Trong thời đại thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ, nhu cầu lưu kho Fulfillment, tối ưu quản lý tồn kho và hoàn tất đơn hàng nhanh chóng trở nên quan trọng với các nhà bán hàng online. Vậy những ngành hàng nào phù hợp với dịch vụ Fulfillment? Quy trình vận hành kho Fulfillment (Fulfillment Center) ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

I. Kho Fulfillment phù hợp với ngành hàng nào?

Kho Fulfillment phù hợp với hầu hết các ngành hàng có thể kinh doanh trực tuyến trên sàn TMĐT hoặc các kênh bán hàng online. Với số lượng đơn hàng lớn, yêu cầu quản lý tồn kho hiệu quả và thời gian xử lý đơn hàng nhanh chóng, dịch vụ Fulfillment hỗ trợ nhà bán hàng (Seller) tối ưu từ khâu lưu kho, quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn, đóng gói, giao hàng đến xử lý sau bán hàng, thu hộ COD. Dưới đây là những ngành hàng nổi bật phù hợp với mô hình Fulfillment:

1. Thời trang & Phụ kiện

Ngành hàng thời trang & phụ kiện có đặc điểm nổi bật là sự đa dạng về mẫu mã, kích thước, màu sắc, chủng loại. Đồng thời, nhu cầu mua sắm thời trang liên tục thay đổi theo mùa, xu hướng và chiến dịch khuyến mãi. Điều này đặt ra bài toán cho Seller trong việc tối ưu quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng nhanh chóng và đảm bảo trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng.

Thay vì tự vận hành kho hàng thời trang, dịch vụ Fulfillment giải quyết các khó khăn của Seller như:

– Sản phẩm thời trang có số lượng SKU (mã sản phẩm) lớn do có nhiều biến thể về size, màu sắc, chất liệu. Việc quản lý thủ công dễ gây nhầm lẫn, thất thoát hàng hóa và tình trạng tồn kho kéo dài, đặc biệt với các mặt hàng theo mùa, nhanh lỗi mốt. Hệ thống quản lý kho WMS giúp kiểm soát hàng hóa theo từng mã SKU, cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực, cảnh báo tồn kho thấp để kịp thời bổ sung hoặc tồn kho quá lâu để Seller đưa ra chiến dịch khuyến mãi kịp thời.

– Khi số lượng đơn hàng tăng cao dễ xảy ra tình trạng nhầm size, nhầm màu, thiếu hàng hoặc đóng gói không đúng tiêu chuẩn sàn. Hệ thống OMS giúp Seller xử lý đơn chính xác bằng cách tự động chọn đúng mã sản phẩm theo số lượng, kích thước, màu sắc và đề xuất quy cách đóng gói phù hợp bằng hộp carton, túi zip,… đảm bảo tỷ lệ sai sót gần như tuyệt đối (<1%). Sau đó, đơn hàng sẽ được bàn giao cho đơn vị vận chuyển trong vòng 24h giúp tối ưu tốc độ giao hàng.

– Thời trang là một trong những ngành có tỷ lệ đổi trả cao nhất trên sàn TMĐT do khách hàng không vừa size hoặc màu sắc, chất liệu vải không đúng mong đợi. Đơn vị Fulfillment hỗ trợ xử lý đổi trả linh hoạt, kiểm tra chất lượng hàng hoàn về, nhập kho theo tiêu chuẩn, giúp tối ưu vòng đời sản phẩm và hạn chế thất thoát hàng hóa.

2. Mỹ phẩm & Chăm sóc cá nhân

Ngành mỹ phẩm và chăm sóc cá nhân bao gồm các sản phẩm skincare, makeup, sản phẩm chăm sóc tóc, cơ thể,… yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt và đóng gói chỉn chu để không bị bể vỡ. Người tiêu dùng có xu hướng mua sắm thường xuyên, đặc biệt trong các chương trình khuyến mãi lớn như 11.11, 12.12,… hoặc các dịp lễ Tết.

Kho Fulfillment (Fulfillment Center) giải quyết các khó khăn cho Seller ngành mỹ phẩm:

– Mỹ phẩm dễ bị biến chất nếu không được bảo quản phù hợp, đặc biệt khi tiếp xúc với nhiệt độ cao hay độ ẩm không ổn định. Kho Fulfillment hỗ trợ lưu trữ mỹ phẩm theo tiêu chuẩn, phù hợp với từng loại sản phẩm, duy trì điều kiện bảo quản tối ưu về ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh nắng trực tiếp và các tác nhân gây hư hỏng.

