Trong những năm gần đây, mỹ phẩm là một trong những ngành chiếm thị phần lớn trên sàn thương mại điện tử (TMĐT). Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những yêu cầu đặc thù khi đóng gói mỹ phẩm, lý do nên chọn dịch vụ đóng gói đơn hàng (Fulfillment) cho ngành mỹ phẩm và quy trình đóng gói chuyên nghiệp giúp thương hiệu mỹ phẩm vận hành hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

I. Có nên chọn dịch vụ đóng gói đơn hàng TMĐT cho ngành mỹ phẩm?

Ngành mỹ phẩm bao gồm nhiều mặt hàng khác nhau, có thể chia thành các nhóm như:

– Chăm sóc da (Skincare): Sữa rửa mặt, toner (nước hoa hồng), serum (tinh chất dưỡng da), kem dưỡng ẩm, kem chống nắng, mặt nạ dưỡng da, dầu tẩy trang/nước tẩy trang,…

– Trang điểm (Makeup): Kem nền, cushion, kem che khuyết điểm, phấn phủ, son môi, son dưỡng, kẻ mắt, mascara, phấn mắt, phấn má, chì kẻ mày,…

– Chăm sóc tóc (Haircare): Dầu gội, dầu xả, dầu dưỡng tóc, serum phục hồi tóc, thuốc nhuộm tóc, xịt tạo kiểu,…

– Chăm sóc cơ thể (Bodycare): Sữa tắm, xà phòng, kem dưỡng thể, tẩy tế bào chết body, lăn khử mùi/xịt khử mùi, dầu massage,…

– Nước hoa (Fragrance): Nước hoa nam, nước hoa nữ, body mist (xịt thơm toàn thân),…

Khác với các sản phẩm thông thường, mỹ phẩm có đặc thù dễ vỡ, dễ rò rỉ, dễ bị biến chất do môi trường và đòi hỏi đóng gói đơn hàng có tính thẩm mỹ cao. Một đơn hàng mỹ phẩm được đóng gói sơ sài có thể gây ra nhiều hệ lụy như:

– Sản phẩm bị biến chất, đổi màu do nhiệt độ không đảm bảo, môi trường ẩm ướt, tiếp xúc với ánh nắng mặt trời,…

– Sản phẩm bị hư hỏng, vỡ nát trong quá trình vận chuyển làm tăng tỷ lệ đổi trả.

– Trải nghiệm khách hàng kém, ảnh hưởng đến lòng trung thành với thương hiệu.

Dịch vụ đóng gói đơn hàng TMĐT ra đời nhằm giải quyết nỗi lo về lưu trữ hàng hoá và đóng gói đơn hàng ngành mỹ phẩm cho các nhà bán hàng (Seller). Đặc biệt với các Seller có số lượng đơn hàng lớn, việc xử lý đơn hàng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Từ đó giúp Seller giảm tải áp lực vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng, góp phần tăng doanh thu.

II. Quy trình đóng gói đơn hàng mỹ phẩm với dịch vụ Fulfillment

Dịch vụ đóng gói đơn hàng (hay còn gọi dịch vụ Fulfillment) giúp các thương hiệu mỹ phẩm tối ưu quy trình xử lý đơn hàng, đặc biệt là khâu đóng gói. Dưới đây là các bước trong quy trình đóng gói mỹ phẩm của đơn vị Fulfillment chuyên nghiệp:

1. Lưu kho

Mỹ phẩm dễ bị biến chất khi tiếp xúc với nhiệt độ cao hoặc độ ẩm không ổn định. Ví dụ các loại son môi, kem nền có thể bị chảy nếu tiếp xúc với nhiệt độ cao; tinh chất dưỡng da, nước hoa có thể bị biến đổi thành phần khi tiếp xúc với ánh sáng mạnh.

Vì vậy, các sản phẩm mỹ phẩm được lưu trữ trong kho duy trì mức nhiệt độ phù hợp từ 15 – 25°C và độ ẩm dưới 60%. Mỗi loại hàng hóa sẽ được phân loại theo danh mục: Mỹ phẩm dạng lỏng (toner, serum), dạng kem (kem dưỡng, kem nền), dạng bột (phấn phủ, phấn mắt),… và được sắp xếp vào thùng carton đặt trên kệ cao ráo.

Các công ty Fulfillment thường sử dụng hệ thống quản lý kho thông minh WMS (Warehouse Management System) để xác định vị trí lưu trữ của từng sản phẩm, sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và tận dụng tối đa không gian lưu trữ. Bên cạnh đó, WMS giúp giám sát lượng hàng hóa theo thời gian thực, tự động đề xuất nhập hàng khi số lượng sản phẩm xuống mức tối thiểu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý hàng hóa hiệu quả, hạn chế thất thoát và có kế hoạch nhập hàng tối ưu.

2. Lấy hàng từ kho

Lấy hàng từ kho là bước quan trọng trong quy trình xử lý đơn hàng mỹ phẩm giúp đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác và tránh sai sót trong khâu đóng gói. Tại các đơn vị Fulfillment chuyên nghiệp, tỷ lệ sai sót khi xử lý đơn hàng luôn đảm bảo dưới 1%.

