Chi phí vận hành luôn là mối quan tâm hàng đầu của seller vì ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh. Các đơn vị cung cấp Order Fulfillment Service (Dịch vụ hoàn tất đơn hàng) thường khẳng định rằng việc thuê ngoài giúp seller tiết kiệm chi phí. Nhưng câu hỏi đặt ra là: Liệu có thực sự tiết kiệm hơn so với tự vận hành? Nếu có, tiết kiệm chi phí Order Fulfillment bằng cách nào? 

Trong bài viết này, chúng ta cùng so sánh trực quan giữa hai phương án: Tự vận hành và thuê dịch vụ Order Fulfillment. Qua đó, chỉ ra những tình huống nào seller nên tự xử lý để chủ động hơn, trường hợp nào nên hợp tác với đơn vị Fulfillment để tối ưu chi phí, hiệu quả lâu dài. 

1. Order Fulfillment Service là gì?

Order Fulfillment Service, hay còn gọi là dịch vụ Fulfillment hoặc Fulfillment 3PL, là dịch vụ hoàn tất đơn hàng do một bên thứ ba cung cấp. Đơn vị này sẽ thay seller xử lý trọn gói các khâu từ nhập kho, quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng, bàn giao cho đơn vị vận chuyển và xử lý sau bán. 

Hiểu đơn giản, đây là giải pháp vận hành chuyên nghiệp giúp seller không cần phải lo quản lý kho bãi, nhân sự hay quy trình vận hành phức tạp. Seller chỉ cần tập trung vào phát triển kinh doanh, mọi khâu hậu cần đã có dịch vụ Fulfillment đảm nhiệm.

2. Tự vận hành – Seller phải trả những chi phí nào?

Khi tự mình quản lý toàn bộ khâu vận hành, dù trong mùa cao điểm hay thấp điểm, seller cần chi trả toàn bộ:

• Chi phí kho bãi: Thuê mặt bằng, điện nước, bảo trì, trang bị kho mát, kho cao tải, hệ thống an ninh, PCCC…  

• Chi phí nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ nhân sự vận hành, IT, bảo vệ… 

• Chi phí vật tư đóng gói: Hộp carton, túi niêm phong, băng keo, bubble, giấy chèn, tem nhãn… 

• Chi phí công nghệ, trang thiết bị vận hành: Mua/thuê phần mềm quản lý bán hàng đa kênh OMS, quản lý kho WMS, lắp đặt kệ, xe nâng… 

• Chi phí vận chuyển: Liên hệ với hãng vận chuyển để tự quản lý việc bàn giao, chi phí vận chuyển, đối soát COD, xử lý đơn hoàn… 

• Chi phí quản lý khác: Bảo trì kho, tăng ca mùa cao điểm, thuê thêm nhân sự thời vụ… 

• Chi phí rủi ro: Tổn thất từ giao hàng trễ SLA, đơn hoàn, sản phẩm hư hỏng, bể vỡ, thất lạc hoặc đóng gói sai… 

• Chi phí cơ hội: Thời gian, nguồn vốn, nhân lực đáng lẽ dành cho công việc hoặc khoản đầu tư khác giá trị hơn. 

Có thể thấy, tự vận hành đồng nghĩa với việc seller phải gánh nhiều loại chi phí cả trực tiếp (kho, nhân sự, vật tư…) và gián tiếp (rủi ro, cơ hội). Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ phân tích cách Order Fulfillment Service giúp tối ưu từng hạng mục chi phí này. 

3. Order Fulfillment Service tối ưu chi phí vận hành như thế nào?

Nếu như khi tự vận hành, seller phải gánh cùng lúc nhiều khoản chi phí cố định, khó kiểm soát chi phí biến đổi thì khi sử dụng dịch vụ Fulfillment, tất cả được gom thành chi phí biến đổi, trả theo nhu cầu thực tế. Seller có thể dự báo sản lượng đơn, mức phí phát sinh tương ứng thông qua báo cáo bán hàng, doanh thu, CTKM theo kênh do đơn vị Fulfillment cung cấp. 

3.1. Không cần đầu tư hạ tầng kho bãi, nhân sự 

Đơn vị Fulfillment trang bị sẵn toàn bộ hạ tầng, trang thiết bị, công nghệ hiện đại. Seller không cần chi vốn đầu tư ban đầu lẫn chi phí bảo trì, hao mòn. Nhờ không gian lưu trữ, quầy kệ có sẵn rộng, đáp ứng sản lượng đơn lớn nên khi bước vào mùa cao điểm, seller chỉ việc tăng tồn, không phải thuê thêm kho, mua thêm kệ hoặc rủi ro quá tải đơn hàng. 

Lợi ích nổi bật: 

• Biến chi phí cố định thành chi phí biến đổi, linh hoạt theo thể tích hàng hoá lưu kho và lượng đơn hàng phát sinh thực tế, dễ kiểm soát dòng tiền. 

• Tăng/giảm dung lượng lưu trữ theo nhu cầu mà không lo thiếu nguồn lực. 

• Mở rộng thị trường nhờ kho Fulfillment có vị trí chiến lược, đa kho từ Bắc vào Nam, seller không cần tự vận hành kho nhiều khu vực. 

• Hạ tầng đạt chuẩn ngay từ đầu, đảm bảo an ninh, PCCC, bố trí khu vực, lối đi tối ưu. 

Thuê đơn vị Fulfillment vận hành chuyên nghiệp giúp bạn đi vào vận hành ngay với nền tảng kho bãi tối ưu sẵn, chi phí linh hoạt theo nhu cầu. 

3.2. Tiết kiệm chi phí nhân sự 

Order Fulfillment Service có sẵn đội ngũ vận hành chuyên nghiệp, giúp seller:

• Không cần tuyển dụng, đào tạo, quản lý: Seller không phải tốn chi phí, thời gian cho việc tuyển nhân viên vận hành, vốn thường xuyên biến động. 

• Nhân sự chuyên môn hóa, đào tạo bài bản: Mỗi nhân viên phụ trách một khâu riêng (nhập kho, lấy hàng, đóng gói…), từ đó nâng cao năng suất, giảm tối đa sai sót. 

• Linh hoạt theo mùa: Vào dịp cao điểm như 11.11, 12.12 hay lễ Tết, đơn vị Fulfillment chủ động bố trí thêm nhân lực, sắp xếp ca làm hợp lý. Seller không cần lo vận hành mà chỉ tập trung vào chiến dịch bán hàng, marketing, khuyến mãi. 

Nhờ đó, seller vừa giảm được chi phí cố định về nhân sự, vừa đảm bảo quy trình vận hành luôn ổn định, trơn tru ngay cả khi đơn hàng tăng đột biến. 

3.3. Tối ưu chi phí đóng gói & vật tư 

Một trong những chi phí mà nhiều seller không để ý là vật liệu đóng gói: Hộp carton, túi niêm phong, bubble, băng keo… Khi tự vận hành, seller phải mua lẻ hoặc đặt số lượng nhỏ, vừa tốn kém hơn vừa dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt trong mùa cao điểm. Không những thế, nhân sự nội bộ thường khó kiểm soát, dẫn đến lãng phí vật tư đóng gói. 

Order Fulfillment Service giúp tối ưu chi phí đóng gói và vật tư nhờ:  

• Nhập vật tư đóng gói số lượng lớn từ nhà sản xuất, chi phí rẻ hơn nhiều so với tự mua lẻ. 

• Có nguồn vật tư dự phòng, đảm bảo quy trình đóng gói không bị gián đoạn, thiếu hụt mùa cao điểm. 

• Hạn chế tối đa rủi ro hư hỏng, giúp seller tiết kiệm chi phí hoàn trả, đóng gói lại, bồi thường. 

• Tối ưu kích thước thùng: Giảm thể tích bị tính phí vận chuyển, từ đó tiết kiệm đáng kể chi phí giao hàng. 

3.4. Tối ưu chi phí vận chuyển 

Chi phí vận chuyển thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vận hành của seller, nhất là đơn hàng cồng kềnh, dễ vỡ… Đơn vị Order Fulfillment Service: 

• Kết nối API trực tiếp với nhiều đơn vị vận chuyển uy tín: SPX, J&T, GHN, GHTK… dễ dàng thương lượng mức phí ưu đãi hơn so với seller làm việc riêng lẻ. 

