Theo Statista, phần lớn người mua sắm trực tuyến mong đợi nhận đơn hàng trong vòng 2 ngày. Nếu trước đây giao hàng nhanh là lợi thế cạnh tranh thì hiện nay nó đã trở thành tiêu chuẩn bắt buộc mà mọi nhà bán hàng cần đáp ứng để duy trì doanh số. Chính vì vậy, dịch vụ 3PL (Third-Party Logistics) là giải pháp chiến lược, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động cốt lõi như bán hàng, phát triển sản phẩm, trong khi khâu lưu kho, đóng gói, vận chuyển được đảm nhiệm bởi đơn vị chuyên nghiệp. 

Bài viết này sẽ chỉ ra 5 sai lầm thường gặp khi chọn công ty 3PL và đưa ra giải pháp giúp doanh nghiệp tránh rủi ro, đồng thời khai thác tối đa lợi ích mà dịch vụ 3PL mang lại. 

1. Đánh giá sai nhu cầu vận hành

Một trong những sai lầm lớn nhất khi chọn đối tác 3PL là không xác định rõ nhu cầu và kỳ vọng ngay từ đầu. Điều này dẫn đến việc đối tác không đáp ứng nhu cầu thực tế, dễ phát sinh xung đột, thậm chí phải đổi nhà cung cấp chỉ sau một thời gian ngắn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và trải nghiệm khách hàng. 

Hiện nay, có hàng chục công ty 3PL uy tín tại Việt Nam, mỗi đơn vị đều có thế mạnh riêng. Thực tế không có 3PL nào là tốt nhất cho tất cả, mà chỉ có 3PL phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

Để chọn đúng, nhà bán hàng cần làm rõ các tiêu chí sau: 

• Số lượng đơn hàng trung bình/ngày và sản lượng tối đa vào giai đoạn cao điểm. 

• Yêu cầu tốc độ xử lý (đóng gói trong ngày, giao trong 2h, 4h…). 

• Đặc thù sản phẩm (hàng dễ vỡ, cần bảo quản nhiệt độ ổn định, hạn sử dụng ngắn…). 

• Dịch vụ bổ sung (đóng gói theo nhận diện thương hiệu, báo cáo, phân tích dữ liệu…). 

• Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng. 

Ngoài ra, nhà bán hàng nên ưu tiên các đơn vị 3PL có kinh nghiệm vận hành ngành hàng tương tự. Khi đã hiểu rõ mình cần gì, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm được đối tác 3PL phù hợp, đồng hành lâu dài. 

2. Chọn đối tác Fulfillment vì “giá rẻ”

Nhiều doanh nghiệp khi chọn công ty 3PL thường đặt tiêu chí “giá rẻ” lên hàng đầu. Điều này có thể tiết kiệm chi phí vận hành trong ngắn hạn, nhưng lại tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. 

Vì sao “giá rẻ” dễ tiềm ẩn nhiều rủi ro? 

• Hạ tầng kho bãi kém, quy trình thủ công, thiếu hệ thống quản lý hiện đại. 

• Tỷ lệ sai sót cao trong quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng. 

• Giao hàng chậm, không đáp ứng kỳ vọng “giao trong 2 ngày”, dẫn đến không đạt SLA trên sàn, bị sàn phạt, không ưu tiên hiển thị sản phẩm. 

• Phát sinh nhiều chi phí ẩn như đổi trả, bồi thường hàng hỏng, xử lý khiếu nại… 

• Làm giảm uy tín thương hiệu, khách hàng rời bỏ. 

Giá là yếu tố quan trọng, nhưng không phải là yếu tố duy nhất. Nhà bán hàng cần đánh giá tổng thể yếu tố giá thành và chất lượng dịch vụ, bao gồm: 

• Năng lực vận hành và nền tảng công nghệ. 

• Cam kết chất lượng dịch vụ minh bạch. 

• Mức độ linh hoạt và khả năng hỗ trợ từ đội ngũ vận hành. 

Khi cân bằng giữa chi phí và chất lượng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí dài hạn, duy trì vận hành ổn định, giảm thiểu rủi ro phát sinh. 

>>> Xem thêm: 3PL khác gì với 1PL 2PL 4PL 5PL? 

3. Không ràng buộc điều khoản rõ ràng trong hợp đồng

Nhiều doanh nghiệp khi hợp tác với đơn vị 3PL đôi khi mắc sai lầm là chỉ trao đổi bằng miệng hoặc dựa vào báo giá sơ bộ mà không ràng buộc rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng. Điều khoản càng rõ ràng, chi tiết, quá trình hợp tác càng suôn sẻ. Điều này dễ dẫn đến tình trạng đổ lỗi, né tránh, không ai chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố. 

Ví dụ: 

• Khi đơn hàng giao chậm, hỏng hóc hoặc mất mát, không có căn cứ để yêu cầu bồi thường. 

