Khi kinh doanh online, nhiều nhà bán hàng (Seller) gặp phải các vấn đề như xử lý đơn hàng chậm, tồn kho không chính xác, sai sót trong đóng gói hoặc chi phí vận hành quá cao. Bài viết dưới đây sẽ giúp Seller nắm vững 6 bước trong quy trình xử lý đơn hàng TMĐT và giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả.

I. Quy trình xử lý đơn hàng TMĐT

Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển nhanh chóng, việc nắm rõ quy trình xử lý đơn hàng không chỉ giúp Seller giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu chi phí vận hành. Dưới đây là 6 bước trong quy trình xử lý đơn hàng TMĐT quan trọng mà Seller cần biết:

1. Tiếp nhận và xác minh đơn hàng

Sau khi người mua đặt đơn hàng, Seller sẽ nhận được thông báo trên hệ thống quản lý đơn hàng của sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiktok Shop, Tiki,…). Lúc này, Seller cần:

– Kiểm tra chi tiết đơn hàng: Thông tin sản phẩm, số lượng, địa chỉ nhận hàng.

– Kiểm tra phương thức thanh toán: COD (giao hàng thu tiền), chuyển khoản trước hay thanh toán qua thẻ/ví điện tử.

– Xác định đơn vị vận chuyển: Hiện nay, hầu hết các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki, Tiktok Shop đều có cơ chế tự động phân bổ đơn vị vận chuyển cho từng đơn hàng dựa trên các yếu tố như vị trí kho hàng, phương thức giao hàng và chính sách của sàn. Tuy nhiên, Seller cần xác định đơn vị vận chuyển để phân bổ hàng hoá bàn giao nhanh chóng.

2. Chuẩn bị hàng

Sau khi đơn hàng được xác nhận, bước tiếp theo trong quy trình xử lý đơn hàng TMĐT là chuẩn bị hàng. Đây là bước quan trọng, cần được nhà bán hàng xử lý nhanh chóng (ưu tiên xử lý trong vòng 24h) để đảm bảo tốc độ giao hàng đúng dự kiến và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Quy trình chuẩn bị hàng bao gồm các công đoạn chính sau:

– Kiểm tra tồn kho: Nhà bán hàng kiểm tra xem hàng có sẵn trong kho hay không và xác định vị trí sản phẩm để việc tìm kiếm nhanh chóng. Nếu sản phẩm hết hàng, cần báo cáo ngay để cập nhật lại trên hệ thống và xử lý phương án thay thế hoặc thông báo khách hàng về tình trạng hàng hóa.

– Soạn hàng theo đơn: Tiến hành lấy đúng số lượng, mẫu mã, kích thước sản phẩm theo đơn hàng. Với những đơn hàng có số lượng sản phẩm nhiều, cần kiểm tra kỹ để đảm bảo không thiếu hàng.

– Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Kiểm tra kỹ sản phẩm có bị hư hỏng, móp méo hay hết hạn sử dụng không. Kiểm tra các phụ kiện đi kèm, giấy bảo hành, tem nhãn có đầy đủ hay không.

3. Đóng gói đơn hàng

Khi sản phẩm đã được soạn sẵn theo đơn đặt hàng, bạn cần chuẩn bị các phụ kiện để đóng gói đơn hàng. Quy trình đóng gói hiệu quả cần đảm bảo các tiêu chí sau:

– Chọn bao bì phù hợp: Tùy vào loại sản phẩm, Seller có thể sử dụng hộp carton, túi niêm phong hoặc túi ni lông để đóng gói hàng.

– Đóng gói theo quy chuẩn của sàn TMĐT: Mỗi sàn có yêu cầu đóng gói riêng để tránh rủi ro khi vận chuyển, bạn cần tìm hiểu kỹ về quy định của từng sàn để thực hiện đóng gói theo quy chuẩn.

– Bảo vệ hàng dễ vỡ: Với các sản phẩm như thủy tinh, gốm sứ, đồ điện tử,… cần chèn thêm xốp, màng co hoặc bọc khí chống sốc bên trong để giảm thiểu rủi ro hư hỏng, bể vỡ.

– Cá nhân hóa đơn hàng (nếu có): Kèm theo quà tặng, thư cảm ơn hoặc voucher giảm giá để nâng cao trải nghiệm khách hàng và khuyến khích mua hàng lần sau.

– Dán băng dính và nhãn vận đơn: Dán băng dính kín kiện hàng, nếu hàng dễ vỡ cần sử dụng loại băng dính chuyên dùng cho hàng dễ vỡ. Mã vận đơn cần được dán đúng vị trí, rõ ràng, không bị mờ hoặc rách để đảm bảo đơn vị vận chuyển có thể quét mã nhanh chóng.

4. Bàn giao cho đơn vị vận chuyển

Sau khi đóng gói cẩn thận, Seller cần bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển được xác định trên hệ thống như GHTK, GHN, Viettel Post, J&T,… theo một trong các hình thức: Shipper đến lấy hàng hoặc Seller gửi hàng tại bưu cục.

5. Đơn vị vận chuyển giao hàng cho khách

Quá trình giao hàng diễn ra theo các phương thức phổ biến:

– Giao tiêu chuẩn: Thời gian giao hàng từ 2-5 ngày tùy khu vực.

– Giao nhanh (hỏa tốc, 2h, 4h): Dành cho khách hàng có nhu cầu nhận hàng gấp.

– Giao lại (nếu khách không nhận hàng lần đầu): Một số đơn vị vận chuyển sẽ giao lại tối đa 2 lần trước khi hoàn hàng về cho nhà bán hàng.

6. Hoàn tất đơn hàng

Sau khi khách nhận hàng thành công, quy trình xử lý đơn hàng TMĐT hoàn tất. Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái đơn hàng và Seller được ghi nhận số tiền thanh toán vào doanh thu.

Tuy nhiên, Seller vẫn cần lưu ý các vấn đề sau:

– Quản lý đơn hàng hoàn trả: Nếu khách không hài lòng và yêu cầu đổi/trả hàng.

– Xử lý khiếu nại: Giải quyết các phản hồi về chất lượng sản phẩm, dịch vụ giao hàng.

– Đánh giá hiệu suất vận hành: Kiểm tra tỷ lệ giao hàng thành công, tỷ lệ hoàn hàng để tối ưu quy trình và kế hoạch kinh doanh.

Kết luận: Quy trình xử lý đơn hàng TMĐT bao gồm nhiều bước, từ tiếp nhận đơn hàng đến khi hoàn tất đơn hàng. Để quy trình diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng, Seller cần tối ưu từng bước để hạn chế gặp tình trạng đơn hàng tồn đọng, tỷ lệ hoàn cao, gây thất thoát chi phí và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

II. Tối ưu quy trình xử lý đơn hàng TMĐT với dịch vụ Fulfillment

Với 6 bước xử lý đơn hàng hiệu quả được tổng hợp ở phần trên, Seller có thể quản lý đơn hàng và hoạt động kinh doanh hiệu quả. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng lớn từ 10,000 đơn/tháng hoặc tăng đột biến vào các dịp Sale đôi, Lễ Tết, việc vận hành thủ công dễ dẫn đến chậm trễ xử lý, sai lệch tồn kho giữa thực tế và hệ thống, quá tải khâu đóng gói và gia tăng tỷ lệ đơn hoàn.

Quan trọng hơn, những vấn đề này khiến chi phí vận hành tăng cao, dễ làm tăng điểm vi phạm của gian hàng hay tăng đánh giá xấu từ khách hàng và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

Giải pháp xử lý đơn hàng trên kênh thương mại điện tử với dịch vụ Fulfillment giúp Seller tối ưu quy trình bằng cách tự động hóa từng công đoạn, từ lưu kho, tiếp nhận đơn hàng, lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển và hoàn tất đơn hàng. Với hệ thống công nghệ hiện đại, quy mô kho lớn cùng đội ngũ nhân sự kinh nghiệm, các đơn vị Fulfillment giúp Seller giảm sai sót đến 99% và tiết kiệm chi phí hơn so với tự vận hành.

1. Tiếp nhận và xác nhận đơn hàng tự động

Hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh OMS (Order Management System) của đơn vị Fulfillment giúp Seller đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh bán (sàn TMĐT, website, fanpage, cửa hàng,…) về một nền tảng chung. Đơn hàng được xác nhận ngay lập tức sau khi khách hàng đặt mua, giúp giảm tình trạng chậm trễ trong xử lý. Ngoài ra, hệ thống tự động kiểm tra tồn kho theo thời gian thực tránh tình trạng hết hàng nhưng vẫn nhận đơn.

2. Kiểm tra và quản lý tồn kho chính xác

Quản lý tồn kho là bước quan trọng trong quy trình xử lý đơn hàng TMĐT. Hệ thống WMS (Warehouse Management System) giúp theo dõi hàng hóa trong kho theo thời gian thực, quản lý chính xác số lượng, vị trí lưu trữ và thông tin chi tiết từng sản phẩm: Quy cách, tính năng, màu sắc, kích thước, hạn sử dụng,…

Áp dụng phương pháp quản lý tồn kho khoa học:

– FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước) phù hợp cho hàng hóa có hạn sử dụng như thực phẩm, mỹ phẩm,…

– FIFO (Nhập trước – Xuất trước) phù hợp cho các sản phẩm có vòng đời ngắn như thời trang, đồ điện tử,…

– LIFO (Nhập sau – Xuất trước) phù hợp với một số mặt hàng giá trị lớn hoặc không bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho.

