Quy trình xử lý đơn hàng nhanh chóng và hiệu quả là yếu tố then chốt trong việc vận hành kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử. Để tăng tốc độ xử lý đơn hàng và tối ưu hóa quy trình này, hãy cùng N&H Logistics khám phá những phương pháp hiệu quả ngay sau đây!

1. Các Hệ Quả Khi Không Tối Ưu Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng

Mặc dù việc thuyết phục khách hàng từ việc xem sản phẩm đến khi chốt đơn là một quá trình nỗ lực lớn của các nhà bán hàng sàn thương mại điện tử nhưng tất cả công sức có thể bị đổ vỡ nếu đơn hàng không được xử lý và giao đúng cách. Những hậu quả có thể xảy ra bao gồm:

• Mất Khách Hàng: Đơn hàng không được giao đúng hạn sẽ làm giảm trải nghiệm mua hàng và tạo ấn tượng xấu, từ đó giảm tỷ lệ khách hàng quay lại.
• Đánh Giá Tiêu Cực: Khách hàng có thể để lại đánh giá xấu, ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng và làm giảm sự tin tưởng từ các khách hàng tiềm năng khác.
• Bị Phạt: Không xử lý kịp thời đơn hàng hoặc không đáp ứng yêu cầu của sàn có thể dẫn đến các khoản phạt hoặc thậm chí bị xóa tài khoản.
• Giảm OVL: OVL (Order Volume Limit) – giới hạn số đơn hàng tối đa có thể nhận trong ngày bị giảm sẽ ảnh hưởng đến doanh thu và tình hình kinh doanh.
• Chỉ Số Kinh Doanh Xấu: Các chỉ số như doanh thu, trải nghiệm khách hàng và tỷ lệ hoàn trả có thể bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Những hệ quả này chứng tỏ việc xử lý đơn hàng không chỉ ảnh hưởng đến hiện tại mà còn cả tương lai kinh doanh của bạn. Do đó, việc thiết lập một quy trình hiệu quả là cực kỳ quan trọng.

2. Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng và Tầm Quan Trọng

2.1 Định Nghĩa Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng

Quy trình xử lý đơn hàng bao gồm tất cả các bước từ khi nhận thông tin đơn đặt hàng đến khi giao hàng cho khách hàng cuối cùng. Quy trình này cần được thiết lập một cách chặt chẽ và bài bản để đảm bảo xử lý đơn hàng nhanh chóng và hiệu quả.

2.2 Tầm Quan Trọng Của Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng

Có một quy trình xử lý đơn hàng sàn thương mại điện tử rõ ràng giúp:

• Tiết Kiệm Thời Gian và Chi Phí: Quy trình hiệu quả loại bỏ các bước không cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí nhân công.
• Tránh Nhầm Lẫn và Thất Thoát: Quy trình chặt chẽ giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và mất mát hàng hóa.
• Tối Ưu Vận Chuyển: Giúp nhận diện và khắc phục sai sót trong quá trình giao hàng.
• Cải Thiện Chăm Sóc Khách Hàng: Quy trình suôn sẻ giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng, giảm nhu cầu chăm sóc khách hàng.

3. Xây Dựng Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng và Tối Ưu Từng Giai Đoạn

3.0 Chuẩn Bị Lượng Sản Phẩm Tồn Kho Phù Hợp

Mặc dù không trực tiếp thuộc quy trình xử lý đơn hàng, việc chuẩn bị lượng hàng tồn kho phù hợp có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất giao hàng. Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa cần duy trì để đáp ứng nhu cầu mà không bị gián đoạn. Các bước cần thực hiện bao gồm:

• Dự Đoán Sức Mua: Dựa trên lịch sử bán hàng và xu hướng thị trường.
• Ước Lượng Lượng Hàng Cần Nhập: Tính toán lượng hàng cần thiết dựa trên tình hình kho và các chính sách của nhà bán hàng.
• Dự Đoán Thời Gian Nhập Hàng: Đảm bảo nhập hàng kịp thời để duy trì mức tồn kho và tối ưu chi phí.