– Với đặc thù hạn sử dụng rõ ràng, mỹ phẩm cần được kiểm soát chặt chẽ để tránh tình trạng hàng cận date hoặc hết hạn gây lãng phí. Hệ thống quản lý kho WMS áp dụng nguyên tắc FIFO (Nhập trước – Xuất trước) hoặc FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước) đảm bảo luân chuyển hàng hóa hợp lý. Ngoài ra, sản phẩm được đóng gói chỉn chu, bọc bảo vệ bằng túi khí, giấy chèn hoặc giấy bubble hạn chế va đập, chống sốc, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển.

– Trong các mùa mua sắm cao điểm, số lượng đơn tăng đột biến gây áp lực cho hệ thống vận hành. Đơn vị Fulfillment hỗ trợ Seller xử lý đơn hàng nhanh chóng nhờ tính năng đồng bộ dữ liệu đơn hàng và tồn kho từ nhiều kênh bán (TMĐT, website, cửa hàng,…).

3. FMCG (Ngành hàng tiêu dùng nhanh)

Ngành hàng FMCG bao gồm các sản phẩm thiết yếu như thực phẩm đóng gói, đồ uống, sản phẩm vệ sinh cá nhân,… Đặc điểm của ngành hàng này là vòng đời sản phẩm ngắn, yêu cầu xử lý đơn hàng nhanh và khả năng quản lý hàng tồn kho chính xác để tránh thất thoát hoặc quá hạn sử dụng.

Dịch vụ Fulfillment giúp Seller tối ưu vận hành kho hàng FMCG:

– Các sản phẩm FMCG có vòng đời ngắn, dễ bị hư hỏng hoặc quá hạn nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Kho Fulfillment tự động phân loại và lưu trữ từng nhóm sản phẩm phù hợp hoặc bảo quản ở kho mát, kho lạnh đối với các sản phẩm sữa, thực phẩm ăn liền,…

– FMCG là ngành hàng có nhu cầu mua sắm liên tục, đặc biệt vào các mùa cao điểm như lễ Tết, ngày tựu trường,… Hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh OMS đồng bộ đơn hàng và tồn kho từ nhiều kênh bán (sàn TMĐT, website, chuỗi cửa hàng, đại lý phân phối,…) giúp xử lý đơn nhanh chóng, hạn chế tình trạng thiếu hàng hoặc giao chậm. Đơn vị Fulfillment hỗ trợ đóng gói linh hoạt theo yêu cầu (thùng carton, túi zip, bao bì thương hiệu, băng keo thương hiệu, thư cảm ơn, voucher,…) hoặc chèn bong bóng khí/xốp nổ/giấy bubble cho các sản phẩm dễ vỡ đảm bảo hàng hóa giữ nguyên chất lượng khi đến tay khách hàng.

– Với đặc thù là sản phẩm tiêu dùng thiết yếu, khách hàng thường mong muốn nhận hàng nhanh chóng. Kho Fulfillment kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển, hỗ trợ giao hàng nhanh 2h, 4h giúp Seller tối ưu tốc độ giao hàng, tăng tỷ lệ hài lòng và cải thiện điểm đánh giá gian hàng.

4. Mẹ & Bé

Ngành hàng mẹ & bé bao gồm các sản phẩm như sữa bột, bỉm, tã, thực phẩm dinh dưỡng, đồ chơi, quần áo trẻ em, dụng cụ chăm sóc bé,… có nhu cầu tiêu dùng ổn định, khách hàng có xu hướng mua lặp lại cao và yêu cầu nghiêm ngặt về chất lượng, nguồn gốc sản phẩm.

Dịch vụ Fulfillment giúp Seller ngành mẹ & bé tối ưu vận hành kho hàng và xử lý đơn hàng nhanh chóng:

– Các sản phẩm mẹ & bé thường yêu cầu bảo quản khắt khe, đặc biệt là sữa bột, thực phẩm dinh dưỡng, tã bỉm,… Hệ thống kho Fulfillment đảm bảo điều kiện nhiệt độ tiêu chuẩn, độ ẩm phù hợp, thoáng mát và tránh ánh nắng trực tiếp giúp bảo vệ chất lượng sản phẩm.

