Bạn đang kinh doanh trực tuyến và gặp khó khăn trong việc vận hành kho, xử lý đơn hàng, giao hàng đúng hạn? Fulfillment chính là giải pháp giúp tối ưu toàn bộ quy trình. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn tổng quan về dịch vụ Fulfillment, Fulfillment là gì, các hình thức, lợi ích và quy trình vận hành để nâng cao hiệu quả kinh doanh.

I. Fulfillment là gì?

Fulfillment là chuỗi các hoạt động trong quy trình hoàn tất đơn hàng từ lưu kho, quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn, đóng gói, giao hàng đến xử lý sau bán hàng, thu hộ COD. Đây là một phần quan trọng trong dịch vụ logistics, giúp nhà bán hàng thương mại điện tử tiết kiệm chi phí vận hành, tăng thứ hạng đánh giá gian hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Thay vì tự quản lý toàn bộ quy trình, nhà bán hàng có thể sử dụng dịch vụ Fulfillment để tối ưu quản lý tồn kho, giảm tải khối lượng công việc trong khâu vận hành kho bãi, xử lý và đóng gói đơn hàng. Điểm nổi bật của dịch vụ hoàn tất đơn hàng (Fulfillment) là hệ thống tự động hóa và tính liên tục trong vận hành, đảm bảo sự chính xác, nhanh chóng, hiệu quả với sản lượng đơn hàng lớn.

II. Dịch vụ Fulfillment dành cho đối tượng nào?

Dịch vụ Fulfillment giúp tối ưu chi phí, quy trình hậu cần cho nhiều nhóm khách hàng khác nhau. Dưới đây là những đối tượng phù hợp:

1. Seller cá nhân trên sàn TMĐT

Cá nhân bán hàng trên các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki hay TikTok Shop thường gặp khó khăn trong việc quản lý hàng hoá, tồn kho, kiểm soát hàng bán chạy, bán chậm, cập nhật tồn kho trên các sàn, xử lý đơn, đóng gói, giao hàng đúng hạn, đặc biệt trong các dịp mua sắm cao điểm, số lượng đơn hàng lớn và biến động liên tục. Fulfillment giúp Seller tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí vận hành và đảm bảo đơn hàng đến tay khách hàng nhanh chóng, giảm thiểu sai sót.

2. Doanh nghiệp bán hàng đa kênh (Omnichannel)

Các doanh nghiệp kinh doanh đa kênh (sàn TMĐT, website, mạng xã hội, cửa hàng offline,…) thường gặp khó khăn trong việc tối ưu quản lý hàng tồn kho và hoàn tất đơn hàng trên toàn bộ hệ thống. Dịch vụ Fulfillment giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, từ nhập kho, xử lý đơn hàng đến giao hàng, đảm bảo sự nhất quán trên tất cả các kênh bán hàng. Bên cạnh đó, hệ thống còn có khả năng đáp ứng linh hoạt số lượng đơn lớn từ nhiều kênh bán hàng cùng nhiều chương trình khuyến mãi khác nhau.

3. Nhà sản xuất có hệ thống phân phối, chuỗi bán lẻ

Các doanh nghiệp sản xuất có đại lý, nhà phân phối hoặc chuỗi cửa hàng cần một hệ thống quản lý hàng hóa hiệu quả để đảm bảo nguồn cung ổn định. Đơn vị Fulfillment hỗ trợ lưu kho, đóng gói và vận chuyển linh hoạt, giúp nhà sản xuất tối ưu chuỗi cung ứng mà không cần đầu tư nhiều chi phí vào hệ thống logistics riêng.

Nhìn chung, dịch vụ Fulfillment là giải pháp tối ưu cho mọi mô hình kinh doanh, giúp người bán tập trung vào phát triển thương hiệu, tăng trưởng doanh số thay vì tốn nhiều thời gian, nhân lực và chi phí cho các khâu vận hành.

III. Lý do nên sử dụng dịch vụ Fulfillment?

Dịch vụ Fulfillment mang lại nhiều lợi ích cho nhà bán hàng, trong đó có hai giá trị cốt lõi là tối ưu quản lý tồn kho và hoàn tất đơn hàng nhanh chóng, chính xác.

– Tối ưu quản lý tồn kho: Thay vì phải đầu tư kho bãi, nhân sự, hệ thống vận hành, việc sử dụng dịch vụ Fulfillment giúp Seller tiết kiệm chi phí vận hành kho. Các đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt, tối ưu không gian lưu trữ, xuất nhập theo nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO phù hợp với từng ngành hàng; cảnh báo kịp thời về hàng bán chậm hoặc sắp hết hạn giúp Seller chủ động lên kế hoạch bán hàng, nhập hàng phù hợp, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng và tồn kho ở tỷ lệ phù hợp, đáp ứng hoạt động kinh doanh của Seller.

– Hoàn tất đơn hàng: Dịch vụ Fulfillment tích hợp hệ thống quản lý đơn hàng OMS, giúp tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng với độ chính xác lên đến 99% và hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả. Mọi đơn hàng phát sinh được tiếp nhận, phân loại, đóng gói theo tiêu chuẩn sàn; đồng thời tự động chọn kho, đơn vị vận chuyển theo phân bổ từ sàn hoặc chọn kho gần nhất, đơn vị vận chuyển theo yêu cầu của Seller, giúp tối ưu thời gian xử lý và đảm bảo đơn hàng được giao đúng hạn.

Bên cạnh đó, quy trình hoàn tất đơn hàng nhanh chóng, đóng gói chỉn chu, chính xác về số lượng, mẫu mã giúp nhà bán hàng cải thiện điểm đánh giá gian hàng trên các sàn TMĐT và cải thiện uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng. Từ đó tăng tỷ lệ mua lại, thu hút khách hàng mới và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

IV. Các hình thức Fulfillment phổ biến hiện nay

Mỗi hình thức Fulfillment phù hợp với từng loại hình kinh doanh và quy mô vận hành. Các hình thức Fulfillment phổ biến hiện nay:

1. In-house Fulfillment – Tự vận hành kho hàng nội bộ

Doanh nghiệp tự quản lý toàn bộ quy trình Fulfillment, từ lưu kho, xử lý đơn hàng đến vận chuyển hàng hóa cho khách. Hình thức In-house Fulfillment phù hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn, sở hữu hệ thống kho bãi và nhân sự vận hành riêng. Lợi ích của mô hình là kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, giảm chi phí thuê dịch vụ bên ngoài. Tuy nhiên, việc tự vận hành đòi hỏi nguồn lực lớn và có thể gặp khó khăn khi mở rộng quy mô.

2. Dropshipping – Giao hàng trực tiếp từ nhà cung cấp

Dropshipping là mô hình trong đó Seller không cần lưu kho mà khi có đơn hàng, sản phẩm sẽ được nhà cung cấp xử lý và giao trực tiếp đến khách hàng. Hình thức Dropshipping giúp giảm rủi ro tồn kho, tiết kiệm chi phí đầu tư cơ sở vật chất. Tuy nhiên, Seller không có quyền kiểm soát quy trình đóng gói và thời gian giao hàng, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.

3. Third-party Fulfillment (3PL) – Thuê ngoài dịch vụ Fulfillment

Third-party Fulfillment là hình thức mà doanh nghiệp hợp tác với một bên thứ ba để lưu kho, xử lý đơn hàng và giao hàng. Các đơn vị Fulfillment chuyên nghiệp sẽ đảm nhận toàn bộ quy trình, giúp doanh nghiệp tập trung vào bán hàng và phát triển sản phẩm. Hình thức 3PL phù hợp với các Seller thương mại điện tử, doanh nghiệp bán hàng đa kênh hay chuỗi bán lẻ muốn tối ưu chi phí vận hành và mở rộng thị trường linh hoạt.

4. Hybrid Fulfillment – Kết hợp giữa tự vận hành và thuê ngoài

Hybrid Fulfillment là mô hình kết hợp giữa In-house Fulfillment và Third-party Fulfillment, tức là doanh nghiệp có thể tự quản lý một phần đơn hàng (ví dụ: sản phẩm chủ lực hoặc hàng có vòng đời ngắn) và thuê ngoài một phần khác (ví dụ: hàng tồn kho lớn hoặc đơn hàng từ xa). Hình thức này giúp tối ưu chi phí và đảm bảo sự linh hoạt trong vận hành, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp bán lẻ có hệ thống phân phối rộng.

V. 5 bước trong quy trình vận hành của dịch vụ Fulfillment

Dịch vụ Fulfillment giúp tối ưu toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, từ khi hàng hóa được nhập kho cho đến khi giao đến tay khách hàng. Dưới đây là 5 bước quan trọng trong quy trình vận hành Fulfillment:

Bước 1: Kết nối

Đơn vị Fulfillment kết nối các kênh bán hàng online và offline để cập nhật dữ liệu trên hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS. Hàng hóa được chuyển đến kho Fulfillment, đội ngũ vận hành sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và phân loại sản phẩm. 

Bước 2: Lưu kho, quản lý hàng hoá

Hệ thống quản lý kho WMS cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, giúp hàng hóa được lưu trữ đúng vị trí, đảm bảo số lượng, chất lượng và sẵn sàng xử lý khi có đơn hàng từ hệ thống OMS. Đồng thời, hệ thống OMS tự động đồng bộ tồn kho từ nhiều kênh bán hàng như sàn TMĐT, website, chuỗi cửa hàng, hệ thống quản lý nội bộ,… Nhờ đó, Seller có thể kiểm soát chính xác tình trạng đơn hàng và tồn kho trên từng kênh, tránh tình trạng cùng một sản phẩm nhưng thiếu hàng ở kênh này, dư thừa ở kênh khác.

Bước 3: Xử lý đơn hàng, đóng gói

Khi có đơn hàng phát sinh, hệ thống quản lý đơn hàng OMS sẽ tự động tiếp nhận và chuyển lệnh về hệ thống WMS cho nhân viên kho lấy hàng, kiểm tra, đóng gói theo yêu cầu (bọc chống sốc, dán tem nhãn, kèm quà tặng, hóa đơn,…). Quy trình xử lý đơn hàng tự động đảm bảo đơn hàng được đóng gói đúng tiêu chuẩn sàn, rút ngắn thời gian giao hàng.

Bước 4: Vận chuyển

Sau khi đóng gói hoàn tất, đơn hàng sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển như GHN, GHTK, Viettel Post,… đối với các đơn được sàn TMĐT chỉ định hoặc đơn vị vận chuyển do Seller lựa chọn đối với các đơn từ kênh bán hàng khác. Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng và cung cấp thông tin theo dõi theo thời gian thực cho Seller và người mua.

Bước 5: Đối soát, báo cáo, thu hộ COD

Sau khi đơn hàng được giao thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái thanh toán, tổng hợp dữ liệu và đối soát doanh thu. Trường hợp có yêu cầu đổi trả, đơn hàng sẽ được tiếp nhận, kiểm tra và xử lý theo chính sách. Seller có thể kiểm tra chi tiết các khoản phí vận hành, doanh thu bán hàng và tiền thu hộ (COD). Bên cạnh đó, hệ thống còn phân tích dữ liệu bán hàng, cung cấp cảnh báo về sản phẩm bán chạy hoặc bán chậm để Seller điều chỉnh chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.

Dịch vụ Fulfillment không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình vận hành mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng, góp phần gia tăng doanh thu. Hy vọng bài viết này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về Fulfillment là gì, các thông tin liên quan đến Fulfillment, từ đó đưa ra quyết định tối ưu cho hoạt động kinh doanh của mình.

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết dịch vụ.