Trong những năm gần đây, E-Fulfillment trở thành xu hướng tất yếu trong thương mại điện tử, giúp nhà bán hàng giảm tải áp lực vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vậy E-Fulfillment là gì? Các hình thức, quy trình vận hành và tiêu chí lựa chọn như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. E-Fulfillment là gì?

E-Fulfillment (viết tắt của Ecommerce Fulfillment) là quy trình hoàn tất đơn hàng trong thương mại điện tử, bao gồm các hoạt động từ lưu kho, quản lý hàng hóa, xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển và hỗ trợ đổi trả. Đây là giải pháp giúp các nhà bán hàng trực tuyến tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình vận hành, tăng tốc độ giao hàng và mở rộng quy mô kinh doanh linh hoạt.

Khi tự vận hành, nhà bán hàng (Seller) có thể gặp phải các khó khăn như:

– Tốn kém nhiều chi phí đầu tư, vận hành kho, nhân sự, phần mềm,…

– Không có chuyên môn quản lý kho.

– Xử lý đơn hàng thủ công dễ nhầm lẫn, sai sót và tốn nhiều thời gian.

– Đáp ứng khối lượng đơn hàng lớn trong thời gian ngắn, đảm bảo đúng SLA của sàn, đặc biệt trong các dịp Sale ngày đôi, Mega Sale,…

– Phí vận chuyển cao, khó kiểm soát đơn hàng và xử lý khiếu nại.

– Tỷ lệ hàng hoàn, đổi trả cao ảnh hưởng điểm đánh giá gian hàng, hạn chế hiển thị hay tham gia các CTKM.

– Khó khăn trong việc mở rộng kho, nhân sự khi có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh hoặc lượng đơn hàng tăng đột biến.

Hiện nay, có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment theo hình thức trọn gói hoặc từng khâu riêng lẻ cho các nhà bán hàng trực tuyến. Những đơn vị này được gọi là công ty E-Fulfillment, hỗ trợ Seller tối ưu quy trình vận hành và khắc phục những khó khăn khi tự vận hành.

II. Giải đáp tất cả thắc mắc về E-Fulfillment (Ecommerce Fulfillment)

Dịch vụ E-Fulfillment được rất nhiều nhà bán hàng quan tâm nhờ khả năng tối ưu vận hành và tăng cường hiệu suất kinh doanh. Sau khi biết E-Fulfillment là gì, chúng ta cùng giải đáp tất cả thắc mắc để Seller hiểu rõ hơn về E-Fulfillment và đưa ra quyết định phù hợp cho mô hình kinh doanh của mình.

1. Ngành hàng nào có thể ứng dụng E-Fulfillment?

Dịch vụ E-Fulfillment không chỉ dành riêng cho một lĩnh vực mà có thể ứng dụng cho nhiều ngành hàng khác nhau, đặc biệt là những ngành có nhu cầu lưu kho lớn, quản lý đơn hàng phức tạp và yêu cầu giao hàng nhanh chóng. Dưới đây là một số ngành hàng phổ biến phù hợp với E-Fulfillment:

– Thời trang và Phụ kiện

– FMCG (Ngành hàng tiêu dùng nhanh)

– Mỹ phẩm và Chăm sóc cá nhân

– Đồ điện tử và Phụ kiện công nghệ

– Văn phòng phẩm

– Mẹ và bé

– Thực phẩm chức năng

– Đồ gia dụng,…

Nhìn chung, bất kỳ ngành hàng nào được bán trên sàn TMĐT hoặc các kênh bán hàng trực tuyến có nhu cầu lưu kho, quản lý đơn hàng và giao hàng nhanh chóng đều có thể ứng dụng E-Fulfillment để tối ưu vận hành và gia tăng trải nghiệm khách hàng.

2. Hình thức E-Fulfillment nào phù hợp với bạn?

Hiện nay có 4 hình thức Ecommerce Fulfillment phổ biến phù hợp với từng loại hình và quy mô kinh doanh:

– In-house Fulfillment: Là hình thức tự vận hành kho nội bộ, doanh nghiệp tự quản lý từ lưu kho, xử lý đơn hàng, vận chuyển đến xử lý sau bán hàng. Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, có khả năng đầu tư hệ thống kho bãi, nhân sự riêng hoặc doanh nghiệp nhỏ có sản lượng đơn thấp, tự vận hành được. Với hình thức In-house Fulfillment, doanh nghiệp có thể kiểm soát hoàn toàn quy trình, chất lượng dịch vụ nhưng đòi hỏi nguồn lực lớn và gặp nhiều khó khăn khi mở rộng quy mô.

– Dropshipping: Là hình thức giao hàng trực tiếp từ nhà cung cấp đến khách hàng, nhà bán hàng đóng vai trò trung gian và không cần lưu kho. Hình thức Dropshipping phù hợp với cá nhân hoặc doanh nghiệp mới kinh doanh TMĐT, muốn thử nghiệm sản phẩm mà không cần đầu tư kho bãi. Hạn chế của hình thức này là không kiểm soát được chất lượng hàng hóa và thời gian giao hàng.

– Third-party Fulfillment (3PL): Là hình thức thuê ngoài dịch vụ Fulfillment, phù hợp với hầu hết doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến, ngoại trừ những doanh nghiệp nhỏ hoặc mới khởi nghiệp, lượng đơn ít, nhân sự nội bộ có thể tự đáp ứng được. Các công ty Fulfillment chịu trách nhiệm từ khâu lưu kho, quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển, đối soát, Seller chỉ cần tập trung vào phát triển kinh doanh.

– Hybrid Fulfillment: Là hình thức kết hợp giữa tự vận hành và thuê ngoài, phù hợp với doanh nghiệp lớn có nhu cầu quản lý kho đa dạng theo từng khu vực hoặc sản phẩm. Doanh nghiệp có thể tự quản lý một phần hàng hóa tại kho riêng và thuê ngoài dịch vụ E-Fulfillment cho các sản phẩm có nhu cầu cao hoặc giao hàng nhanh.

3. Cách thức vận hành của E-Fulfillment như thế nào?

Không chỉ tìm hiểu E-Fulfillment là gì, nhiều nhà bán hàng còn thắc mắc về cách thức vận hành của E-Fulfillment. Quy trình của dịch vụ E-Fulfillment bao gồm 5 bước cơ bản:

Bước 1: Kết nối

– Đơn vị Fulfillment kết nối các kênh bán hàng online và offline, đồng bộ dữ liệu lên hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS.

– Hàng hóa từ nhà cung cấp hoặc nhà bán hàng sẽ được chuyển đến kho E-Fulfillment.

– Hệ thống kiểm tra số lượng, chất lượng và phân loại hàng hóa trước khi nhập kho.

– Sử dụng mã SKU (Stock Keeping Unit tạm dịch là mã sản phẩm lưu kho) cho từng sản phẩm, giúp quản lý chính xác và tránh nhầm lẫn khi xử lý đơn hàng.

Bước 2: Lưu kho, quản lý tồn kho

– Hàng hoá được sắp xếp vào thùng carton và xếp lên kệ, bảo quản ở nhiệt độ phòng, tránh ẩm mốc và ánh sáng trực tiếp. Một số sản phẩm như mỹ phẩm, sữa,… được bảo quản ở kho mát nhiệt độ từ 25-28 độ C.

– Toàn bộ hàng hóa được lưu trữ trên hệ thống quản lý kho WMS (Warehouse Management System) giúp theo dõi số lượng tồn kho theo thời gian thực.

– Hệ thống quản lý đơn hàng OMS đồng bộ dữ liệu giữa các kênh bán hàng như Shopee, Lazada, Tiki, Shopify, Woocommerce,… giúp tự động cập nhật tình trạng hàng tồn trên mỗi kênh, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc Overselling (bán hàng vượt quá sản lượng trong kho).

Bước 3: Hoàn tất đơn hàng

– Hoàn tất đơn hàng gồm khâu lấy hàng, đóng gói, dán nhãn theo yêu cầu của Seller được thực hiện tự động và nhanh chóng.

– Hệ thống OMS tự động tiếp nhận và xử lý đơn hàng ngay lập tức khi có đơn hàng phát sinh, giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị và giao hàng, đáp ứng linh hoạt các dịch vụ vận chuyển nhanh như giao hỏa tốc 2 giờ, 4 giờ,…

– Đóng gói theo tiêu chuẩn sàn đối với từng loại sản phẩm (hàng dễ vỡ, thời trang, mỹ phẩm,…).

– Nhãn vận đơn được in tự động, gắn mã vạch để đảm bảo đơn hàng được giao đúng địa chỉ, người nhận.

Bước 4: Vận chuyển

– Đối với đơn trên sàn TMĐT, hệ thống sẽ tự động phân bổ cho đơn vị vận chuyển theo thông tin từ sàn. 

– Đối với đơn ngoài sàn, hệ thống tự động chọn đối tác vận chuyển phù hợp như GHN, GHTK, Viettel Post, J&T Express,… dựa trên chi phí vận chuyển và khu vực nhận hàng.

– Đơn hàng được cập nhật trạng thái theo thời gian thực để Seller và khách hàng theo dõi.

Bước 5: Báo cáo, thu hộ COD và xử lý sau bán

– Trong trường hợp có vấn đề phát sinh (giao hàng trễ, hàng bị lỗi, khách đổi trả), hệ thống E-Fulfillment tiếp nhận, xử lý và cập nhật lại tình trạng hàng hóa trong kho.

– Khi đơn hàng được giao thành công, hệ thống tự động cập nhật thông tin thanh toán, tổng hợp doanh thu và đối soát tiền thu hộ (COD).

– Cung cấp báo cáo về hàng hóa bán chạy, bán chậm, hành vi khách hàng theo yêu cầu của Seller giúp tối ưu chiến lược kinh doanh.

4. Có nên sử dụng dịch vụ E-Fulfillment không?

Việc xử lý đơn hàng thủ công tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực, đặc biệt đối với doanh nghiệp có lượng đơn lớn hoặc kinh doanh trên nhiều kênh. Dịch vụ E-Fulfillment giúp tối ưu quy trình, giảm tải áp lực vận hành và mang lại nhiều lợi ích so với mô hình tự quản lý. 

Tiêu chí	Tự vận hành kho hàng	Thuê ngoài dịch vụ E-Fulfillment
Chi phí đầu tư	Chi phí cao (thuê kho, nhân sự, hệ thống quản lý,…)	Tiết kiệm, chỉ trả theo nhu cầu sử dụng
Quản lý tồn kho	Khó kiểm soát tồn kho đa kênh gây thất thoát, không tối ưu không gian lưu trữ	Kiểm soát tồn kho theo từng kênh bán và theo tổng tồn kho được cập nhật real-time (thời gian thực) trên hệ thống OMS. Ngoài ra, hệ thống quản lý tồn kho WMS giúp tối ưu không gian kho, linh hoạt phương pháp xuất hàng: FIFO, LIFO, FEFO,…
Tốc độ xử lý đơn hàng	Phụ thuộc vào quy trình nội bộ, có thể chậm khi quá tải	Xử lý nhanh, chính xác, có hệ thống tự động hóa
Kiểm soát chất lượng	Chủ động kiểm soát toàn bộ quy trình	Phụ thuộc vào đơn vị cung cấp
Khả năng mở rộng quy mô	Hạn chế, tốn nhiều chi phí khi mở rộng quy mô	Linh hoạt, có thể mở rộng quy mô dễ dàng
Hỗ trợ giao hàng	Phải tự làm việc với các đơn vị vận chuyển	Tích hợp sẵn nhiều đối tác vận chuyển, tối ưu chi phí

5. Các tiêu chí lựa chọn dịch vụ E-Fulfillment là gì?

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp E-Fulfillment phù hợp không chỉ giúp nhà bán hàng cải thiện hiệu suất kinh doanh mà còn tối ưu chi phí. Những tiêu chí quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn dịch vụ E-Fulfillment:

– Quy mô kho hàng: Ưu tiên đơn vị có trung tâm hoàn tất đơn hàng gần các khu trung tâm thành phố, đặc biệt tại 2 thành phố lớn (Hà Nội và TPHCM). Khả năng xử lý sản lượng đơn lớn từ 20,000 đơn/ngày trở lên. Ứng dụng công nghệ hiện đại như OMS, WMS,…

– Cam kết về chất lượng dịch vụ: Cam kết chỉ số SLA (cam kết về chất lượng dịch vụ) >99% và các điều khoản được nêu trong hợp đồng bảo đảm quyền lợi của Seller.

– Chi phí dịch vụ hợp lý, không phát sinh chi phí ẩn, có chính sách chiết khấu cho Seller có sản lượng đơn lớn, hợp tác lâu năm,…

– Chính sách hỗ trợ Seller rõ ràng, minh bạch: Các chính sách về chi phí bồi thường, giải quyết đơn hàng đổi trả, khiếu nại khách hàng, mở rộng quy mô,… cần được thống nhất giữa Seller và công ty Fulfillment.

– Đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín: Có kinh nghiệm trong lĩnh vực Fulfillment, từng hợp tác với nhiều khách hàng lớn, được các doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ phản hồi tốt.

6. Đơn vị cung cấp giải pháp E-Fulfillment uy tín tại Việt Nam?

Hiện nay, thị trường Việt Nam có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ E-Fulfillment uy tín, đáp ứng nhu cầu đa dạng của Seller. Dựa trên năng lực vận hành và phản hồi từ khách hàng, dưới đây là một số đơn vị bạn có thể tham khảo:

– Efex Asia

Efex Asia là đơn vị cung cấp giải pháp E-Fulfillment trọn gói từ lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói đến vận chuyển với hơn 10 năm kinh nghiệm. Với quy mô kho rộng lớn, Efex Asia giúp nhà bán hàng kết nối mọi hệ thống bán hàng, kênh bán hàng, đơn vị vận chuyển ở thị trường Việt Nam và Quốc tế linh hoạt, nhanh chóng.

Địa chỉ kho Fulfillment: Số 8 Lê Quang Đạo, phường Phú Đô, quận Nam Từ Liêm, TP. Hà Nội.

– Amilo

Dịch vụ hoàn tất đơn hàng từ Amilo giúp nhà bán hàng TMĐT tối ưu khâu nhập hàng, lưu kho, lấy hàng, đóng gói, giao nhận, xử lý sau bán. Nhà bán hàng chỉ cần tập trung vào Sale & Marketing để tăng doanh thu. Với hệ thống quản lý kho hiện đại, tích hợp công nghệ tiên tiến và đơn vị vận chuyển uy tín, Amilo cam kết sản phẩm giao đến tay khách hàng có chất lượng tốt nhất.

Địa chỉ kho Fulfillment: 350 QL1A, phường Bình Hưng Hòa B, quận Bình Tân, TPHCM.

– N&H Fulfillment

N&H Fulfillment là một trong những đơn vị E-Fulfillment uy tín tại Việt Nam, được nhiều doanh nghiệp tin tưởng nhờ chất lượng dịch vụ vượt trội. Với hệ thống kho bãi quy mô lớn, gần các khu trung tâm tại TP.HCM, N&H Fulfillment có khả năng hỗ trợ tối ưu quy trình hoàn tất đơn hàng cho Seller trên toàn quốc. Đặc biệt, chính sách miễn phí lưu kho 30 ngày giúp nhà bán hàng trải nghiệm dịch vụ thực tế trước khi đưa ra quyết định hợp tác lâu dài.

Địa chỉ kho Fulfillment: An Phú Đông 13, phường An Phú Đông, Quận 12, TPHCM.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về E-Fulfillment là gì và các thông tin liên quan để ứng dụng dịch vụ E-Fulfillment vào mô hình kinh doanh. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả vận hành và tiết kiệm chi phí, hãy liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết.