Gian hàng của bạn có bị đánh giá 1 sao vì đơn hàng giao đến tay khách bị móp méo, đổ vỡ? Đừng để việc đóng gói sơ sài và giao hàng chậm trễ làm ảnh hưởng đến công sức bạn gây dựng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách sử dụng dịch vụ đóng gói và vận chuyển một cách hiệu quả để vừa tiết kiệm chi phí, vừa khiến khách hàng hài lòng.

1. Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến dịch vụ đóng gói và vận chuyển?

1.1. Đóng gói đúng chuẩn – Chìa khóa bảo vệ sản phẩm và hình ảnh thương hiệu

Đóng gói không chỉ đơn thuần là “bọc lại sản phẩm” mà là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Với những sản phẩm dễ vỡ như thủy tinh, đồ điện tử hay hàng hóa giá trị cao, việc đóng gói theo quy cách riêng, đúng tiêu chuẩn sàn TMĐT. Việc đóng gói chuyên nghiệp giúp giảm đến 90% khả năng hư hỏng trong quá trình vận chuyển, từ đó tránh những thiệt hại không đáng có.

Ngoài ra, bao bì cũng là yếu tố truyền tải hình ảnh thương hiệu đến khách hàng. Một sản phẩm được đóng gói gọn gàng, dán tem rõ ràng, thẩm mỹ sẽ khiến khách hàng có ấn tượng tích cực về thương hiệu, góp phần gia tăng tỷ lệ mua lại.

1.2. Vận chuyển nhanh – Tăng sự hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài

Trong thời đại “mua hôm nay, giao trong ngày”, tốc độ giao hàng đã trở thành một lợi thế cạnh tranh cực kỳ quan trọng. Theo khảo sát từ PwC, 60% khách hàng tại Đông Nam Á sẵn sàng trả thêm phí vận chuyển để nhận hàng nhanh hơn trong ngày. Điều này đặc biệt đúng với các ngành hàng như thực phẩm tươi sống, quần áo theo xu hướng, hay các mặt hàng quà tặng dịp lễ.

Các trung tâm đóng gói và vận chuyển thường kết nối với nhiều hãng vận chuyển, không chỉ giúp giao hàng đúng hẹn, tối ưu chi phí mà còn đảm bảo đơn hàng được theo dõi minh bạch, thuận tiên để khách hàng xem hành trình vận chuyển của đơn hàng.

1.3. Tiết kiệm chi phí – Nâng cao năng lực cạnh tranh

Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) bán hàng trên các sàn TMĐT thường hạn chế nguồn lực trong vận hành kho, đóng gói, vận chuyển. Họ có ít lợi thế hơn khi đàm phán với các đối tác vận chuyển về chi phí và thời gian lấy hàng so với những nhà cung cấp dịch vụ đóng gói, vận chuyển chuyên nghiệp, xử lý sản lượng đơn đến vài chục nghìn đơn hàng/ ngày.

Chưa kể về nguyên vật liệu đóng gói, độ chuyên nghiệp trong xử lý đơn hàng, thao tác đóng gói nhanh, chính xác của những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ này có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hình ảnh, nâng cao điểm đánh giá gian hàng thông qua những gói hàng chỉn chu, cẩn thận, có tính thẩm mỹ.

Do đó, việc lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ đóng gói và giao hàng chuyên nghiệp (hay dịch vụ Fulfillment) có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 15–30% tổng chi phí vận hành, giải quyết trọn gói từ lưu kho, đóng gói đến vận chuyển đến tay khách hàng.

2. Các yếu tố tạo nên một dịch vụ đóng gói và vận chuyển hiệu quả

2.1. Vật liệu đóng gói phù hợp với từng loại sản phẩm

Không phải tất cả các loại bao bì đều giống nhau, và mỗi loại hàng hóa lại cần một hình thức đóng gói riêng biệt. Với các mặt hàng điện tử, vật liệu chống sốc như bọt PE, xốp nổ, túi khí là cần thiết để đảm bảo linh kiện không bị hỏng hóc do va đập.

Đối với sản phẩm thời trang hoặc đồ handmade, việc sử dụng hộp carton, giấy lụa và tem nhãn riêng sẽ tạo nên cảm giác sang trọng và cá nhân hóa trải nghiệm mua sắm. Hay những sản phẩm có độ bền cao, việc va đập, chèn ép không bị ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm có thể dùng túi niêm phong, túi Zipper đóng gói để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng.

2.2 Quy trình đóng gói khoa học và chuẩn hóa

Một quy trình đóng gói chuyên nghiệp không chỉ giúp sản phẩm được bảo vệ tốt hơn mà còn tiết kiệm thời gian và nhân lực. Các bước cơ bản bao gồm: phân loại hàng, đóng gói theo tiêu chuẩn, dán mã vạch, dán nhãn thông tin, và phân loại theo khu vực vận chuyển. Đối với các doanh nghiệp bán hàng trên các sàn TMĐT có vài trăm hay hàng nghìn đơn/ ngày, việc này cần được hỗ trợ bởi phần mềm quản lý bán hàng OMS từ các đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment để hạn chế nhầm lẫn, thất lạc hoặc đóng gói nhầm sản phẩm, thiếu voucher giảm giá, hay quà tặng kèm….