– Các sản phẩm đồ dùng trẻ em, thực phẩm dinh dưỡng,… đòi hỏi quy trình đóng gói cẩn thận nhằm đảm bảo an toàn khi vận chuyển. Kho Fulfillment sử dụng hộp carton, túi khí hoặc màng co nhiều lớp để bảo vệ sản phẩm khỏi hư hỏng, trầy xước hay rách bao bì. Nhờ đó, chất lượng hàng hóa luôn được đảm bảo, hạn chế tối đa tình trạng hoàn trả do lỗi vận chuyển.

– Nhiều khách hàng mua sản phẩm mẹ & bé để làm quà tặng hoặc nhận kèm bộ quà tặng từ thương hiệu. Kho Fulfillment hỗ trợ đóng gói quà tặng theo yêu cầu của Seller, giúp nâng cao trải nghiệm mua sắm và tăng tỷ lệ khách hàng quay lại.

– Các sản phẩm mẹ & bé có thể được đặt hàng trong tình huống khẩn cấp (như tã, sữa,…). Dịch vụ Fulfillment kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển, hỗ trợ giao nhanh trong 2h, 4h đáp ứng nhu cầu cấp thiết của khách hàng.

Ngoài ra, nhiều ngành hàng như điện tử & phụ kiện công nghệ, đồ gia dụng, thực phẩm chức năng, văn phòng phẩm,… đều phù hợp sử dụng dịch vụ Fulfillment để tối ưu quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác.

II. Quy trình vận hành của kho Fulfillment

Quy trình vận hành của kho Fulfillment thường trải qua 5 bước cơ bản:

Bước 1: Kết nối, nhập kho

Dịch vụ Fulfillment tích hợp các kênh bán hàng online và offline vào hệ thống quản lý đơn hàng OMS, giúp Seller dễ dàng kiểm soát hoạt động kinh doanh. Sau khi hàng hóa được nhập kho, đội ngũ vận hành sẽ kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng và phân loại theo từng danh mục sản phẩm.

Bước 2: Lưu kho, quản lý tồn kho

Tính từ thời điểm nhập kho, hàng hoá được đặt lên kệ, đơn vị Fulfillment chịu trách nhiệm toàn bộ về quản lý hàng hóa và tồn kho. Hệ thống quản lý kho WMS cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo hàng hóa được sắp xếp khoa học, tối ưu không gian lưu trữ và sẵn sàng để xử lý khi phát sinh đơn hàng từ hệ thống OMS. Bên cạnh đó, hệ thống OMS đồng bộ tồn kho trên các kênh bán hàng như sàn TMĐT, website, hệ thống phân phối,… giúp Seller tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa trên từng kênh.

Bước 3: Hoàn tất đơn hàng

Khi phát sinh đơn hàng mới, hệ thống OMS tự động tiếp nhận và ngay lập tức gửi lệnh xử lý đến hệ thống WMS. Nhân viên kho tiến hành lấy hàng, kiểm tra, đóng gói theo tiêu chuẩn sàn, kèm thêm voucher, quà tặng,… (nếu có) theo yêu cầu của Seller. Quy trình hoàn tất đơn hàng được xử lý chính xác, hạn chế tình trạng sai sót, giảm tỷ lệ hoàn hàng.

Bước 4: Vận chuyển

Sau khi đóng gói hoàn tất, đơn hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển theo thông tin của sàn TMĐT. Đối với các đơn ngoài sàn, hệ thống sẽ tự động phân bổ kho gần nhất và đơn vị vận chuyển phù hợp theo yêu cầu của Seller. Đồng thời, thông tin vận chuyển tự động cập nhật lên hệ thống theo thời gian thực, giúp Seller và khách hàng dễ dàng theo dõi hành trình đơn hàng.

Bước 5: Báo cáo, thu hộ COD và xử lý sau bán hàng

Khi đơn hàng được giao thành công, hệ thống tự động ghi nhận trạng thái, cập nhật và đối soát doanh thu. Nếu có yêu cầu đổi trả, sản phẩm sẽ được kiểm tra và xử lý theo chính sách giữa đơn vị Fulfillment và Seller. Chưa kể, hệ thống còn cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu, tiền thu hộ (COD) đồng thời phân tích dữ liệu về sản phẩm bán chạy, bán chậm giúp Seller điều chỉnh chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Mỗi ngành hàng có những đặc thù và yêu cầu riêng, vì vậy nhà bán hàng cần cân nhắc kỹ để chọn giải pháp Fulfillment đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp kho Fulfillment uy tín, chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết.