Thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng, mang đến nhiều cơ hội nhưng cũng tạo không ít áp lực cho seller. Trong một thị trường mà hàng nghìn shop cùng bán các sản phẩm tương tự, khách hàng ngày càng kỳ vọng nhiều hơn: không chỉ về giá mà còn về tốc độ giao hàng, chất lượng đóng gói và dịch vụ chuyên nghiệp. Để đáp ứng kỳ vọng này, dịch vụ Fulfillment trở thành giải pháp được nhiều seller quan tâm. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết: Dịch vụ Fulfillment là gì, quy trình, lợi ích cho seller, cũng như cách lựa chọn đơn vị Fulfillment uy tín. 

1. Dịch vụ Fulfillment là gì?

Để tìm hiểu định nghĩa dịch vụ Fulfillment là gì, chúng ta cùng giải thích thông qua case study dưới đây: 

Bạn là seller đang kinh doanh văn phòng phẩm trên Shopee, TikTok Shop và website. Bình thường, mỗi ngày chỉ có 40-50 đơn, khối lượng công việc vừa đủ để đội ngũ nhân viên nội bộ xử lý. Tuy nhiên, vào các dịp cao điểm như mùa tựu trường hay giai đoạn cận Giáng sinh, nhu cầu mua sắm quà tặng, đồ trang trí, vật dụng văn phòng, trường học tăng mạnh, số lượng đơn hàng có thể tăng vọt trên 100 đơn/ngày. Lúc này, nhiều vấn đề bắt đầu phát sinh: 

• Không kịp xử lý đơn, khách đánh giá xấu, tỷ lệ huỷ đơn tăng. 

• Dữ liệu đơn hàng rời rạc giữa các kênh, tồn kho lộn xộn, khó kiểm soát, không biết khi nào cần nhập thêm hay xả bớt hàng tồn. 

• Kho quá tải, sản phẩm mới nhập không có chỗ sắp xếp. 

• Nhân sự nội bộ xử lý không kịp, phải thuê nhân sự thời vụ tốn kém nhưng năng suất, chất lượng công việc không đảm bảo. 

Dịch vụ Fulfillment chính là giải pháp thay seller thực hiện toàn bộ quy trình: Từ nhập kho, quản lý tồn kho bằng hệ thống quản lý kho thông minh WMS, xử lý đơn hàng với hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS, cho đến bàn giao vận chuyển và xử lý sau bán. Nói cách khác, Fulfillment giúp seller “rảnh tay” khỏi quy trình phức tạp, tập trung bán hàng, phát triển thương hiệu, trong khi việc vận hành đảm bảo nhanh chóng, chuyên nghiệp. 

2. Dịch vụ Fulfillment thay seller làm những gì?

Dịch vụ Fulfillment giống như một “bộ phận vận hành thuê ngoài” toàn diện. Seller không cần trực tiếp xử lý đơn hàng thủ công, mà tất cả các công đoạn đều được đơn vị Fulfillment đảm nhận. 

2.1. Nhập kho (Inbound)

• Kết nối tất cả kênh bán của seller (sàn TMĐT, website, mạng xã hội, chuỗi cửa hàng…) lên hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS để đồng bộ dữ liệu tồn kho, đơn hàng. 

• Hàng hóa từ nhà sản xuất/nhà cung cấp được nhập về kho Fulfillment hoặc seller gửi hàng đến kho. 

• Đội ngũ nhân viên của đơn vị Fulfillment tiến hành kiểm đếm số lượng, kiểm tra chất lượng kỹ càng đảm bảo tính chính xác cao ngay từ khâu đầu tiên. 

2.2. Quản lý tồn kho

• Dịch vụ Fulfillment thay seller quản lý toàn bộ hàng tồn kho khoa học, với nhiều loại kho chuyên biệt như kho thường, kho mát, kho cao tải, tuỳ thuộc đặc thù từng sản phẩm. 

• Hệ thống WMS giúp đồng bộ dữ liệu tồn kho đa kênh theo thời gian thực, seller có thể theo dõi tồn kho mọi lúc, mọi nơi, tránh tình trạng oversell (bán quá số lượng thực tế) hoặc undersell (hết hàng nhưng không cập nhật kịp) như khi quản lý thủ công. 

