Để vận hành hiệu quả trong lĩnh vực thương mại điện tử, bên cạnh chi phí nhập hàng (giá cost), nhà bán hàng còn phải chi trả nhiều khoản phí khác như phí sàn, quảng cáo, vận chuyển, chi phí đóng gói… Trong đó, nhiều nhà bán hàng cho biết, chi phí vật liệu đóng gói đơn hàng có thể chiếm từ 3-15% giá trị đơn hàng, thậm chí lớn hơn nếu không được tối ưu. Bài viết này đưa ra giải pháp giúp seller tiết kiệm chi phí đóng gói với dịch vụ đóng gói đơn hàng (hay còn gọi là dịch vụ Fulfillment). 

1. Các sai lầm phổ biến khi tự đóng gói đơn hàng khiến chi phí tăng cao

Chi phí đóng gói đơn hàng TMĐT bao gồm nhiều khoản phí như: Chi phí vật liệu, nhân công, mặt bằng, phần mềm quản lý, chi phí rủi ro và hao hụt vật tư…. Việc tự đóng gói giúp seller chủ động hơn trong khâu xử lý đơn hàng, tuy nhiên nếu thiếu kinh nghiệm hoặc không có quy trình chuẩn, rất dễ gặp các sai sót làm tăng chi phí đáng kể. Dưới đây là những lỗi phổ biến mà seller thường mắc phải khi tự đóng gói đơn hàng. 

1.1. Sử dụng vật liệu đóng gói không phù hợp 

Bạn đã từng rơi vào tình huống hết vật liệu đóng gói nhưng không chuẩn bị kịp thời, đành chọn tạm một chiếc hộp có sẵn dù kích thước không vừa? Sử dụng hộp carton, túi ni lông lớn hơn nhiều so với sản phẩm chỉ với lý do đơn giản là sẵn loại nào dùng loại nấy? Với vật liệu chống sốc, băng keo, nhiều người mới kinh doanh cũng chưa biết cách định lượng hợp lý, thường có thói quen quấn càng nhiều càng tốt.  

Những sai lầm này tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng lớn đến chi phí đóng gói. Sản phẩm đựng trong hộp lớn dễ bị xê dịch, va đập trong quá trình vận chuyển, dẫn đến nguy cơ hư hỏng và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Việc lạm dụng giấy bubble, giấy chèn, bóng khí, băng keo không cần thiết không chỉ làm tăng chi phí vật tư mà còn khiến gói hàng cồng kềnh hơn, kéo theo phí vận chuyển tăng cao. 

1.2. Thiếu tiêu chuẩn đồng bộ trong đóng gói 

Vận hành thủ công thường không có tiêu chuẩn đồng bộ đóng gói, không có phần mềm hỗ trợ khiến seller khó kiểm soát chất lượng, tăng nguy cơ sai sót. Ví dụ: Cùng một sản phẩm nước hoa nhưng có đơn được đóng gói thẩm mỹ làm quà tặng, có đơn chỉ đóng gói bằng hộp của nhà sản xuất. Sự thiếu nhất quán này ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu, tăng nguy cơ hư hỏng khi vận chuyển dẫn đến tỷ lệ hoàn trả cao, chi phí đóng gói tăng và giảm điểm đánh giá gian hàng trên các sàn TMĐT. 

Bên cạnh đó, không có quy trình đóng gói chuẩn khiến việc đào tạo nhân sự gặp khó khăn, mỗi nhân viên làm một kiểu, dẫn đến hiệu suất làm việc không đồng đều. Hệ quả là doanh nghiệp phải chi nhiều cho nhân sự nhưng năng suất vẫn thấp, không tối ưu được nguồn lực, làm tăng chi phí đóng gói. 

1.3. Không có kế hoạch dự phòng cho mùa cao điểm 

Vào các dịp sale đôi, lễ Tết, nhu cầu mua sắm tăng mạnh nhưng nhiều seller không có kế hoạch dự phòng như tăng cường nhân sự hay chuẩn bị thêm vật liệu đóng gói. Lúc này, đội ngũ hiện tại dễ bị quá tải, buộc seller phải thuê nhân sự thời vụ với chi phí cao hơn. 

Đồng thời, việc không theo dõi và dự trữ vật tư định kỳ khiến seller dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt vào đúng dịp cao điểm. Khi đó, phải đặt mua gấp với giá cao hoặc không có sẵn hàng để sử dụng, dẫn đến gián đoạn xử lý đơn. Những yếu tố này khiến chi phí đóng gói tăng cao, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận kinh doanh. 

Một nghiên cứu của Dotcom Distribution cho thấy 60% người tiêu dùng sẽ không tiếp tục mua hàng từ một nhà bán lẻ trực tuyến nếu họ nhận được một đơn hàng đóng gói kém. Vì vậy, đóng gói đơn hàng TMĐT vừa tối ưu chi phí vừa đảm bảo chất lượng là bài toán cho seller nếu muốn vận hành hiệu quả. 

2. Tiết kiệm chi phí đóng gói với dịch vụ đóng gói đơn hàng TMĐT

Để tiết kiệm chi phí đóng gói và đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách chỉn chu, seller cần tránh các sai lầm nêu trên và cải thiện quy trình đóng gói chuyên nghiệp, chính xác và đồng bộ. Một giải pháp đơn giản, hiệu quả hơn là hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ đóng gói đơn hàng. 

Các đơn vị này không chỉ hỗ trợ đóng gói mà còn thực hiện toàn bộ chuỗi quy trình Fulfillment bao gồm: Nhập hàng, lưu kho, đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển và xử lý sau bán như thu hộ COD, quản lý đơn hoàn, đổi trả. Nhờ đó, seller có thể yên tâm tập trung vào bán hàng, trong khi toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng được vận hành bài bản, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu về dịch vụ Fulfillment, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi. 

Tại sao dịch vụ Fulfillment có thể tiết kiệm chi phí đóng gói? 

2.1. Chi phí đầu vào tối ưu hơn 

Các đơn vị Fulfillment xử lý hàng chục nghìn đơn hàng mỗi tháng nên có khả năng đàm phán trực tiếp với nhà sản xuất để mua hộp, túi và vật liệu đóng gói với mức giá ưu đãi. Nhờ đặt hàng số lượng lớn, họ dễ dàng thương lượng chiết khấu tốt hơn so với các nhà bán hàng cá nhân. Đồng thời, việc chủ động dự trữ vật tư từ trước không bị ảnh hưởng nhiều bởi biến động giá trên thị trường, từ đó góp phần giữ chi phí đóng gói ổn định và tiết kiệm cho seller. 

2.2. Tiết kiệm chi phí mặt bằng, nhân sự, công nghệ

Đơn vị Fulfillment có sẵn cơ sở hạ tầng hiện đại, đội ngũ nhân sự đóng gói chuyên nghiệp với công suất xử lý hàng chục nghìn đơn/ngày. Thay vì phải đầu tư chi phí ban đầu, seller chỉ cần gửi hàng vào kho, đơn vị Fulfillment sẽ thay seller thực hiện toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng chuyên nghiệp và ổn định. 

Bên cạnh đó, dịch vụ đóng gói đơn hàng (Fulfillment) ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS thiết lập sẵn thông tin đóng gói cho từng đơn hàng như quy cách, vật liệu, yêu cầu đặc biệt… Nhân viên chỉ cần quét mã, hệ thống sẽ hiển thị hướng dẫn đóng gói chi tiết, đảm bảo thao tác nhanh chóng, đồng nhất, hạn chế sai sót. Điều này giúp tối ưu chi phí nhân công, giảm chi phí hao hụt do đóng gói sai, đảm bảo đơn hàng đạt tiêu chuẩn SLA sàn TMĐT. 

2.3. Giảm tỷ lệ đơn hàng hư hỏng, hoàn trả 

Dịch vụ đóng gói đơn hàng giúp đảm bảo độ chính xác lên đến 99.9%, điều mà hầu hết các seller khó đạt được nếu tự vận hành. Nhờ quy trình chuyên nghiệp và công suất xử lý cao, tỷ lệ đơn hàng bị hư hỏng hoặc hoàn trả được giảm thiểu đáng kể. Điều này giúp tiết kiệm chi phí đóng gói cho các đơn hoàn, giảm chi phí phát sinh từ việc tái đóng gói và vận chuyển cho đơn hàng đổi trả. 

2.4. Phân tích dữ liệu để cải tiến chất lượng dịch vụ 

Dịch vụ Fulfillment tổng hợp và phân tích dữ liệu các dịp sale lớn để dự báo sản lượng đơn, tính toán nguyên vật liệu đóng gói. Nhờ đó, hạn chế tình trạng thiếu hụt vật tư hoặc quá tải nhân sự vào mùa cao điểm.  

Bên cạnh đó, đơn vị Fulfillment cung cấp báo cáo về tỷ lệ đơn hàng đóng sai, tỷ lệ hư hỏng khi vận chuyển hay tỷ lệ hoàn hàng do đóng gói không phù hợp… để đưa ra đề xuất cải tiến như lựa chọn vật liệu đóng gói phù hợp hơn, điều chỉnh quy cách đóng gói theo từng nhóm sản phẩm, điều chỉnh quy trình nhằm tối ưu thời gian và chi phí đóng gói. Việc liên tục cải tiến chất lượng dịch vụ giúp seller yên tâm tập trung bứt phá doanh số. 

N&H Fulfillment là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ đóng gói đơn hàng uy tín được nhiều seller tin tưởng lựa chọn. Với các trung tâm hoàn tất đơn hàng ở hai thành phố lớn (TPHCM và Hà Nội), quy trình vận hành chuyên nghiệp và nền tảng công nghệ hiện đại, N&H Fulfillment có khả năng đóng gói hơn 30.000 đơn/ngày, vận hành ổn định ngay cả khi sản lượng đơn tăng đột ngột trong thời gian ngắn, giúp seller hoàn tất đơn hàng nhanh, chính xác với chi phí tối ưu. 

Địa chỉ N&H Fulfillment center: 

• FC An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, Q12, TPHCM. 

• FC Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Thạch Bàn, Long Biên, HN. 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.