3.1 Lựa Chọn Thứ Tự Đơn Hàng Ưu Tiên Xử Lý

Khi có nhiều đơn hàng sàn thương mại điện tử cần xử lý, việc thiết lập thứ tự ưu tiên giúp tối ưu hóa quy trình. Các yếu tố phân loại đơn hàng bao gồm:

• Thời Gian Giao Hàng: Ưu tiên xử lý các đơn hàng quá hạn trước, sau đó là các đơn hàng còn lại.
• Số Lượng Sản Phẩm: Xử lý các đơn hàng nhỏ trước để giảm số lượng đơn cần xử lý nhanh chóng.

Các tính năng trên sàn thương mại điện tử giúp phân loại đơn hàng theo thời gian giao hàng và đơn vị vận chuyển để tối ưu hóa quy trình.

3.2 Lấy Hàng

Sắp xếp kho hàng khoa học là rất quan trọng để giảm thiểu thất thoát và hư hỏng. Bạn có thể phân loại theo:

• Ngành Hàng: Sản phẩm cùng loại đặt gần nhau.
• Màu và Kích Cỡ: Sản phẩm cùng màu hoặc kích cỡ đặt chung.
• Quà Tặng: Tách biệt sản phẩm bán và quà tặng.

3.3 Đóng Gói

Đảm bảo tuân thủ các quy định đóng gói của sàn thương mại điện tử để tránh sai sót và đảm bảo chất lượng hàng hóa. Chuẩn bị đầy đủ vật liệu đóng gói trước khi bắt đầu.

3.4 Dán Phiếu và Phân Loại Giao Cho Đơn Vị Vận Chuyển

Sau khi đóng gói, dán tem và phân loại theo đơn vị vận chuyển, sẵn sàng cho việc giao hàng.

3.5 Theo Dõi Đơn Hàng

Theo dõi đơn hàng sau khi giao cho đơn vị vận chuyển để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và đảm bảo khách hàng nhận được hàng đúng hạn.

4. Lưu Ý Về Đóng Gói Hàng Và Vấn Đề Nhân Sự

Khi quản lý một gian hàng sàn thương mại điện tử, việc đóng gói hàng hóa không chỉ đơn thuần là đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng an toàn mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu và tạo ấn tượng với khách hàng. Ngoài ra, việc tổ chức và quản lý nhân sự để đáp ứng nhu cầu tăng đột biến trong các đợt khuyến mãi là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru.

Đảm Bảo Chất Lượng Đóng Gói

• Chất Lượng Bao Bì: Để giảm thiểu nguy cơ hư hỏng trong quá trình vận chuyển, shop cần chọn bao bì chất lượng cao, có khả năng bảo vệ sản phẩm tốt. Hộp carton, túi đệm bong bóng, và các vật liệu bảo vệ khác nên được sử dụng phù hợp với từng loại sản phẩm. Đặc biệt, đối với các mặt hàng dễ vỡ, cần đóng gói kỹ lưỡng hơn với nhiều lớp bảo vệ.
• Tiêu Chuẩn Đồng Bộ: Shop nên thiết lập các tiêu chuẩn đồng bộ cho việc đóng gói sản phẩm. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tất cả các sản phẩm trên sàn thương mại điện tử được đóng gói nhất quán, tạo cảm giác chuyên nghiệp và tin cậy cho khách hàng.
• Thương Hiệu Trong Bao Bì: Việc tùy chỉnh bao bì với logo, nhãn hiệu, hoặc các thông điệp đặc biệt từ shop có thể nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo sự khác biệt so với đối thủ. Thêm vào đó, khách hàng sẽ nhớ đến thương hiệu của bạn lâu hơn nếu họ có một trải nghiệm unboxing tích cực.