• Seller chỉ cần theo dõi số lượng tồn kho, lịch sử di chuyển hàng hóa trong kho và nhận cảnh báo về sản phẩm bán chậm, bán chạy để đưa ra quyết định nhập hàng, xả hàng kịp thời mà không cần trực tiếp can thiệp vào quá trình lưu kho. 

2.3. Xử lý đơn hàng 

Khi có đơn hàng phát sinh, hệ thống OMS của đơn vị Fulfillment tự động xác nhận, đồng bộ dữ liệu từ tất cả kênh bán (sàn TMĐT, website, mạng xã hội…). Ngay sau đó, yêu cầu được chuyển trực tiếp xuống kho mà seller không cần thao tác thủ công, vừa đỡ tốn công sức vừa rút ngắn thời gian xử lý đơn.

Nhân viên tiến hành picking (lấy hàng) theo chỉ dẫn trên hệ thống, đảm bảo lấy đúng sản phẩm – đúng số lượng – đúng biến thể, hạn chế tối đa nhầm lẫn đến 99.9%. Tiếp đó, sản phẩm được packing (đóng gói) theo quy trình chuyên nghiệp: 

• Theo tiêu chuẩn: Đóng gói theo tiêu chuẩn của từng sàn (ví dụ, Shopee quy định hàng dễ vỡ cần bọc nilon cố định, chèn đệm đủ 6 mặt, đóng thùng carton quấn kín các góc cạnh bằng băng keo, dán tem “Hàng dễ vỡ” bên ngoài thùng) đảm bảo tất cả đơn hàng chống sốc, băng keo chắc chắn, xử lý lên đến hàng chục nghìn đơn/ngày, giúp seller yên tâm ngay cả trong mùa cao điểm. 

• Theo yêu cầu thương hiệu: Seller có thể tùy chỉnh bao bì theo nhận diện riêng như hộp carton in logo, băng keo thương hiệu, kèm thiệp cảm ơn hay voucher khuyến mãi… Giải pháp này giúp gia tăng trải nghiệm khách hàng, góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu. 

Toàn bộ quy trình diễn ra tự động hóa, hỗ trợ bởi nền tảng công nghệ giúp đơn hàng được xử lý chính xác, nhanh chóng và tối ưu chi phí mà seller không cần tự mình làm bất kỳ khâu nào. Quá trình đóng gói được ghi lại bằng camera để seller dễ dàng giám sát chất lượng đóng gói đồng thời dùng làm bằng chứng khiếu nại khi cần. 

2.4. Bàn giao đơn vị vận chuyển 

Sau khi hoàn tất khâu đóng gói, đơn hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển nhanh chóng nhờ hệ thống kết nối API trực tiếp.

• Liên kết API đa hãng vận chuyển: Fulfillment tích hợp sẵn với nhiều đối tác lớn như GHN, GHTK, J&T, Shopee Express, Lex… giúp bàn giao nhanh chóng. Với đơn ngoài sàn, seller có thể lựa chọn hãng vận chuyển tối ưu theo chi phí, thời gian hoặc khu vực giao hàng mà không cần làm việc riêng lẻ với từng hãng. 

• Đúng SLA sàn, cut-off time (giờ cắt đơn): Đơn hàng được phân loại, bàn giao trước giờ cắt đơn của đơn vị vận chuyển. Các đơn hoả tốc, 2h, 4h được ưu tiên xử lý trước để đảm bảo đúng SLA sàn, seller không lo bị phạt điểm vận hành. 

• Theo dõi real-time: Ngay khi bàn giao, trạng thái vận chuyển được cập nhật trên OMS. Cả seller và khách hàng đều có thể theo dõi hành trình vận chuyển theo thời gian thực, đồng thời seller dễ dàng xử lý sự cố phát sinh. 

Nhờ vậy, seller không còn nỗi lo bàn giao trễ hay phải quản lý nhiều hãng vận chuyển, mà vẫn đảm bảo đơn hàng được giao đúng hẹn, nâng cao sự hài lòng của khách hàng. 

