Trong kinh doanh online, lượng đơn hàng thường biến động theo mùa; có thời điểm tăng mạnh vào các dịp lễ Tết, Black Friday, Sale đôi, cũng có giai đoạn thị trường chững lại, đơn hàng sụt giảm. Sự thay đổi này tạo áp lực lớn lên toàn bộ quy trình vận hành, đặc biệt là khâu lưu kho và hoàn tất đơn hàng. 

Vậy làm sao để tối ưu kho thương mại điện tử theo mùa, tránh tồn đọng khi đơn chững và thiếu hàng khi đơn tăng? Bài viết này giúp seller hiểu lý do cần quản lý tồn kho theo mùa, thách thức thường gặp và giải pháp để vận hành hiệu quả hơn. 

1. Tại sao cần quản lý kho thương mại điện tử theo mùa?

Xu hướng tiêu dùng trong thương mại điện tử luôn thay đổi theo mùa, bị chi phối bởi nhiều yếu tố như xu hướng thị trường, chiến dịch khuyến mãi, dịp lễ, thời tiết… Tuỳ thuộc vào từng ngành hàng mà sự thay đổi khác nhau, ví dụ, vào dịp 30/4, các shop bán áo thun in hình kỷ niệm có lượng đơn tăng đột biến; ngành mỹ phẩm bán chạy kem chống nắng vào mùa hè, trong khi mùa đông là sản phẩm dưỡng ẩm.  

Chính vì vậy, quản lý tồn kho theo mùa là việc seller cần chủ động nếu muốn vận hành hiệu quả, đảm bảo đủ hàng khi nhu cầu tăng cao và hạn chế tồn kho khi sức mua giảm. Điều này góp phần tối ưu chi phí, tránh lãng phí, cải thiện hiệu quả kinh doanh và có lợi thế cạnh tranh nhờ khả năng phản ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường. 

2. Thách thức trong quản lý kho thương mại điện tử theo mùa

Quản lý kho hàng theo mùa không đơn thuần chỉ là nhập nhiều hơn khi sắp đến mùa cao điểm. Trên thực tế, seller phải đối mặt với nhiều thách thức phát sinh trong suốt quá trình chuẩn bị, lưu kho, vận hành và xử lý đơn hàng. Một số khó khăn phổ biến gồm: 

2.1. Dự đoán sai nhu cầu thị trường 

Dự báo không chính xác khiến seller dễ gặp hai tình huống: tồn hàng nếu nhập dư, hoặc mất doanh thu nếu hàng không nhập đủ số lượng. Việc này đặc biệt khó khăn khi hành vi người tiêu dùng thay đổi nhanh theo xu hướng, hoặc các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, sàn thương mại điện tử thay đổi chính sách, SLA vận chuyển… 

2.2. Thiếu không gian lưu kho 

Vào mùa cao điểm, lượng hàng tồn kho tăng vọt có thể khiến kho hiện tại bị quá tải, không đủ sức chứa, dẫn đến tình trạng sắp xếp lộn xộn, khó kiểm soát và dễ phát sinh sai sót trong khâu xuất – nhập hàng. Một số seller chọn giải pháp thuê thêm mặt bằng kho, tuy nhiên việc này khá tốn thời gian và công sức, nhất là khi đang phải tập trung chuẩn bị cho các chiến dịch bán hàng. Chưa kể, chi phí thuê kho ngoài cũng không hề nhỏ, khiến tổng chi phí vận hành bị đội lên. 

2.3. Quá tải vận hành 

Khi đơn hàng tăng đột biến, đội ngũ nhân sự kho không đủ năng lực xử lý nhanh chóng, dẫn đến đóng gói quá tải, giao hàng trễ, ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng, không đạt chỉ số SLA và bị điểm phạt vận hành trên các sàn TMĐT. Đặc biệt, nếu seller vận hành thủ công, không có phần mềm hỗ trợ hoặc chưa có quy trình rõ ràng thì áp lực sẽ càng lớn. 

2.4. Dễ thất thoát hàng hoá 

Vấn đề thường gặp trong quản lý kho là chênh lệch giữa số liệu tồn kho trên hệ thống và thực tế. Nếu không có giải pháp xử lý kịp thời, nhà bán hàng dễ bị thất thoát hàng hóa mà không rõ nguyên nhân. Bên cạnh đó, việc kiểm soát không chặt chẽ cũng tạo kẽ hở cho tình trạng thất thoát hàng hóa do nhân sự thiếu trung thực hoặc quy trình quản lý còn lỏng lẻo. Điều này hoàn toàn có thể xảy ra nếu nhà bán hàng không có quy trình chặt chẽ hoặc thiếu hệ thống giám sát hiệu quả. 

2.5. Khó kiểm soát chất lượng hàng hoá 

Trong mùa thấp điểm, hàng hoá rất dễ bị tồn đọng lâu ngày trong kho. Nếu seller không có quy trình luân chuyển hàng hóa hợp lý dẫn đến nhiều rủi ro: hàng lỗi thời, hết hạn sử dụng, bao bì phai màu, chất lượng giảm sút… Việc kiểm soát chất lượng hàng hoá kém cũng ảnh hưởng nghiêm trọng khi seller đóng gói, giao nhầm hàng hết hạn cho khách, làm giảm mức độ hài lòng của người mua và uy tín thương hiệu. 

2.6. Không tối ưu nhân sự kho 

Mùa thấp điểm, nhân sự có thể dư thừa, mùa cao điểm lại rơi vào tình trạng thiếu người hoặc khó tuyển dụng kịp thời, khiến việc quản lý nhân sự kho chưa được tối ưu. Chưa kể, nhân sự kho thường có tính biến động cao, ra vào liên tục khiến việc đào tạo bị gián đoạn, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành. 

3. Giải pháp tối ưu kho thương mại điện tử theo mùa

Để vận hành hiệu quả trong bối cảnh lượng đơn hàng biến động theo mùa, seller cần chủ động xây dựng chiến lược kho vận phù hợp với từng giai đoạn trong năm. Dưới đây là những giải pháp thiết thực giúp tối ưu kho thương mại điện tử: 

3.1. Dự báo nhu cầu theo mùa 

Seller cần phân tích số liệu bán hàng các năm trước, kết hợp xu hướng thị trường để dự báo nhu cầu theo từng thời điểm. Điều này giúp seller chuẩn bị lượng hàng tồn kho phù hợp, tránh thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. 

Ví dụ: Nếu mỗi năm kem chống nắng thường bán chạy từ tháng 3 đến tháng 7, bạn nên lên kế hoạch nhập hàng từ tháng 2, đồng thời chuẩn bị sẵn sàng về không gian kho và nhân sự. 

3.2. Áp dụng quy trình luân chuyển tồn kho khoa học 

Để tối ưu vòng quay hàng tồn kho, seller cần tuân thủ nguyên tắc xuất nhập khoa học: 

• FIFO (nhập trước xuất trước) 

• FEFO (hết hạn trước xuất trước) 

• LIFO (nhập sau xuất trước) 

• Theo tuổi sản phẩm… 

Đồng thời, lên kế hoạch kiểm kê định kỳ theo khu vực giúp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa đang lưu kho, đặc biệt trong mùa cao điểm. 

3.3. Tối ưu không gian và bố trí kho hàng 

Việc sắp xếp vị trí lưu kho cần được điều chỉnh linh hoạt theo từng giai đoạn kinh doanh. Hàng có vòng quay chậm hoặc hạn sử dụng dài nên bố trí tại vị trí cố định, ít di chuyển trong kho. Ngược lại, những mặt hàng bán chạy ưu tiên đặt gần khu vực xuất nhập và đóng gói để rút ngắn thời gian xử lý. Với hàng tồn lâu, nên lưu trữ ở khu vực riêng biệt để dễ dàng kiểm soát. Đặc biệt, giai đoạn dự báo có lượng hàng tăng mạnh, seller nên chuẩn bị phương án mở rộng hoặc thuê thêm kho phụ trợ. 

