Dịch vụ xử lý đơn hàng TMĐT hay còn gọi dịch vụ Fulfillment là giải pháp giúp tối ưu vận hành và nâng cao hiệu suất kinh doanh cho các nhà bán hàng (Seller) trên sàn TMĐT. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những yếu tố mà Seller cần lưu ý từ việc xác định nhu cầu, cân nhắc chi phí, lựa chọn đối tác Fulfillment phù hợp cho đến khi quyết định ký hợp đồng dịch vụ.

I. Dịch vụ xử lý đơn hàng TMĐT là gì?

Dịch vụ xử lý đơn hàng TMĐT là quá trình tiếp nhận, lấy hàng, lưu kho, đóng gói và hoàn tất đơn hàng trên các kênh bán hàng TMĐT (Shopee, Lazada, Tiktok Shop, Tiki,…). Quy trình xử lý đơn hàng bắt đầu từ khi đơn hàng phát sinh cho đến khi hàng được giao thành công và xử lý các vấn đề phát sinh sau bán hàng (nếu có).

Đối với Seller bán hàng trên các sàn TMĐT có số lượng đơn hàng ít, việc xử lý đơn hàng không phải là một quy trình quá phức tạp. Nhưng khi quy mô kinh doanh mở rộng với số lượng đơn hàng tăng cao hoặc lượng đơn hàng tăng đột biến trong các dịp mua sắm cao điểm thì việc xử lý đơn hàng thủ công dễ dẫn đến quá tải.

Nếu không có quy trình bài bản hoặc hệ thống tự động hóa, Seller có thể đối mặt với nhiều vấn đề như xử lý đơn hàng chậm trễ, sai sót trong đóng gói, nhầm lẫn hoặc thất lạc hàng hóa. Chưa kể khi số lượng đơn hàng lớn, dễ xảy ra việc chênh lệch dữ liệu tồn kho thực tế và tồn kho trên hệ thống gây thất thoát hàng hoá và ảnh hưởng đến kinh doanh.

Vì vậy, nhiều công ty Fulfillment tại Việt Nam mang đến giải pháp xử lý đơn hàng TMĐT và quản lý hàng hóa thông minh. Seller chỉ việc tập trung vào hoạt động marketing, bán hàng vì đơn vị Fulfillment đảm nhận toàn bộ quá trình lưu kho, đóng gói và giao hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

II. Seller cần lưu ý gì khi sử dụng dịch vụ xử lý đơn hàng TMĐT?

Mỗi ngành hàng sẽ có những đặc điểm, nhu cầu sử dụng khác nhau. Trước khi quyết định hợp tác với một đơn vị cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng TMĐT, Seller cần cân nhắc nhiều yếu tố quan trọng như:

1. Xác định nhu cầu cụ thể

Seller cần thường xuyên đánh giá hoạt động kinh doanh theo tuần, tháng, quý dựa trên sức mua của khách hàng, dữ liệu đơn hàng, tồn kho thực tế, khả năng vận hành của nhân sự. Việc này giúp Seller đưa ra kế hoạch bán hàng phù hợp, triển khai chương trình khuyến mãi hiệu quả, kiểm soát hàng tồn và quyết định nhập hàng mới một cách tối ưu.

Nếu bạn mới bắt đầu kinh doanh online và chưa có lượng đơn hàng ổn định mỗi tháng, việc thuê dịch vụ Fulfillment ngay từ đầu có thể khiến chi phí vận hành tăng cao mà chưa mang lại hiệu quả rõ rệt.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có số lượng đơn lớn, ổn định và cần tối ưu quy trình quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng, vận chuyển thì Fulfillment là giải pháp giúp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất vận hành. Trước khi lựa chọn dịch vụ, Seller cần xác định rõ:

– Ngành hàng: Thực phẩm nhanh (FMCG), mẹ & bé, nội thất, thời trang, phụ kiện, mỹ phẩm, thiết bị công nghệ,… để lựa chọn phương án lưu kho phù hợp.

– Yêu cầu lưu kho: Sản phẩm cần bảo quản ở nhiệt độ phòng, kho mát hay kho lạnh? Hàng hóa yêu cầu xuất theo nguyên tắc FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước), FIFO (Nhập trước – Xuất trước) hay LIFO (Nhập sau – Xuất trước) để đảm bảo chất lượng?

Các đơn vị Fulfillment với kinh nghiệm chuyên sâu sẽ tư vấn phương án lưu kho và xử lý đơn hàng tối ưu cho Seller. Tuy nhiên, để đảm bảo hàng hóa được bảo quản và vận hành hiệu quả, Seller cũng cần chủ động trao đổi rõ về các tiêu chí trên với đơn vị cung cấp dịch vụ.

2. So sánh chi phí và chất lượng

Mỗi đơn vị Fulfillment sẽ có cách tính phí khác nhau dựa trên khối lượng, số lượng sản phẩm hay tính phí dựa trên diện tích (m2), kích thước (m3),… Seller cần yêu cầu báo giá chi tiết từ nhiều đơn vị để đánh giá mức chi phí có phù hợp với ngân sách và mô hình kinh doanh hay không.

Tuy nhiên, chi phí không phải là yếu tố duy nhất cần quan tâm. Chi phí rẻ nhưng đi kèm chất lượng dịch vụ kém có thể dẫn đến sai sót trong xử lý đơn hàng, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và uy tín của doanh nghiệp. Vì thế, Seller cần cân nhắc giữa giá thành và chất lượng dịch vụ để chọn đối tác phù hợp, tránh trường hợp giá rẻ nhưng dịch vụ kém, dẫn đến nhiều tổn thất hơn về lâu dài.

3. Chọn đơn vị Fulfillment phù hợp

Một đơn vị Fulfillment chuyên nghiệp không chỉ giúp xử lý đơn hàng mà còn hỗ trợ Seller trong việc quản lý hàng tồn kho và tối ưu vận hành. Khi lựa chọn đơn vị Fulfillment, Seller cần xem xét các yếu tố:

– Quy mô và vị trí kho hàng: Kho có quy mô lớn có khả năng đáp ứng được đa dạng nhu cầu từ nhỏ đến lớn, thậm chí từ 200,000đơn/tháng trở lên. Một số đơn vị Fulfillment cung cấp dịch vụ thuê kho linh hoạt theo diện tích sử dụng, giúp Seller tối ưu chi phí và điều chỉnh quy mô kho phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Vị trí kho gần khu vực có nhiều khách hàng tiềm năng giúp rút ngắn thời gian giao hàng, tối ưu chi phí vận chuyển và hỗ trợ tốt các dịch vụ như giao hỏa tốc, giao 2h, giao 4h.

– Hệ thống quản lý và công nghệ: Ưu tiên lựa chọn đơn vị có tích hợp hệ thống WMS và OMS. WMS có chức năng quản lý toàn bộ quy trình vận hành kho như xuất nhập, sắp xếp hàng hóa, tối ưu không gian lưu trữ. OMS là phần mềm chuyên về quản lý đơn hàng giúp đồng bộ đơn hàng đa kênh, theo dõi đơn hàng, quản lý thanh toán và báo cáo,… Kết hợp 2 hệ thống này giúp nhà bán hàng đưa ra quyết định tốt hơn bằng cách cung cấp báo cáo về dữ liệu thu thập được qua lịch sử hoạt động.

– Cam kết chất lượng dịch vụ rõ ràng: Nhà cung cấp dịch vụ xử lý đơn hàng TMĐT uy tín thường cam kết chỉ số Service Level Agreement (SLA – tạm dịch là Thỏa thuận mức độ dịch vụ) >90%, tỷ lệ lỗi đóng gói <1%, đảm bảo tỷ lệ sai sót thấp nhất. 

– Chính sách chăm sóc khách hàng và dịch vụ kèm theo: Khi có sự cố phát sinh như hàng hoàn, thất lạc, lỗi vận chuyển,… công ty có chính sách hỗ trợ Seller một cách nhanh chóng. Một số đơn vị Fulfillment miễn phí nhập kho, lưu kho, kiểm kê không tính phí,… và hỗ trợ Seller cá nhân hóa đơn hàng bằng cách sử dụng hộp đựng thiết kế riêng kèm theo quà tặng, thư cảm ơn hoặc voucher. 

4. Hợp đồng và cam kết dịch vụ

Seller cần xem xét kỹ các điều khoản hợp đồng, đặc biệt chú trọng cam kết về thời gian xử lý đơn hàng, giao hàng đúng dự kiến, chỉ số SLA, chính sách xử lý hàng lỗi/hoàn trả cũng như các chính sách liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm về chất lượng dịch vụ, giảm thiểu rủi ro và tăng sự hài lòng đối với khách hàng.

Bên cạnh đó, để đảm bảo chất lượng dịch vụ trước khi ký hợp đồng, Seller nên lựa chọn các đơn vị Fulfillment cho phép tham quan trung tâm hoàn tất đơn hàng hoặc kho hàng thực tế. Thường những đơn vị uy tín, chuyên nghiệp với hệ thống vận hành đạt chuẩn sẽ sẵn sàng để khách hàng trải nghiệm trực tiếp. Đây là cơ hội để bạn hiểu rõ quy trình vận hành và đánh giá uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Dịch vụ xử lý đơn hàng TMĐT là giải pháp thông minh giúp Seller tăng hiệu suất, giảm tải vận hành. Nhưng bạn cần cân nhắc kỹ chi phí, nhu cầu và chất lượng dịch vụ trước khi lựa chọn. Hãy liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn miễn phí.