Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự linh hoạt và hiệu quả của doanh nghiệp thương mại điện tử.

Hàng tồn kho là gì? 

Hàng tồn kho là gì? Hầu hết tất cả mọi người khi nhắc đến hàng tồn kho đều có suy nghĩ đây đều là những mặt hàng còn tồn lại trong xưởng do không thể bán ra thị trường, các mặt hàng đó có thể bị lỗi thời, bị sai sót khi sản xuất,… Hay nói đơn giản hơn hàng tồn được nhiều người nghĩ là mặt hàng bị ế và sẽ bị thanh lý. Tuy nhiên, khái niệm này hoàn toàn sai lầm nếu được xét về nhiều khía cạnh khác nhau bởi hàng hoá tồn kho được cho là một chủ đề lớn trong kinh doanh và kinh tế học. 

Hàng tồn kho là tập hợp các sản phẩm hoặc hàng hóa mà một doanh nghiệp lưu giữ trong kho để bán trong tương lai. Đây là những đơn vị hàng hoá chưa được bán và chưa đưa vào quá trình sản xuất hoặc chuyển giao cho khách hàng. Việc quản lý kho đòi hỏi sự cân nhắc cẩn thận về mức độ và loại hàng tồn, để đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không tạo ra quá mức chi phí lưu kho và rủi ro tài chính.

Luôn sẵn sàng hàng tồn kho để đảm bảo các đơn hàng phát sinh trong ngày

Ảnh hưởng từ hàng tồn kho trong thương mại điện tử

Chi phí lưu kho: 

Hàng tồn kho tăng lên sẽ dẫn đến chi phí lưu kho gia tăng. Đối với thương mại điện tử, việc quản lý hiệu quả lượng hàng hoá dự trữ trong kho theo tỉ trọng để giảm thiểu chi phí này và duy trì lợi nhuận.

Quản lý chuỗi cung ứng: 

Sự hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình chuỗi cung ứng. Nếu không kiểm soát tốt, có thể xảy ra tình trạng cung cấp không đủ hoặc quá mức, ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng đúng thời hạn và làm mất lòng tin của khách hàng.

Tiền mặt bị ràng buộc: 

Tiền mặt của doanh nghiệp sẽ bị ràng buộc nếu lượng hàng dự trữ lớn và không được bán ra nhanh chóng. Điều này có thể gây áp lực tài chính, đặc biệt là trong những trường hợp cần đầu tư nhiều vào tồn kho.

Dự tính về tài chính khi quản trị hàng tồn kho vô cùng quan trọng

Ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng: 

Lượng hàng sẵn có lớn có thể ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng. Nếu quá nhiều mặt hàng, loại hàng hoá và nhà bán hàng không nắm được vị trí đặt hàng thì việc lấy hàng, đóng gói và vận chuyển có thể trở nên chậm trễ, ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và trải nghiệm khách hàng.

Chất lượng và quản lý rủi ro: 

Hàng tồn kho cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm nếu được lưu trữ không đúng cách. Ngoài ra, sự đổi mới và xu hướng mới cũng tạo ra rủi ro hàng hoá lỗi thời và khó bán.

Quản lý dữ liệu: 

Lượng lớn dữ liệu từ quản lý hàng hoá cần được quản lý một cách hiệu quả để đưa ra quyết định kịp thời và chiến lược tối ưu hóa.

Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Liên tục kiểm kê hàng hóa trong nhà kho

Hàng tồn kho gắn liền với quy trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nên thường biến động liên tục. Để quản lý kho hiệu quả thì bắt buộc phải thực hiện thường xuyên công việc kiểm kê hàng hóa, cập nhật hiện trạng và ghi chép lại những bất thường để kịp thời xử lý.

Đội ngũ nhân sự N&H Logistics luôn kiểm kê hàng hoá theo định kỳ, đúng quy cách

Khi kiểm kê bạn cần chú ý đến các số liệu về số lượng hàng hóa trong kho hiện tại, bao nhiêu mặt hàng bị hư hỏng, hết hạn, bao nhiêu mặt hàng thất thoát… Sau đó đối chiếu lại với số liệu trên sổ sách để rà soát sai lệch nếu có. Những số liệu thực tế là căn cứ để nhà quản lý xem xét và đưa ra những điều chỉnh cần thiết, tránh gây tổn thất nặng về sau.

Đọc thêm: Cách lưu kho theo FEFO

Sử dụng mã vạch để quản lý tồn kho dễ dàng

Mã vạch là công cụ giúp phân loại và sắp xếp hàng tồn kho một cách khoa học, hiệu quả đang được hầu khắp các doanh nghiệp sử dụng trong quá trình quản lý xuất – nhập hàng trong kho. Mã vạch được dùng để đặt tên cho từng nhóm hàng hóa sao cho dễ gọi tên và quản lý.

Khi cần tìm kiếm mặt hàng nào thì kế toán chỉ cần thực hiện thao tác quét mã, hệ thống sẽ cho bạn biết vị trí kệ để hàng, số lượng, tình trạng của từng mặt hàng và các trường thông tin đã được thiết lập từ trước để tiện cho việc tra cứu. Như vậy với việc sử dụng mã vạch, kế toán sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức cho quản lý kho.

Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho

Theo đó, có thể sử dụng thêm phần mềm quản lý kho, với nhiều tính năng hữu hiệu như kiểm soát về giá trị, số lượng, hàng hóa tồn kho, theo dõi việc luân chuyển, sử dụng nguyên liệu, vật tư, lập và kiểm soát phiếu xuất nhập kho cũng như các báo cáo khác khi cần thiết.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho tối ưu hiệu suất của N&H Logistics

Một ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý bán hàng là cho phép định mức số lượng tồn tối thiểu / tối đa mong muốn với từng mặt hàng. Báo cáo tồn kho với các mặt hàng vượt định mức tối đa / dưới định mức tối thiểu sẽ hỗ trợ người quản lí đưa ra quyết định ngừng nhập / bổ sung nhập hàng với các mặt hàng nào, giảm được tình trạng thất thoát vật tư, mua nhầm hay sử dụng vật tư không hiệu quả. Qua đó, tăng hiệu quả sử dụng vốn, giảm tình trạng vốn bị ứ đong do mua quá nhiều vật tư và để tồn trong kho.

Kết luận

Để quản lý được hàng tồn kho tốt hơn, nhà bán hàng có thể tham khảo một số các đơn vị vận hành hàng hoá chuyên nghiệp. Từ đó, nhà bán hàng có thể dễ dàng vận hành quản lý tốt hơn, tiết kiệm thời gian hơn và tập trung cho việc kinh doanh phát triển hơn. 

 N&H Logistic với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và hoạt động hoàn tất đơn hàng tiêu chuẩn sẽ đưa ra giải pháp quản lý hàng tồn kho tối ưu cho nhà bán hàng. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chính xác và nhanh chóng.