2.5. Xử lý sau bán 

Sau khi bàn giao đơn vị vận chuyển, dịch vụ Fulfillment tiếp tục đồng hành cùng seller trong khâu hậu mãi, đảm bảo quy trình khép kín từ đầu đến cuối, mang lại trải nghiệm trọn vẹn cho khách hàng:

• Đơn hoàn trả: Khi có đơn hàng hoàn, đổi trả, nhân viên Fulfillment kiểm tra kỹ tình trạng sản phẩm. Hàng còn nguyên vẹn được tái nhập kho để tiếp tục bán; hàng lỗi, trầy xước được phân loại riêng. Hệ thống cập nhật lý do hoàn trả, báo cáo chi tiết để seller nắm bắt, phân tích và có chiến lược hạn chế đơn hoàn trong tương lai. 

• Đối soát COD & phí vận chuyển: Fulfillment hỗ trợ đối soát với đơn vị vận chuyển, đảm bảo minh bạch trong thanh toán tiền thu hộ (COD) cũng như các loại phí phát sinh. 

• Báo cáo chi tiết: Đơn vị Fulfillment cung cấp báo cáo đầy đủ theo từng sản phẩm, kênh bán, doanh thu, tỷ lệ hoàn trả, chi phí vận hành… Nhờ đó, seller dễ dàng đánh giá hiệu quả kinh doanh, đưa ra quyết định tối ưu về nhập hàng, giá bán hay chiến dịch khuyến mãi. 

Dịch vụ Fulfillment không đơn thuần là đóng gói, giao hàng. Đây là giải pháp hoàn tất đơn hàng hỗ trợ vận hành liền mạch từ trước bán đến sau bán, giúp seller tập trung vào chiến lược tăng trưởng dài hạn. 

>>> Xem thêm: 5 tiêu chí lựa chọn đơn vị Fulfillment uy tín 

3. Lợi ích vượt trội của dịch vụ Fulfillment mà tự vận hành khó đạt được

Hiểu rõ dịch vụ Fulfillment là gì giúp seller nắm được toàn bộ những công việc mà giải pháp này thay thế họ thực hiện. Dưới đây là những lợi ích nổi bật của dịch vụ Fulfillment: 

3.1. Tiết kiệm chi phí vận hành 

Khi hợp tác với đơn vị Fulfillment, seller không cần bỏ vốn lớn để xây dựng hay thuê kho bãi, đầu tư thiết bị, phần mềm quản lý, tuyển dụng nhân sự vận hành hoặc tự lo vật tư đóng gói (hộp carton, túi niêm phong, băng keo…). Tất cả những hạng mục này đều được đơn vị Fulfillment đảm nhận trọn gói với chi phí tối ưu hơn nhờ mua vật tư số lượng lớn, đàm phán mức giá ưu đãi với đơn vị vận chuyển. 

Thay vì gánh nhiều khoản chi cố định, seller chỉ cần trả phí dựa trên thể tích lưu kho và số đơn hàng phát sinh thực tế. Mô hình này giúp kiểm soát ngân sách dễ dàng, đặc biệt trong mùa cao điểm khi lượng đơn tăng gấp nhiều lần: seller vẫn đáp ứng kịp tiến độ mà không lo phát sinh thêm chi phí cố định hay vượt ngoài khả năng kiểm soát. 

3.2. Tăng hiệu quả xử lý đơn hàng 

Trong kinh doanh TMĐT, mỗi sai sót trong khâu vận hành – từ picking, packing đến giao hàng đều có thể dẫn đến đơn hoàn trả, giảm uy tín thương hiệu. Dịch vụ Fulfillment giúp seller tăng hiệu quả xử lý đơn hàng nhờ: 

• OMS tự động xác nhận đơn đổ về từ tất cả các kênh, rút ngắn thời gian xử lý đơn. 

• Toàn bộ sản phẩm được quản lý số hoá, đồng bộ realtime giữa các kênh bán. Điều này giúp đảm bảo picking nhanh với độ chính xác 99,9%. 

• Quy trình đóng gói đồng bộ, thông tin đóng gói được thiết lập sẵn trên OMS, loại bỏ thao tác thủ công giúp giảm sai sót. 

• Tất cả các khâu được giám sát bằng camera, dễ dàng truy xuất dữ liệu khiếu nại, xử lý sự cố nhanh chóng, hạn chế tổn thất. 

• Nhờ độ chính xác cao và đóng gói chỉn chu, tỷ lệ hoàn trả giảm rõ rệt. Seller không phải mất thêm chi phí vận chuyển hai chiều hay bồi thường hư hỏng, từ đó tối ưu lợi nhuận. 

3.3. Đảm bảo tốc độ giao hàng đúng SLA sàn 

Trong thương mại điện tử, tốc độ giao hàng là yếu tố quan trọng quyết định sự hài lòng của khách hàng. Chỉ cần chậm trễ so với cam kết, shop sẽ bị sàn phạt điểm vận hành, có nguy cơ khách huỷ đơn. Đây là lý do dịch vụ Fulfillment trở thành lựa chọn tối ưu, mang lại cho seller nhiều lợi ích: 

• Đảm bảo 99% đơn hàng đạt SLA sàn, kể cả đơn hoả tốc, 2h, 4h. 

• Giảm tỷ lệ huỷ đơn do giao hàng chậm. 

• Tránh bị phạt điểm vận hành từ các sàn TMĐT. 

• Gia tăng uy tín thương hiệu nhờ cam kết giao hàng đúng hẹn, đóng gói chính xác, chỉn chu. 

• Tạo lợi thế cạnh tranh bền vững, giúp seller giữ chân khách. 

3.4. Linh hoạt mở rộng quy mô 

Thay vì phải đầu tư kho bãi, tuyển thêm nhân sự hay xây dựng quy trình vận hành từ đầu khi mở rộng thị trường, seller có thể tận dụng hạ tầng sẵn có của đơn vị Fulfillment để phát triển nhanh chóng, tiết kiệm hơn. 

• Hệ thống đa kho toàn quốc: Seller dễ dàng mở rộng quy mô nhờ mạng lưới kho Fulfillment tại nhiều tỉnh thành. Ví dụ, nếu đang kinh doanh ở TP.HCM nhưng muốn tiếp cận khách hàng tại Hà Nội với tốc độ giao hàng nhanh, chi phí tốt, kể cả đơn hoả tốc, seller chỉ cần gửi hàng vào kho Fulfillment Hà Nội. 

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, linh hoạt: Đơn vị Fulfillment có sẵn đội ngũ vận hành, kế hoạch tăng cường nhân sự khi đơn hàng tăng đột biến, đảm bảo xử lý mượt mà. 

• Tránh lãng phí khi sản lượng giảm: Seller chỉ trả phí theo nhu cầu thực tế, không phải đầu tư hạ tầng dư thừa. Khi đơn hàng ít, chi phí vận hành cũng tự động giảm theo, giúp tối ưu ngân sách. 

>>> Xem thêm: Dịch vụ Fulfillment giúp seller mở rộng quy mô như thế nào? 

Hiểu rõ dịch vụ Fulfillment là gì giúp seller thấy được những lợi ích thiết thực: Tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả xử lý đơn, giảm sai sót, đảm bảo giao hàng đúng SLA, linh hoạt mở rộng quy mô, đặc biệt là mang lại trải nghiệm khách hàng vượt trội. 

Nếu seller đang tìm kiếm một đơn vị Fulfillment uy tín, N&H Fulfillment chính là lựa chọn đáng tin cậy. Với nền tảng công nghệ OMS, WMS thông minh, quy trình chuẩn hóa và đội ngũ vận hành giàu kinh nghiệm tất cả ngành hàng (thời trang, mỹ phẩm, gia dụng, công nghệ & phụ kiện, mẹ & bé…), N&H Fulfillment được nhiều seller tin tưởng để biến vận hành thành lợi thế cạnh tranh dài hạn.

Ưu đãi dịch vụ từ N&H Fulfillment dành cho seller: 

• Miễn phí lưu kho 30 ngày 

• Miễn phí sử dụng hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS 

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment:   

• Kho Fulfillment An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, TPHCM. 

• Kho Fulfillment Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Long Biên, Hà Nội. 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.