3.4. Số hoá quy trình quản lý kho thương mại điện tử 

Số hoá quy trình quản lý kho là bước chuyển mình quan trọng giúp seller tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tối ưu hiệu suất vận hành. Thay vì kiểm soát kho theo cách thủ công, người bán có thể ứng dụng mã vạch và phần mềm quản lý kho hiện đại (như phần mềm quản lý kho WMS – Warehouse Management System) để số hoá toàn bộ quy trình. 

Lợi ích của việc số hoá quản lý kho bao gồm: 

• Theo dõi và quản lý hàng tồn kho nhanh chóng, chính xác. 

• Đồng bộ dữ liệu tồn kho đa kênh giúp seller quản lý tập trung. 

• Hạn chế thao tác thủ công, tối ưu hoá nhân sự vận hành. 

• Dễ dàng thiết lập nguyên tắc xuất nhập hàng phù hợp giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và kiểm soát chất lượng hàng hóa hiệu quả hơn. 

• Tự động cảnh báo hàng bán chạy, bán chậm, dự báo tồn kho, hỗ trợ seller ra quyết định. 

• Seller dễ dàng quản lý mọi hoạt động vận hành kho mà không cần giám sát trực tiếp. 

3.5. Giải pháp từ N&H Fulfillment: Quản lý tồn kho chính xác và khoa học 

Nếu bạn là nhà bán hàng đang lo lắng về kho bãi, tồn kho và vận hành trong mùa cao điểm, N&H Fulfillment chính là giải pháp giúp bạn yên tâm tập trung vào kinh doanh. Không chỉ quản lý tồn kho chính xác và khoa học, N&H Fulfillment hỗ trợ seller toàn bộ quy trình hoàn tất đơn hàng: Nhập kho, lưu kho, đóng gói, vận chuyển, xử lý sau bán. 

• Diện tích kho hơn 4,000m2, có sẵn đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, vận hành ổn định cả mùa cao điểm. 

• Linh hoạt lưu trữ theo mùa: Không cần thuê kho riêng, không lo thiếu diện tích vào mùa cao điểm hay lãng phí mặt bằng vào mùa thấp điểm. 

• Tích hợp hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh OMS giúp đồng bộ dữ liệu tồn kho và đơn hàng đa kênh (sàn TMĐT, website, mạng xã hội…), tự động xác nhận đơn hàng, thiết lập thông tin đóng gói giúp tiết kiệm thời gian và nhân sự vận hành. 

• Tích hợp hệ thống quản lý kho WMS giúp: 

• Theo dõi tồn kho theo thời gian thực, không cần kiểm đếm thủ công. 

• Theo dõi hành trình di chuyển của hàng trong kho, giúp truy xuất dễ dàng và minh bạch. 

• Xuất, nhập hàng hoá theo yêu cầu của seller (như nguyên tắc FIFO, FEFO, LIFO, theo lô, theo tuổi sản phẩm…) đảm bảo luân chuyển hàng hóa hợp lý. 

• Cảnh báo hàng bán chạy hoặc tồn kho lâu để chủ động nhập hàng hoặc xả hàng kịp thời. 

• Dự báo nhu cầu tồn kho dựa trên dữ liệu lịch sử, giúp seller lên kế hoạch nhập hàng chính xác hơn.  

• Hỗ trợ kiểm kê nhanh, phát hiện chênh lệch giữa thực tế và hệ thống.  

• Báo cáo chi tiết giúp seller ra quyết định nhanh: Giao diện trực quan, dữ liệu rõ ràng giúp seller theo dõi hiệu suất và đưa ra chiến lược kịp thời. 

• Seller có thể quản lý kho thương mại điện tử từ xa, không cần có mặt trực tiếp nhưng vẫn kiểm soát sát sao toàn bộ hoạt động. 

 Ưu đãi từ N&H Fulfillment: 

• Miễn phí 30 ngày lưu kho 

• Miễn phí sử dụng hệ thống OMS 

Địa chỉ trung tâm hoàn tất đơn hàng N&H Fulfillment: 

• FC An Phú Đông: Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, Q12, TPHCM. 

• FC Long Biên: Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Thạch Bàn, Long Biên, HN. 

Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.