• Phát sinh thêm chi phí ngoài hợp đồng nhưng không được thống nhất trước (phí lưu kho, phí xử lý hoàn hàng, phụ phí giao hàng…), khiến tổng chi phí cao hơn dự tính ban đầu. 

Do đó, nhà bán hàng lưu ý hợp đồng cần quy định rõ ràng các điều khoản: 

• Đàm phán minh bạch tất cả các loại chi phí có thể phát sinh: phí lưu kho, phí vận chuyển cao điểm, phí hoàn hàng, phí vật tư đóng gói… 

• Cam kết về chất lượng dịch vụ (SLA, tỷ lệ sai sót cho phép…) 

• Thoả thuận về quy trình xử lý khiếu nại, mức bồi thường trong trường hợp hàng hỏng, mất mát. 

• Thống nhất rõ thời gian cụ thể về thanh toán COD, báo cáo định kỳ… 

• Phân quyền rõ ràng truy cập hệ thống để kiểm tra tồn kho, đơn hàng, nhằm đảm bảo tính minh bạch. 

Nếu có thể, nên bắt đầu bằng hợp đồng thử nghiệm ngắn hạn, sau đó mới ký hợp đồng dài hạn khi đã đánh giá năng lực thực tế. Hợp đồng rõ ràng giúp hai bên hợp tác lâu dài trên cơ sở minh bạch và tin cậy. 

4. Bỏ qua trải nghiệm của khách hàng cuối cùng

Đôi khi doanh nghiệp tập trung vào chi phí, năng lực vận hành hay lợi ích nội bộ mà quên rằng trải nghiệm khách hàng cuối cùng rất quan trọng. Một công ty 3PL uy tín cần tối ưu hiệu quả cho cả doanh nghiệp (người bán) và trải nghiệm khách hàng (người mua). 

Một số trường hợp thường gặp như sản phẩm đến tay khách đóng gói sơ sài, thiếu tính thẩm mỹ, thiếu sản phẩm tặng kèm hoặc không cá nhân hóa như đã cam kết, bao bì không đồng nhất… 

Khi lựa chọn 3PL, doanh nghiệp nên ưu tiên các đơn vị có: 

• Quy trình đóng gói chuyên nghiệp, thẩm mỹ, đồng bộ cho mọi đơn hàng. 

• Khả năng tùy chỉnh bao bì (in logo, kèm quà tặng, voucher, thiệp cảm ơn…). 

• Ứng dụng công nghệ kiểm soát chất lượng, ví dụ: quét mã vạch, camera ghi lại toàn bộ quá trình đóng gói để giảm sai sót và làm căn cứ xử lý khiếu nại. 

• Dịch vụ chăm sóc khách hàng linh hoạt, phản hồi nhanh, hỗ trợ doanh nghiệp kịp thời xử lý sự cố trước khi khách phàn nàn.

Doanh nghiệp nên xem 3PL như người đại diện thương hiệu, cùng nhau mang lại lợi ích và nâng cao trải nghiệm khách hàng, chứ không đơn thuần là một “đối tác vận hành”. 

5. Không đánh giá hiệu suất thường xuyên

Khi hợp tác với công ty 3PL, doanh nghiệp có thể chủ quan, dựa vào điều khoản hợp đồng và mặc định rằng đối tác sẽ vận hành đúng như cam kết. Cách làm này khiến doanh nghiệp khó phát hiện kịp thời vấn đề để có giải pháp xử lý sớm. 

Hệ quả là doanh nghiệp không biết hiệu quả vận hành có như thỏa thuận ban đầu hay không, thiếu dữ liệu để tính toán chi phí chính xác, dẫn đến nhiều khoản phát sinh mà không rõ nguyên nhân, cũng như không có cơ sở để đánh giá năng lực của đối tác Fulfillment. 

Doanh nghiệp cần yêu cầu đối tác 3PL: 

• Cung cấp báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý) với các chỉ số quan trọng: SLA, tỷ lệ sai sót, tỷ lệ và nguyên nhân hoàn hàng, chi phí vận hành… 

• Trang bị hệ thống dashboard trực tuyến, cho phép theo dõi hiệu suất vận hành theo thời gian thực, minh bạch và chính xác. 

• Chủ động đề xuất phương án cải thiện ngay khi phát hiện sai sót hoặc rủi ro trong quá trình vận hành. 

Trên đây là các sai lầm thường gặp của doanh nghiệp khi lựa chọn công ty 3PL. Để có thêm góc nhìn khi lựa chọn đối tác 3PL: 

>>> Xem thêm: 5 lưu ý để chọn đối tác 3PL uy tín 

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment:    

• Kho Fulfillment An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, TPHCM. 

• Kho Fulfillment Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Long Biên, Hà Nội. 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.