Khi kinh doanh online, chúng ta thường tập trung vào chất lượng sản phẩm, chiến dịch marketing hiệu quả hay những kênh bán hàng tạo ra doanh thu cao. Tuy nhiên, có một yếu tố vận hành ít được chú trọng nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, đó chính là chi phí lưu kho. 

Bán được nhiều đơn hàng không có nghĩa là bạn đang vận hành hiệu quả. Nếu không kiểm soát tốt, chi phí lưu kho sẽ âm thầm “gặm nhấm” lợi nhuận. Bài viết này sẽ giúp bạn tối ưu chi phí lưu kho mà vẫn đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định. 

1. Chi phí lưu kho là gì? Gồm những khoản phí nào?

Chi phí lưu kho là toàn bộ các chi phí sử dụng cho mục đích bảo quản, quản lý và duy trì hàng hóa trong kho suốt thời gian chưa được bán hoặc vận chuyển đến tay khách hàng. Đây là phần chi phí quan trọng trong chuỗi cung ứng mà nếu không kiểm soát tốt, seller phải chịu áp lực lớn về tài chính và hiệu suất kinh doanh. 

Dưới đây là các khoản chi phí lưu kho phổ biến mà seller cần chi trả: 

• Chi phí thuê mặt bằng kho: Thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí lưu kho. Nếu seller không tính toán kỹ nhu cầu lưu trữ hàng hóa, đặc biệt vào mùa thấp điểm, diện tích kho dư thừa gây lãng phí. 

• Chi phí quản lý và vận hành kho: Bao gồm tiền lương cho nhân viên, phần mềm quản lý, trang thiết bị, máy móc, điện nước, hệ thống PCCC, hệ thống kho mát (nếu có)… 

• Chi phí phát sinh mùa cao điểm: Vào những dịp Mega sale, lễ Tết, hàng tồn tăng nhanh, seller phải mở rộng kho tạm thời, thuê nhân sự gấp, mua vật liệu đóng gói, bao bì giá cao… Tất cả đều khiến chi phí lưu kho tăng vọt nếu không có sự chuẩn bị từ sớm. 

• Chi phí rủi ro: Chi phí mất mát, thất lạc hay hư hỏng hàng hoá, chi phí biến động nhân sự, hoả hoạn… 

• Chi phí cơ hội: Hàng hóa tồn kho quá lâu khiến dòng tiền bị “đóng băng”. Thay vì dùng vốn để đầu tư vào sản phẩm tiềm năng khác, bạn phải gánh thêm chi phí lưu trữ cho những món hàng bán chậm, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn và lợi nhuận kinh doanh. 

• Chi phí hao mòn tài sản cố định: Bao gồm phí khấu hao giá trị nhà kho, kệ hàng, trang thiết bị, máy móc hỗ trợ như xe nâng, băng chuyền… 

2. Cách tối ưu chi phí lưu kho cho seller kinh doanh online

Chi phí lưu kho là khoản đầu tư lớn khi bán hàng online. Seller có thể tối ưu bằng cách: 

2.1. Quản lý hàng tồn kho khoa học 

Nếu không quản lý tồn kho khoa học, seller dễ rơi vào hai tình huống: Dư thừa hàng hóa dẫn đến tồn đọng chi phí hoặc thiếu hàng làm mất cơ hội bán hàng. 

Một số phương pháp cần áp dụng:  

• Quản lý vòng quay hàng tồn kho: Theo dõi tốc độ tiêu thụ của từng sản phẩm và dự báo lượng hàng cần nhập dựa trên dữ liệu kỳ trước để quyết định mặt hàng nào nên nhập tiếp và mặt hàng nào cần tạm dừng, xả kho. 

• Kiểm kê hàng hóa định kỳ: Thực hiện kiểm kho định kỳ giúp phát hiện sai lệch dữ liệu giữa hệ thống và thực tế, tránh mất mát hàng hóa không rõ nguyên nhân. 

• Loại bỏ hàng tồn kém hiệu quả: Với những mặt hàng lỗi thời, bán chậm, seller cần lên kế hoạch xả hàng hoặc ngừng kinh doanh. Càng để lâu, chất lượng hàng hoá càng giảm, lỗi thời, qua trend ảnh hưởng đến dòng tiền hoặc phải bán lỗ để thu hồi vốn. 

2.2. Tối ưu hóa không gian kho 

Không gian kho được sắp xếp khoa học giúp lưu trữ được nhiều hàng hơn, tăng hiệu suất vận hành, tiết kiệm chi phí nhân sự. Để tối ưu hóa không gian kho, seller cần lưu ý: 

• Lựa chọn kệ hàng phù hợp: Tính toán chiều cao và kích thước kệ dựa trên đặc tính của từng nhóm sản phẩm để tận dụng tối đa diện tích. 

• Phân loại hàng hoá hợp lý: Sắp xếp hàng theo nhóm sản phẩm, kích thước hoặc tốc độ xoay vòng (fast moving – xoay vòng nhanh/slow moving – xoay vòng chậm) để thuận tiện nhập, xuất hàng và giảm thời gian tìm kiếm. 

• Bố trí lối đi và khu vực làm việc rộng, thoáng, hệ thống PCCC gọn gàng, tránh ùn tắc và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng. 

2.3. Ứng dụng công nghệ trong quản lý kho 

Thay vì sử dụng sổ tay, Excel, Google Sheet dễ sai sót, thiếu cập nhật và khó đồng bộ đa kênh. Thay vào đó, seller nên đầu tư vào phần mềm quản lý kho để theo dõi tồn kho theo thời gian thực, kiểm soát luồng hàng hóa, tối ưu kế hoạch nhập, xả hàng và giảm thao tác thủ công. 

Chẳng hạn, khi sử dụng hệ thống quét mã vạch, QR code trong quá trình nhập – xuất kho, dữ liệu được cập nhật tức thì và chính xác, giúp giảm tình trạng nhầm lẫn đơn hàng, soạn thiếu sản phẩm. Từ đó, seller tiết kiệm được chi phí đổi trả, hoàn hàng, giảm thiểu chi phí lưu kho phát sinh do sai lệch tồn kho hoặc nhập hàng không hợp lý. 

2.4. Tối ưu các yếu tố liên quan đến vận hành kho 

Bên cạnh tối ưu những yếu tố liên quan trực tiếp đến chi phí lưu kho, seller cũng cần tối ưu các yếu tố liên quan để giảm thiểu chi phí lưu kho một cách toàn diện. Cụ thể: 

• Đàm phán với nhà cung cấp dịch vụ kho để có chính sách lưu kho linh hoạt, ví dụ tính phí theo ngày lưu trữ thực tế thay vì cố định theo tháng. 

• Đào tạo nhân viên kho bài bản, hiểu rõ quy trình nhập, xuất, kiểm kê, đóng gói giúp tăng năng suất, hạn chế sai sót, giảm tỷ lệ hoàn trả và tiết kiệm thời gian xử lý.  

• Có kế hoạch bổ sung nhân sự vào mùa cao điểm. 

• Đánh giá hiệu suất vận hành kho định kỳ thông qua các chỉ số như: Tỷ lệ sai sót xử lý đơn, thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ hàng tồn lâu ngày… Từ các dữ liệu này, bạn có thể ra quyết định cải tiến quy trình và phân bổ nguồn lực hợp lý hơn. 

• Dự báo sản lượng mùa cao điểm để có kế hoạch dự trữ vật liệu đóng gói, bổ sung nhân sự hợp lý. 

3. N&H Fulfillment tối ưu chi phí lưu kho nếu seller không có thời gian, kinh nghiệm vận hành

Tự vận hành kho giúp seller chủ động kiểm soát quy trình lưu trữ và xử lý hàng hóa. Nếu bạn không có đủ thời gian hoặc thiếu kinh nghiệm trong quản lý kho, dịch vụ Fulfillment là giải pháp toàn diện, giúp bạn tập trung vào chiến lược bán hàng và tối ưu lợi nhuận mà không phải lo lắng về việc vận hành kho. 

N&H Fulfillment giúp quản lý tồn kho khoa học và tối ưu chi phí lưu kho với: 

• Quy mô kho lớn, seller lựa chọn diện tích lưu trữ phù hợp với nhu cầu và tính phí theo diện tích sử dụng thực tế. Khi lượng hàng tăng, N&H Fulfillment cũng hỗ trợ mở rộng diện tích linh hoạt. 

• Đáp ứng đa dạng kho thường, kho mát, kho cao tải. 

• Ứng dụng phần mềm quản lý kho WMS và quản lý bán hàng đa kênh OMS giúp theo dõi tồn kho realtime, đồng bộ tồn kho đa kênh, tối ưu không gian lưu kho, cảnh báo hàng bán chậm, bán chạy, sắp hết hạn để seller kịp thời đưa ra phương án xử lý; hàng hóa được sắp xếp khoa học, dễ truy xuất vị trí, hạn chế việc lấy nhầm, sai hàng với tỷ lệ chính xác lên đến 99.9%; xuất hàng theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước)/LIFO (nhập sau xuất trước)/FEFO (Hết hạn trước xuất trước). 

• Tính phí lưu kho theo thể tích thực tế vào cuối ngày. Giả sử sản phẩm A bán chạy và hàng đã xuất hết trong ngày, seller sẽ không phải trả phí lưu kho sản phẩm A. 

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản, đảm bảo vận hành ổn định ngay cả trong mùa cao điểm, đồng thời hỗ trợ seller 24/7. 

• Cơ sở hạ tầng đạt chuẩn, có hệ thống PCCC, camera giám sát an ninh 24/7, đảm bảo an toàn hàng hóa trong mọi tình huống. 

• Seller chủ động trích xuất báo cáo tồn kho nhanh chóng với giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng. 

Quan trọng hơn cả, sử dụng dịch vụ Fulfillment là chiến lược tối ưu chi phí lưu kho dài hạn. Thay vì phải đầu tư mặt bằng, trang thiết bị, phần mềm quản lý và đội ngũ nhân sự, seller chỉ cần chi trả theo diện tích lưu trữ và đơn hàng thực tế phát sinh. Điều này đặc biệt hiệu quả trong giai đoạn bán chậm, seller không phải gánh chi phí lưu kho cố định. 

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment: 

– FC An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, Q12, TPHCM. 

– FC Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Thạch Bàn, Long Biên, HN. 

Tóm lại, khi chi phí lưu kho ảnh hưởng đến biên lợi nhuận, hoặc khi bạn muốn vận hành trơn tru để tập trung toàn lực cho chiến lược kinh doanh thì Fulfillment chính là giải pháp toàn diện, linh hoạt và tối ưu chi phí lưu kho.