Dịch vụ Fulfillment giúp tối ưu quá trình lấy hàng bằng cách sử dụng mã SKU (Stock Keeping Unit, tạm dịch là mã sản phẩm lưu kho) là mã định danh duy nhất cho từng sản phẩm trong kho giúp phân biệt các mặt hàng. Mỗi mã SKU thường chứa thông tin về loại sản phẩm, kích thước, màu sắc,… Mã SKU giúp xác định chính xác vị trí lưu trữ của từng sản phẩm trong kho. Khi xuất hàng, nhân viên chỉ cần tra cứu mã SKU để nhanh chóng tìm đúng sản phẩm, từ đó rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế sai sót.

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý kho WMS giúp phân bổ hàng hóa tự động theo nguyên tắc xuất nhập phù hợp. Đối với ngành hàng mỹ phẩm, phương pháp xuất nhập được sử dụng phổ biến là FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước) đảm bảo sản phẩm có hạn sử dụng ngắn được ưu tiên xuất kho trước, giảm tình trạng hàng tồn quá hạn. Hệ thống OMS giúp điều chỉnh số lượng tồn kho linh hoạt đa kênh đảm bảo các kênh bán luôn có đủ hàng.

Sau khi lấy hàng, nhân viên kho sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm. Nếu có lỗi rò rỉ, nứt vỡ hay các vấn đề liên quan, sản phẩm sẽ được thay thế kịp thời để tránh tình trạng khách hàng nhận hàng kém chất lượng.

3. Đóng gói theo tiêu chuẩn Fulfillment

Sau khi lấy hàng và kiểm tra xong, mỹ phẩm sẽ được đóng gói theo tiêu chuẩn Fulfillment:

– Sản phẩm dạng chai lọ thủy tinh sẽ được bọc giấy bubble, bong bóng khí hoặc giấy tổ ong bên trong để chống va đập mạnh. Các sản phẩm dạng hộp sẽ có mút xốp hoặc giấy chèn để cố định và không bị biến dạng.

– Với các sản phẩm có nắp pump, vòi xịt cần được cố định bằng băng keo hoặc màng co để tránh rò rỉ trong quá trình vận chuyển.

– Đóng gói đẹp mắt – Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Mỹ phẩm là mặt hàng cần được ưu tiên về tính thẩm mỹ. Đơn vị Fulfillment thường sử dụng túi giấy, hộp carton cứng, giấy lụa, ruy băng, mang lại trải nghiệm “đập hộp” cao cấp hơn. Nếu Seller có yêu cầu, có thể kèm thiệp cảm ơn, mã giảm giá, quà tặng mini hoặc sử dụng hộp giấy thiết kế riêng.

– Mỗi đơn hàng sẽ được dán mã vận đơn, thông tin vận chuyển đầy đủ từ hệ thống. Hàng dễ vỡ sẽ được dán bằng băng keo có ký hiệu “Fragile” hoặc “Hàng dễ vỡ” để nhân viên giao hàng lưu ý.

4. Bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Sau khi đóng gói, đơn hàng sẽ được phân loại theo phương thức giao hàng (hỏa tốc, tiêu chuẩn, giao 2h, 4h,…) cũng như các đơn vị vận chuyển như GHN, GHTK, Shopee Express,… để bàn giao đúng tiến độ. Seller có thể theo dõi trạng thái đơn hàng trực tiếp qua hệ thống quản lý đơn hàng.

5. Chăm sóc sau bán hàng

Dịch vụ đóng gói đơn hàng TMĐT giúp quy trình xử lý đơn hàng lỗi hoặc hoàn trả chuyên nghiệp và minh bạch. Khi có đơn bị hủy hoặc hoàn, sản phẩm sẽ được kiểm tra chất lượng trước khi nhập lại kho. Những mặt hàng đạt tiêu chuẩn có thể tái lưu kho, trong khi sản phẩm lỗi sẽ được xử lý theo chính sách riêng. Với đơn hàng cần đổi, hệ thống sẽ nhanh chóng hỗ trợ đổi sản phẩm hoặc tái giao, đảm bảo trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng.

6. Đối soát và báo cáo

Sau khi hoàn tất đơn hàng, công ty Fulfillment sẽ đối soát số liệu theo yêu cầu, quản lý dòng tiền thu hộ và phân tích dữ liệu từ hệ thống để trích xuất các báo cáo cần thiết theo yêu cầu của Seller. Từ đó, Seller có cơ sở để điều chỉnh kế hoạch nhập hàng và đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Với những lợi ích mà dịch vụ N&H Fulfillment mang lại cho nhà bán hàng ngành mỹ phẩm thì việc sử dụng dịch vụ đóng gói đơn hàng là một quyết định đáng cân nhắc. Nhờ vào quy trình chuyên nghiệp, chính sách minh bạch, Seller có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả, xử lý đơn hàng nhanh chóng, tăng điểm đánh giá gian hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.