Thống kê từ Logistics Bureau cho thấy, các doanh nghiệp ứng dụng quy trình đóng gói tự động có thể giảm đến 50% thời gian xử lý đơn hàng so với làm thủ công.

2.3. Ứng dụng công nghệ trong quản lý vận chuyển

Sử dụng các phần mềm quản lý vận đơn, theo dõi hành trình, và tích hợp API từ các đối tác vận chuyển như Giao Hàng Nhanh (GHN), Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK), Viettel Post… đang là xu hướng bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Nhờ đó, cả người bán và người mua đều có thể theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, chủ động xử lý khi có sự cố như giao chậm, sai địa chỉ hoặc khách không nhận hàng. Một số doanh nghiệp lớn còn tích hợp AI để dự báo khả năng giao hàng thành công dựa trên địa chỉ, thời tiết và lịch sử đơn hàng.

2.4. Đội ngũ nhân sự có tay nghề và đối tác uy tín

Đằng sau một dịch vụ vận hành ổn định là đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản và quy trình được giám sát chặt chẽ. Tại các trung tâm Fulfillment chuyên nghiệp, uy tín, nhân viên đóng gói được đào tạo, hướng dẫn cụ thể cách đóng gói từng loại sản phẩm: hàng dễ vỡ, hàng cồng kênh, chất lỏng, chai, lọ thủy tinh, hàng làm từ vật liệu đặc biệt, sản phẩm handmade…– từ việc chọn vật liệu chèn, quấn giấy bubble, xốp nổ… , chọn thùng phù hợp đến cách dán băng keo đúng kỹ thuật.

Ngoài ra, đơn vị Fulfillment có lợi thế lớn nhờ việc hợp tác với nhiều đơn vị vận chuyển uy tín sẽ giúp nhà bán hàng hạn chế rủi ro trong việc giao hàng trễ, thất lạc hàng hóa.

3. Các mô hình dịch vụ đóng gói và vận chuyển phổ biến hiện nay

3.1. Doanh nghiệp tự thực hiện in-house

Một số doanh nghiệp lớn với hệ thống kho vận riêng lựa chọn tự đóng gói và vận chuyển để kiểm soát toàn bộ quy trình. Mô hình này phù hợp với các nhà bán hàng nhỏ, số lượng đơn hàng không nhiều, hay doanh nghiệp có nhu cầu đặc biệt về bảo mật thông tin khách hàng, tạo dấu ấn cá nhân hóa cao trong từng đơn hàng. Hoặc đối với những thương hiệu lớn, có xưởng sản xuất, hệ thống kho bãi rộng khắp và quy trình quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng, đóng gói chuyên nghiệp đều ưu tiên vận hành inhouse.

Tuy nhiên, chi phí đầu tư vào kho bãi, máy móc, nhân sự và vận hành là không nhỏ. Ví dụ, thương hiệu thời trang Uniqlo đầu tư hàng triệu USD vào trung tâm hậu cần riêng tại Nhật Bản và các thị trường trọng điểm như Mỹ, châu Âu.

3.2. Thuê đơn vị dịch vụ Fulfillment trọn gói

Đây là lựa chọn phổ biến của các SMEs, các nhà bán hàng trên các sàn TMĐT, giúp tiết kiệm chi phí cố định và dễ dàng mở rộng quy mô khi cần. Các đơn vị Fulfillment sẽ đảm nhiệm toàn bộ quá trình hậu cần: lưu kho – xử lý đơn hàng – đóng gói – giao hàng – xử lý hoàn trả.. Một số cái tên nổi bật trong lĩnh vực này tại Việt Nam là N&H Fulfillment, Sapo Express, Boxme, Giaohangnhanh…

Khi sử dụng Fulfillment, doanh nghiệp chỉ cần gửi hàng đến kho trung tâm, các khâu còn lại sẽ được thực hiện theo quy trình tối ưu. Thống kê từ N&H Logistics cho thấy, các đối tác sử dụng Fulfillment tại đơn vị này có thể giảm tới 35% chi phí logistics và tăng 2,5 lần tốc độ xử lý đơn hàng.

3.3. Mô hình Fulfillment kết hợp với tự vận hành

Là mô hình kết hợp ưu điểm từ 2 mô hình trên. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp lớn, nhà sản xuất, các sàn TMĐT hoặc doanh nghiệp có đơn hàng trải rộng khắp cả nước với đa dạng sản phẩm, ngành hàng. Một số ngành hàng, sản phẩm đặc thù các đơn vị này ưu tiên tự vận hành, và phần còn lại sử dụng dịch vụ Fulfillment để tiết kiệm chi phí.

4. Những tiêu chí để lựa chọn dịch vụ đóng gói và vận chuyển uy tín

4.1. Kinh nghiệm và danh tiếng của đơn vị cung cấp

Một đơn vị Fulfillment uy tín không thể chỉ dựa vào quảng cáo hấp dẫn hay bảng giá thấp. Điều doanh nghiệp nên xem xét đầu tiên là kinh nghiệm thực chiến và mức độ hài lòng của khách hàng hiện tại. Những nhà cung cấp đã hoạt động nhiều năm thường có quy trình vận hành ổn định, có khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh nhờ đội ngũ chăm sóc khách hàng 24/7.

Những đơn vị này cũng xử lý ổn định đảm bảo độ chính xác cao, nhanh chóng chuẩn SLA (mức độ thỏa thuận dịch vụ) từ sàn TMĐT khi có lượng đơn đột ngột tăng cao trong thời gian ngắn như Mega Sale, Sale ngày đôi.

4.2. Hệ thống công nghệ và khả năng tích hợp

Công nghệ chính là “xương sống” của hệ thống Fulfillment hiện đại. Doanh nghiệp nên ưu tiên các nhà cung cấp có hệ thống phần mềm quản lý kho (WMS), phần mềm quản lý đơn hàng (OMS) và có khả năng tích hợp API với sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, Tiktok Shop, WooCommerce…

Việc này giúp tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, đảm bảo xử lý ổn định khi lượng đơn hàng tăng đột ngột với độ chính xác cao, tăng tốc độ đóng gói, giao hàng nhanh chóng đảm bảo SLA sàn.

4.3. Chính sách giá rõ ràng, minh bạch và linh hoạt

Một dịch vụ tốt không chỉ nằm ở chất lượng, mà còn ở việc giá cả phải minh bạch, không phát sinh chi phí ẩn. Doanh nghiệp nên chọn đơn vị có bảng giá công khai, tính phí rõ ràng theo khối lượng, kích thước, quy cách đóng gói mỗi sản phẩm. Nhà bán hàng cần lưu ý trong quá trình vận hành, các chi phí phát sinh được tính như thế nào? có thông báo phát sinh chi phí, hình thức thanh toán, công nợ….

4.4. Tham quan kho Fulfillment hay trung tâm hoàn tất đơn hàng

Các đơn vị Fulfillment chuyên nghiệp, uy tín thường không ngại mời nhà bán hàng tham quan kho, quá trình vận hành, xử lý đơn hàng tại kho, giới thiệu hệ thống công nghệ đang áp dụng cho nhà bán hàng. Đây là điều kiện cần trước khi nhà bán hàng quyết định có nên hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment đó hay không?

4.5. Chính sách xử lý sự cố, hoàn trả và chăm sóc khách hàng

Không thể tránh khỏi việc có đơn hàng bị thất lạc, hư hỏng hay khách hàng từ chối nhận hàng. Đây chính là lúc chất lượng dịch vụ hậu mãi phát huy vai trò. Một đối tác uy tín phải có quy trình xử lý khiếu nại rõ ràng, thời gian phản hồi nhanh chóng và cơ chế đền bù minh bạch nếu lỗi xuất phát từ khâu đóng gói hoặc vận chuyển. Đồng thời, cần có chính sách quản lý hàng hoàn, trả lại kho hoặc xử lý theo yêu cầu linh hoạt để tránh tồn kho kéo dài, gây thiệt hại cho nhà bán hàng.

5. Kết luận: Tối ưu hoá dịch vụ đóng gói và vận chuyển để bứt phá doanh thu

Một dịch vụ đóng gói tốt không chỉ giúp sản phẩm an toàn đến tay người mua, mà còn là cơ hội truyền tải hình ảnh thương hiệu. Tương tự, một hệ thống vận chuyển nhanh chóng, minh bạch giúp nâng cao sự hài lòng, thúc đẩy tỷ lệ mua lại và tạo lòng trung thành từ khách hàng.

Vì vậy, việc lựa chọn đúng đối tác đóng gói và vận chuyển là một quyết định quan trọng, không nên chỉ dựa vào giá rẻ mà cần đánh giá toàn diện từ quy trình, công nghệ, nhân sự đến khả năng mở rộng. Doanh nghiệp càng sớm đầu tư chuyên nghiệp vào Fulfillment, càng có cơ hội bứt phá doanh thu và vững vàng trên thị trường cạnh tranh hiện nay.

Dịch vụ N&H Fulfillment của N&H Logistics – Giải pháp trọn gói cho doanh nghiệp bán hàng trên các sàn TMĐT
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hậu cần chuyên nghiệp, N&H Fulfillment sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp với dịch vụ hoàn tất đơn hàng trọn gói. Chúng tôi không chỉ cung cấp kho bãi tiêu chuẩn, hệ thống quản lý đơn hàng thông minh, mà còn đảm nhận toàn bộ quy trình từ lưu kho – xử lý đơn – đóng gói – vận chuyển – hoàn hàng với tốc độ nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí