Fulfillment Service ngày càng được nhiều seller quan tâm nhờ khả năng tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả xử lý đơn hàng. Tuy nhiên, với những seller mới khởi nghiệp (startup), khi vẫn còn phải loay hoay xây dựng quy trình từ đầu thường thắc mắc liệu dịch vụ Fulfillment có thực sự phù hợp và giúp tối ưu lợi ích cho mình hay không. Bài viết dưới đây giúp bạn hiểu rõ hơn Fulfillment Service là gì và đánh giá mức độ phù hợp của dịch vụ này với người mới bắt đầu kinh doanh.

1. Fulfillment Service là gì?

Nếu bạn là seller mới khởi nghiệp kinh doanh online, bên cạnh sản phẩm tốt, bán hàng hiệu quả và xây dựng thương hiệu thì khâu hậu cần giữ vai trò rất quan trọng. Khi có những đơn hàng đầu tiên, bạn cần đảm nhận toàn bộ quy trình như:

• Nhập hàng về kho
• Sắp xếp, lưu trữ hàng hóa một cách khoa học để tránh hư hỏng và dễ dàng lấy hàng khi có đơn
• Soạn đơn, đóng gói sản phẩm
• Chờ đơn vị vận chuyển đến lấy hoặc tự mang ra bưu cục
• Quản lý các công việc sau bán như: thu hộ COD, xử lý đơn hoàn, đối soát, báo cáo…

Vậy Fulfillment Service là gì?

Khi lượng đơn bắt đầu tăng hoặc biến động liên tục vào các ngày Mega Sale, lễ Tết, việc tự xử lý trở nên quá tải, dễ phát sinh sai sót và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Fulfillment Service chính là dịch vụ hậu cần thuê ngoài, đứng sau hỗ trợ seller vận hành toàn bộ hoạt động từ nhập kho, lưu kho, đóng gói, bàn giao đơn vị vận chuyển và xử lý sau bán với chi phí tối ưu.

2. Seller mới khởi nghiệp thường gặp khó khăn gì trong vận hành?

Ở giai đoạn mới khởi nghiệp, seller phải lo rất nhiều đầu việc, mọi quy trình thường chưa ổn định, kèm theo đó là tâm lý áp lực, lo lắng. Việc thiếu kinh nghiệm và nguồn lực khiến quá trình vận hành gặp nhiều khó khăn:

2.1. Dễ bị quá tải do kiêm nhiệm nhiều đầu việc cùng lúc

Do nguồn lực hạn chế, seller thường đảm nhận gần như toàn bộ khâu vận hành: từ quản lý tồn kho, soạn hàng, đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển đến xử lý các vấn đề sau bán. Điều này dễ dẫn đến tình trạng quá tải và sai sót trong xử lý, về lâu dài phát sinh nhiều chi phí rủi ro mà seller không kiểm soát được. Việc dành quá nhiều thời gian cho những đầu việc lặp lại khiến seller khó tập trung vào các kế hoạch quan trọng như phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường hay xây dựng chiến lược dài hạn.

2.2. Không có quy trình vận hành rõ ràng

Do chưa có kinh nghiệm vận hành, seller mới khởi nghiệp thường triển khai công việc theo cảm tính, chưa xây dựng được quy trình chuẩn cho từng khâu cụ thể. Thỉnh thoảng lại thay đổi, chắp vá quy trình, thiếu tính hệ thống khiến quá trình xử lý đơn hàng dễ xảy ra sai sót, mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành tổng thể. Nếu không xây dựng quy trình bài bản từ đầu, seller rất khó cải thiện khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng.

2.3. Không đủ nguồn lực đầu tư ban đầu

Giai đoạn mới khởi nghiệp, chi phí luôn là bài toán nan giải với nhiều seller. Phần lớn ngân sách được ưu tiên cho hoạt động bán hàng – yếu tố cốt lõi giúp duy trì dòng tiền và phát triển doanh nghiệp. Bên cạnh đó, seller còn phải lo chi phí mặt bằng kho bãi, thiết bị, hạ tầng, công nghệ quản lý và nhân sự vận hành… Những khoản đầu tư này rất lớn nên seller mới khởi nghiệp thường không đủ nguồn lực để đầu tư một hệ thống vận hành chuyên nghiệp ngay từ đầu.

2.4. Thiếu kinh nghiệm làm việc với các bên vận chuyển

Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp, quản lý thời gian lấy hàng, theo dõi tiến trình giao hàng, đối soát COD… là những đầu việc đòi hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế. Do mới khởi nghiệp, nhiều seller chưa lựa chọn đối tác vận chuyển tối ưu, dẫn đến chi phí cao, thời gian giao hàng kéo dài hoặc thường xuyên gặp lỗi mà không được hỗ trợ kịp thời.

2.5. Khó kiểm soát chi phí vận hành

Nhiều seller chưa có kinh nghiệm trong việc hoạch định chi phí vận hành và hiểu rõ nhu cầu thực tế dẫn đến quyết định sai lầm:

• Thuê kho quá rộng
• Sử dụng vật tư đóng gói lãng phí
• Chưa tối ưu nhân sự vì khối lượng công việc không cố định
• Không dự đoán chính xác lượng đơn trong các mùa cao điểm

Ngoài ra, vận hành thiếu quy trình kéo theo nhiều chi phí rủi ro phát sinh như: đóng sai hàng, giao hàng trễ, đơn hoàn trả nhiều, hàng tồn lâu dẫn đến hư hỏng hoặc hết hạn. Dù doanh thu tăng nhưng nếu không kiểm soát tốt chi phí, biên lợi nhuận sẽ giảm, gây khó khăn trong việc tái đầu tư và phát triển bền vững.

>>> Xem thêm: Dịch vụ hoàn tất đơn hàng giúp seller tăng lợi thế cạnh tranh như thế nào?

2. Fulfillment Service có phù hợp với seller mới khởi nghiệp không?

Bên cạnh thắc mắc Fulfillment Service là gì, đây là câu hỏi mà rất nhiều seller mới khởi nghiệp băn khoăn khi tìm cách tối ưu vận hành. Trên thực tế, tùy vào mục tiêu kinh doanh, số lượng đơn hàng và nguồn lực hiện tại để seller đưa ra quyết định phù hợp. Ở phần trên, chúng ta đã tìm hiểu Fulfillment Service là gì, phần này sẽ phân tích ưu điểm, nhược điểm của dịch vụ Fulfillment đối với seller mới khởi nghiệp:

2.1. Ưu điểm của dịch vụ Fulfillment

Không phải tự nhiên mà Fulfillment được nhiều seller, doanh nghiệp sản xuất, đơn vị Enabler lựa chọn để hỗ trợ vận hành chuyên nghiệp. Dịch vụ Fulfillment có nhiều ưu điểm như:

• Tiết kiệm thời gian, tập trung vào hoạt động cốt lõi: Dịch vụ Fulfillment đảm nhận gần như toàn bộ các khâu hậu cần như nhập kho, lưu trữ, soạn hàng, đóng gói, giao cho đơn vị vận chuyển và xử lý sau bán. Nhờ đó, seller có thể tập trung vào những hoạt động tăng doanh số như phát triển sản phẩm, bán hàn, marketing, kế hoạch mở rộng thị trường.
• Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng, nhân sự: Kho Fulfillment có diện tích lớn, trang bị sẵn trang thiết bị, phần mềm vận hành, hệ thống PCCC và đội ngũ nhân sự chuyên môn. Seller không cần tự đầu tư kho bãi hay tuyển dụng nhân sự, tránh lãng phí trong những ngày thấp điểm mà vẫn đảm bảo năng lực xử lý hàng chục nghìn đơn/ngày trong mùa cao điểm.
• Hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả: Hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS giúp đồng bộ đơn hàng và tồn kho từ các kênh như sàn TMĐT, mạng xã hội, website, chuỗi cửa hàng… chỉ trên một nền tảng. Hệ thống tự động xác nhận đơn, thiết lập sẵn cấu hình đóng gói giúp giảm thao tác thủ công, tăng hiệu quả vận hành đa kênh.
• Quản lý tồn kho khoa học: Hệ thống quản lý kho WMS hỗ trợ kiểm soát tồn kho theo các nguyên tắc FIFO/LIFO/FEFO (nhập trước xuất trước/nhập sau xuất trước/hết hạn trước xuất trước). Ứng dụng công nghệ giúp quản lý vòng quay hàng hóa tối ưu, giảm tồn đọng và hạn chế rủi ro hư hỏng hay hết hạn sử dụng.
• Nâng cao hiệu quả vận hành: Hàng tồn kho được quản lý khoa học, đóng gói đơn hàng chỉn chu, đúng số lượng, giao hàng đạt cam kết SLA sàn, đối soát minh bạch, cập nhật báo cáo tồn kho, báo cáo hiệu suất từng kênh hoặc tổng hợp các kênh, báo cáo bán hàng, CTKM, hàng bán chạy, hàng bán chậm… giúp seller chủ động lên kế hoạch kinh doanh.
• Làm việc trực tiếp với các đơn vị vận chuyển uy tín: Đơn vị Fulfillment mang đến cho seller đa dạng giải pháp vận chuyển tối ưu về chi phí và thời gian giao hàng. Các khiếu nại phát sinh hay đối soát COD, seller đều có thể giải quyết nhanh chóng.

• Chi phí linh hoạt, phù hợp với seller mới: Dịch vụ Fulfillment tính phí theo thể tích hàng lưu kho và số đơn thực tế phát sinh. Mô hình này đặc biệt phù hợp với seller mới, khi sản lượng chưa ổn định, giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành.
• Tuỳ chỉnh dịch vụ theo nhu cầu seller: Seller có thể yêu cầu đơn vị Fulfillment tuỳ chỉnh đóng gói theo yêu cầu riêng (hộp carton, băng keo in logo thương hiệu, kèm thư cảm ơn, voucher, quà tặng…), phát triển tính năng quản lý theo đặc thù ngành hàng, mô hình kinh doanh của seller.

2.2. Nhược điểm khi sử dụng dịch vụ Fulfillment

Bên cạnh nhiều lợi ích, Fulfillment cũng có một số điểm hạn chế mà seller mới khởi nghiệp cần cân nhắc trước khi sử dụng:

• Chưa phù hợp với seller sản lượng đơn ít, vài chục đơn/ngày. Seller có thể cân nhắc tự vận hành để tiết kiệm chi phí, tối ưu hoạt động kinh doanh.
• Seller phụ thuộc vào đơn vị cung cấp dịch vụ Fulfillment, không chủ động hoàn toàn các khâu liên quan đến nhập hàng, lưu kho, đóng gói… Trường hợp đơn vị Fulfillment không chuyên nghiệp có thể gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh thương hiệu, uy tín doanh nghiệp…
• Seller thiếu trải nghiệm vận hành thực tế: Khi thuê ngoài dịch vụ Fulfillment, seller ít có cơ hội trực tiếp trải nghiệm và hiểu rõ từng công đoạn như quản lý kho, soạn đơn, đóng gói hay giao vận. Để cải thiện điều này, seller có thể chủ động tham quan trung tâm Fulfillment, theo dõi cách vận hành thực tế và trao đổi thường xuyên với đội ngũ vận hành để nắm rõ quy trình.
• Mặc dù đơn vị Fulfillment có hỗ trợ đóng gói tùy chỉnh, nhưng những yêu cầu cá nhân hóa đặc biệt như: thư viết tay, khắc tên khách lên sản phẩm… khó linh hoạt như khi seller tự tay gói hàng. Với các thương hiệu cần trải nghiệm đập hộp cá nhân hóa đặc biệt, seller nên trao đổi với đơn vị Fulfillment để đảm bảo khả năng triển khai.
• Không phải loại hàng hóa nào cũng phù hợp: Một số sản phẩm đặc thù như hàng giá trị cao (điện thoại, đồng hồ, trang sức hiệu…) có thể không phù hợp lưu kho Fulfillment để tránh rủi ro phát sinh. Trước khi gửi hàng, seller cần làm rõ với đơn vị Fulfillment về mặt hàng lưu kho của mình xem có phù hợp hay không.

Nếu bạn là seller mới khởi nghiệp, cảm thấy khó khăn trong việc vận hành, công việc trở nên quá tải; hoặc đơn giản bạn muốn tập trung vào phát triển sản phẩm và xây dựng thương hiệu mà vẫn đảm bảo đơn hàng được xử lý chuyên nghiệp thì Fulfillment Service là lựa chọn phù hợp. N&H Fulfillment là đối tác được nhiều seller đánh giá cao bởi cam kết vận hành đạt 99% SLA sàn, mọi hoạt động vận hành đều hướng đến lợi ích của seller, đồng hành từ những bước đầu kinh doanh thành công.

Ưu đãi đặc biệt từ N&H Fulfillment:

• Miễn phí 30 ngày lưu kho
• Miễn phí sử dụng phần mềm quản lý bán hàng đa kênh OMS

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment:

• Kho Fulfillment An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, TPHCM.
• Kho Fulfillment Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Long Biên, Hà Nội.

Hy vọng bài viết trên đây giúp bạn hiểu rõ Fulfillment Service là gì và có phù hợp với seller mới khởi nghiệp không.

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.