Tối Ưu Nhân Sự Sàn Thương Mại Điện Tử Trong Quá Trình Đóng Gói

• Phân Công Rõ Ràng: Mỗi nhân viên cần được phân công công việc cụ thể như lấy hàng, đóng gói, dán tem, và phân loại. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và tối ưu hóa quy trình đóng gói.
• Đào Tạo Nhân Viên: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ quy trình đóng gói và tiêu chuẩn cần đạt. Việc đào tạo bài bản sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn, từ đó giảm thiểu sai sót trong quá trình đóng gói.
• Sử Dụng Nhân Sự Thời Vụ Hiệu Quả: Trong các dịp cao điểm, việc thuê nhân sự thời vụ là cần thiết. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên thời vụ sàn thương mại điện tử được đào tạo nhanh chóng và nắm bắt được các quy trình cơ bản để tránh làm gián đoạn công việc. Hãy cân nhắc việc xây dựng một danh sách các nhân viên thời vụ tiềm năng mà bạn có thể liên hệ khi cần.
• Giám Sát và Đánh Giá Hiệu Suất: Để đảm bảo quy trình đóng gói diễn ra suôn sẻ, việc giám sát và đánh giá hiệu suất nhân viên là cần thiết. Tạo ra các chỉ số đánh giá như tốc độ đóng gói, tỷ lệ sai sót, và mức độ hài lòng của khách hàng sẽ giúp bạn phát hiện sớm các vấn đề và cải thiện quy trình.

Sử Dụng Công Nghệ Trong Đóng Gói

• Ứng Dụng Công Nghệ: Cân nhắc áp dụng các công cụ công nghệ trong quy trình đóng gói, như hệ thống quét mã vạch để theo dõi đơn hàng hoặc phần mềm quản lý kho để tối ưu hóa việc lấy hàng. Công nghệ không chỉ giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng sàn thương mại điện tử mà còn giảm thiểu sai sót do con người gây ra.
• Tự Động Hóa Một Phần: Nếu khối lượng đơn hàng đủ lớn, bạn có thể cân nhắc đầu tư vào các thiết bị đóng gói tự động để tăng hiệu suất. Tuy chi phí ban đầu có thể cao, nhưng lợi ích về lâu dài sẽ giúp tiết kiệm chi phí nhân công và tăng cường tính nhất quán trong quy trình.

Linh Hoạt Trong Quản Lý Nhân Sự

• Chính Sách Nhân Sự Linh Hoạt: Để đối phó với sự biến động về khối lượng công việc trên sàn thương mại điện tử, shop cần xây dựng chính sách nhân sự linh hoạt. Ví dụ, bạn có thể thiết lập các ca làm việc linh hoạt, hoặc cung cấp các chế độ ưu đãi để khuyến khích nhân viên làm thêm giờ trong các đợt cao điểm.
• Kế Hoạch Dự Phòng: Luôn có sẵn các kế hoạch dự phòng để đối phó với các tình huống bất ngờ như thiếu hụt nhân sự hoặc sự cố trong quy trình đóng gói. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể duy trì hoạt động kinh doanh một cách ổn định ngay cả khi gặp khó khăn.

Đảm Bảo An Toàn Lao Động

• An Toàn Là Trên Hết: Cuối cùng, hãy đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho nhân viên, đặc biệt khi xử lý các sản phẩm nặng hoặc sử dụng thiết bị đóng gói. Việc tuân thủ các quy định về an toàn lao động không chỉ giúp bảo vệ sức khỏe nhân viên mà còn tránh các sự cố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Trên đây là những chia sẻ từ N&H Logistics về quy trình xử lý đơn hàng trên các sàn thương mại điện tử. Mặc dù không có một quy trình hoàn hảo cho tất cả các nhà bán hàng, việc xây dựng một quy trình phù hợp với quy mô và cách thức hoạt động của từng shop sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Đăng ký ngay để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay!

Liên hệ hotline: (028) 3636-6941

Tư vấn qua Zalo: https://bit.ly/3IBuYtS