Hệ thống giúp Seller theo dõi chính xác mức tồn kho để có kế hoạch nhập hàng kịp thời. Đồng thời, việc xác định vị trí hàng hoá và theo dõi hành trình di chuyển của từng món hàng giúp việc truy xuất thông tin, lấy hàng trở nên dễ dàng, nhanh chóng thay vì phải tìm kiếm thủ công tốn thời gian và công sức.

3. Chuẩn bị hàng nhanh chóng, chính xác

Nhân viên kho sử dụng công nghệ quét mã vạch để đảm bảo lấy đúng sản phẩm, đúng số lượng. Hàng hóa được sắp xếp theo quy trình thông minh, tối ưu lối đi trong kho để giảm thời gian lấy hàng. Hệ thống tự động thông báo nếu có tình trạng thiếu hàng hoặc sai lệch dữ liệu, giúp giảm sai sót (<1%) trong quy trình xử lý đơn hàng TMĐT.

4. Đóng gói chuyên nghiệp, tối ưu chi phí

Với kinh nghiệm chuyên sâu và công suất xử lý đơn hàng cao, các đơn vị Fulfillment giúp Seller tối ưu quy trình xử lý đơn hàng TMĐT. Tất cả đơn hàng được đóng gói theo tiêu chuẩn của sàn, sử dụng thùng carton kích thước vừa vặn và chèn bong bóng khí, giấy bubble hoặc mút xốp bên trong đối với các sản phẩm dễ vỡ.

Ngoài ra, dịch vụ Fulfillment hỗ trợ Seller cá nhân hóa đơn hàng bằng hộp in logo, thiệp cảm ơn, quà tặng,… giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng. Cuối cùng là kiểm tra kỹ lưỡng về độ an toàn, tính thẩm mỹ của gói hàng trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

5. Xuất hàng và bàn giao cho đơn vị vận chuyển hiệu quả

Đối với đơn hàng từ sàn TMĐT, hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh OMS từ công ty Fulfillment sẽ tự động phân bổ đơn hàng đến các kho và đơn vị vận chuyển theo yêu cầu từ sàn.

Đối với đơn ngoài sàn, hệ thống OMS kết nối trực tiếp với nhiều đơn vị vận chuyển (Ninja Van, GHTK, GHN, Viettel Post,…) ưu tiên chọn kho gần người mua, tự động lựa chọn phương án giao hàng tối ưu nhất dựa trên chi phí, vị trí giao hàng và các yếu tố liên quan. 

Hệ thống OMS tự động cập nhật trạng thái đơn hàng từ khi khách đặt hàng, xử lý, đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển đến khi giao thành công hoặc hoàn trả về kho. Seller và khách hàng có thể theo dõi hành trình đơn hàng theo thời gian thực. Nếu có sự cố trong quá trình giao, hệ thống sẽ thông báo ngay để Seller kịp thời xử lý.

6. Hoàn tất đơn hàng chuyên nghiệp

Các đơn vị Fulfillment có quy trình xử lý đơn hoàn trả/huỷ rõ ràng, giúp Seller kiểm soát hàng hoàn, đánh giá nguyên nhân và đưa ra giải pháp phù hợp. Các đơn hàng sẽ được hỗ trợ kiểm tra lại chất lượng sản phẩm sau hoàn hàng, tái nhập kho nếu đủ điều kiện hoặc xử lý theo yêu cầu của Seller.

7. Báo cáo và tối ưu vận hành

Sau khi đơn hàng hoàn tất, dịch vụ Fulfillment không chỉ dừng lại ở khâu giao hàng mà còn hỗ trợ Seller trong quá trình đối soát. Hệ thống Fulfillment sẽ báo cáo tình trạng đơn hàng (hoàn tất, đổi trả, hủy), kiểm soát dòng tiền thu hộ (COD) và theo dõi hiệu suất kinh doanh. Ngoài ra, hệ thống còn cảnh báo hàng bán chạy hoặc bán chậm, giúp Seller tối ưu chiến lược kinh doanh.

Việc phân tích dữ liệu giúp Seller đưa ra quyết định nhập hàng, điều chỉnh chiến lược bán hàng hoặc tối ưu quy trình xử lý đơn hàng TMĐT. Từ đó, đề xuất giải pháp giảm chi phí lưu kho, vận chuyển và cải thiện tỷ lệ giao hàng thành công.

Nếu không tối ưu quy trình xử lý đơn hàng TMĐT tốt, Seller có thể gặp tình trạng đơn hàng tồn đọng, tỷ lệ hoàn cao, gây thất thoát chi phí và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu. Vì vậy, việc hợp tác với đơn vị chuyên nghiệp như N&H Fulfillment là giải pháp hiệu quả giúp Seller tiết kiệm chi phí và tối đa lợi nhuận. Liên hệ ngay cho N&H Fulfillment để được tư vấn miễn phí!