính sách báo giá & hợp đồng: Ưu tiên đơn vị cung cấp bảng giá minh bạch, cam kết SLA rõ ràng. 

• Tham khảo đánh giá thực tế: Tìm hiểu phản hồi từ khách hàng cũ, cộng đồng seller hoặc các nguồn tin chính thống trên Internet. 

Chỉ khi chọn đúng đối tác uy tín, seller mới tận dụng trọn vẹn lợi ích của dịch vụ Ecommerce Fulfillment và an tâm tập trung phát triển kinh doanh. 

4.3. Khả năng kiểm soát trực tiếp 

Seller không trực tiếp tham gia đóng gói hay vận hành, dễ lo lắng mất quyền kiểm soát trực tiếp. Do đó, ngoài năng lực vận hành, seller hãy chọn đơn vị có hệ thống quản lý tồn kho, đơn hàng (như OMS, WMS), cho phép theo dõi mọi dữ liệu minh bạch để yên tâm giám sát. 

4.4. Bảo mật dữ liệu khách hàng 

Hiện nay, cùng với sự phát triển của công nghệ, nguy cơ dữ liệu khách hàng bị chia sẻ hoặc rò rỉ khi giao cho bên thứ ba là điều seller cần đặc biệt lưu ý. Vì vậy, trước khi hợp tác, seller nên lựa chọn những đơn vị Fulfillment có cam kết bảo mật dữ liệu, điều khoản pháp lý rõ ràng, hệ thống công nghệ đạt chuẩn bảo mật. 

Tóm lại, lựa chọn đối tác Fulfillment uy tín cần dựa trên nhiều tiêu chí: năng lực vận hành, công nghệ hiện đại, chính sách minh bạch, bảo mật dữ liệu, khả năng tuỳ chỉnh dịch vụ linh hoạt…

N&H Fulfillment là một trong những đối tác Ecommerce Fulfillment uy tín của hàng trăm seller với: 

• Năng lực vận hành hơn 30,000 đơn/ngày, đóng gói chính xác 99.9%, đạt 99% SLA sàn. 

• Hệ thống OMS, WMS thông minh, cho phép seller theo dõi dữ liệu tồn kho, đơn hàng minh bạch, chủ động trích xuất báo cáo chi tiết. 

• Chính sách hợp tác được quy định rõ ràng trong hợp đồng, tránh phát sinh tranh chấp, cam kết bảo mật dữ liệu khách hàng tuyệt đối. 

• Chi phí linh hoạt, chiết khấu hấp dẫn cho seller có sản lượng lớn hoặc hợp đồng dài hạn, miễn phí lưu kho 30 ngày, miễn phí sử dụng hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS khi hợp tác. 

• Hỗ trợ tuỳ chỉnh dịch vụ theo đặc thù ngành hàng của seller để tối đa hiệu quả kinh doanh. 

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment:   

• Kho Fulfillment An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, TPHCM. 

• Kho Fulfillment Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Long Biên, Hà Nội. 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.