• Đảm bảo SLA bàn giao đúng hạn 99% tránh bị phạt điểm vận hành, giảm nguy cơ đơn bị huỷ, hoàn. 

• Hệ thống đa kho Fulfillment giúp seller tối ưu chi phí, thời gian vận chuyển trên toàn quốc. 

3.5. Hạn chế chi phí rủi ro 

Ngoài các chi phí đầu tư khi vận hành, seller còn phải đối mặt với chi phí rủi ro – khoản chi phí khó đo lường nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Order Fulfillment Service giúp hạn chế khoản chi này nhờ: 

• Đóng gói theo quy trình chuẩn hoá: Giảm thiểu hư hỏng khi vận chuyển, từ đó hạn chế đơn hoàn, đổi trả. 

• Ứng dụng công nghệ OMS, WMS, số hoá thông tin, quản lý sản phẩm bằng barcode: Loại bỏ sai sót trong quy trình lấy hàng, đóng gói, đảm bảo chính xác đến 99,9%. 

• Camera ghi lại toàn bộ quá trình đóng gói, hệ thống theo dõi hành trình đơn hàng realtime giúp nhanh chóng xử lý khiếu nại, tránh phát sinh thêm chi phí. 

• Đối soát và báo cáo minh bạch: Seller dễ dàng nắm rõ chi phí phát sinh đồng thời kiểm soát nguyên nhân tổn thất để đưa ra phương án xử lý.

4. Seller nên tự vận hành hay sử dụng dịch vụ Fulfillment?

Dựa trên phân tích chi phí ở phần trên, có thể thấy dịch vụ Fulfillment thường tối ưu hơn so với tự vận hành. Tuy nhiên, không phải trong mọi trường hợp Order Fulfillment Service đều là lựa chọn phù hợp. Seller cần cân nhắc theo quy mô, đặc thù kinh doanh.

Trường hợp nên tự vận hành: 

• Sản lượng đơn hàng thấp: Chỉ vài chục đơn/ngày, chưa có kế hoạch mở rộng thị trường. 

• Giá trị đơn hàng nhỏ: Dưới 100,000 đồng/đơn, tự xử lý giúp tiết kiệm chi phí hơn so với thuê dịch vụ. 

• Có năng lực vận hành riêng: Seller có sản lượng lớn nhưng đã đầu tư kho bãi, quy trình, đội ngũ vận hành hiệu quả. 

Có nên thuê Order Fulfillment? Nếu seller thuộc một trong các trường hợp: 

• Sản lượng đơn tăng trưởng, biến động: Từ 100 đơn/ngày trở lên, đặc biệt trong các ngày sale lớn (11.11, 12.12, lễ Tết…). 

• Bán đa kênh (Omnichannel): Seller kinh doanh đa kênh trên Shopee, Lazada, TikTok Shop, website, mạng xã hội… 

• Ngành hàng đặc thù, yêu cầu bảo quản, đóng gói chuyên nghiệp: Điện tử, mỹ phẩm, mẹ & bé… 

• Seller đang tự vận hành nhưng hiệu suất không ổn định, thường xuyên bị trễ SLA sàn, quá tải, chi phí tăng cao. 

Nếu seller đang tìm kiếm một đối tác Order Fulfillment Service chuyên nghiệp, N&H Fulfillment chính là lựa chọn giúp bạn xây dựng quy trình vận hành bài bản, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả. N&H Fulfillment có kinh nghiệm vận hành đa dạng ngành hàng từ thời trang, mỹ phẩm, mẹ và bé, công nghệ và phụ kiện, gia dụng… mang lại giải pháp hoàn tất đơn hàng tối ưu theo nhu cầu riêng của seller.

Ưu đãi dịch vụ từ N&H Fulfillment dành cho seller: 

• Miễn phí lưu kho 30 ngày 

• Miễn phí sử dụng hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS 

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment:   

• Kho Fulfillment An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, TPHCM. 

• Kho Fulfillment Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Long Biên, Hà Nội. 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.